व्यवसाय परिदृश्य अब प्रोजेक्ट-आधारित है। परियोजनाओं में क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें शामिल हैं, और राय की विविधता नवाचार में मदद करती है। कई व्यावसायिक परियोजनाओं का उद्देश्य ग्राहकों की अपेक्षाओं को पूरा करना और उन्हें पार करना है। एकीकृत परियोजना प्रबंधन नया व्यावसायिक मंत्र है, जिसमें परियोजना प्रबंधन रणनीतिक योजना के निष्पादन की एक अभिन्न प्रक्रिया है। एक परियोजना जीवनचक्र की प्रक्रिया को समझना कार्य के सभी क्षेत्रों के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह बेहतर दक्षता में बदल जाता है।
परियोजना की परिभाषा
व्यवसाय अक्सर ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए "परियोजनाओं" पर भरोसा करते हैं। एक "प्रोजेक्ट" को कुछ विशेषताओं द्वारा रोजमर्रा की नियमित गतिविधियों और दीर्घकालिक "कार्यक्रमों" से अलग किया जाता है। "प्रोजेक्ट" कहे जाने के लिए एक कार्य का एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए, एक स्थापित जीवन काल के साथ एक बार का प्रयास होना चाहिए। परियोजनाओं में प्रदर्शन विनिर्देश भी होते हैं और समय, धन, जनशक्ति और अन्य संसाधनों द्वारा सीमित होते हैं। प्रत्येक परियोजना के जीवनचक्र को चार चरणों द्वारा दर्शाया गया है: परिभाषित करने की अवस्था, योजना की अवस्था, मंच को निष्पादित करना और चरण पहुंचाना।
परियोजना प्रबंधन
परियोजना प्रबंधन परियोजनाओं की योजना, समयबद्धन और नियंत्रण की प्रक्रिया है। कई कारकों ने कुशल परियोजना प्रबंधन पर जोर दिया है। वैश्विक प्रतिस्पर्धा बढ़ने से उत्पाद जीवनचक्र संकुचित हो गया है। व्यवसाय उत्पाद विकास परिदृश्यों के लिए "बाजार के लिए समय" के साथ काम कर रहे हैं। साझा सूचना नेटवर्क और बढ़ते ग्राहक फ़ोकस के साथ ज्ञान विस्फोट ने परियोजनाओं की प्रकृति में अधिक जटिलता के लिए योगदान दिया है। इसके लिए क्रॉस-फंक्शनल प्रोजेक्ट टीमों के कुशल प्रबंधन की आवश्यकता होती है। कंपनियां एक साथ कई परियोजनाएं भी कर रही हैं। इसलिए, संसाधनों और कुशल परियोजना प्रबंधन का आवंटन रणनीतिक महत्व का है।
योजना
एक परियोजना के संदर्भ में योजना में परियोजना के उचित निष्पादन के लिए एक रोडमैप प्रदान करना शामिल है। नियोजन प्रक्रिया में परियोजना को परिभाषित करना शामिल है, जिसमें परियोजना के प्रस्तावित परिणाम भी शामिल हैं। नियोजन प्रक्रिया में परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों, गुणवत्ता की विशिष्टताओं, बजट और समय के अनुमानों और नियंत्रण मापदंडों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना शामिल है। संक्षेप में, नियोजन चरण परियोजना के उद्देश्यों और दिशानिर्देशों की समीक्षा करने और पुन: पुष्टि करने और किसी भी कमजोर पड़ने वाले मुद्दों को हल करने का एक चरण है। आकस्मिक प्रक्रियाओं को भी नुकसान से बचने के लिए नियोजन प्रक्रिया के दौरान डिजाइन किया जाता है। आदर्श रूप से, नियोजन प्रक्रिया में टीम के सभी सदस्यों को शामिल करना चाहिए।
निर्धारण
समयबद्धन परियोजनाओं में स्पष्ट रूप से परिभाषित सरल कार्यों के लिए परियोजना को तोड़ना शामिल है। इसे "कार्य विच्छेद संरचना" के रूप में भी जाना जाता है। यह संरचना टीम के सदस्यों को सरल प्राप्य कार्यों के संदर्भ में एक जटिल परियोजना को समझने की अनुमति देती है। समयबद्धन में इन कार्यों को संबंधित कर्मियों को सौंपना और प्रत्येक कार्य के लिए समय, धन और अन्य संसाधन बाधाओं को स्थापित करना शामिल है। उदाहरण के लिए, यदि परियोजना एक सम्मेलन का आयोजन करना है, तो काम के टूटने की संरचना में हॉल या प्रिंटिंग ब्रोशर की बुकिंग जैसे कार्य शामिल होंगे। विशिष्ट लोगों को समय, धन और गुणवत्ता की कमी के साथ प्रत्येक कार्य के लिए सौंपा गया है।
नियंत्रण
परियोजना के निष्पादन में अप्रत्याशित घटनाओं से निपटना शामिल है। एक स्पष्ट योजना और शेड्यूलिंग प्रक्रिया स्थापित करते समय अस्पष्टताओं को कम करता है, समय, गुणवत्ता और बजट आवश्यकताओं को बनाए रखने के लिए परियोजना प्रबंधक द्वारा सावधानीपूर्वक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है। परियोजना नियंत्रण के दो तत्वों में स्पष्ट रूप से परिभाषित परियोजना मील के पत्थर को स्थापित करना और प्राप्त करना शामिल है और संचार की स्पष्ट रेखाओं को बनाए रखना है। मील के पत्थर प्रगति की निगरानी करने में मदद करते हैं, और संचार टीम के प्रयासों को देखने और सुधारने में मदद करता है।
