प्रस्ताव अस्वीकार ईमेल कैसे लिखें

संगठन अपने द्वारा प्राप्त हर प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकते हैं, और इसलिए व्यवसायों को सूचित करने के लिए पत्र लिखना चाहिए कि वे अपने प्रस्तावों से इनकार कर रहे हैं। यह अक्सर ईमेल के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है। प्रस्तावों से इनकार करने वाली कंपनी एक पत्र बनाती है और उसे उपयुक्त व्यवसायों को ईमेल करती है। जब भी कोई कंपनी किसी इनकार पत्र को लिखती है, तो उसे कई महत्वपूर्ण बिंदुओं पर विचार करना चाहिए, जिसमें पत्र राजनयिक, ईमानदार और संक्षिप्त रखना शामिल है।

एक विषय पंक्ति का उपयोग करें। जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो विषय पंक्ति पर किसी विषय को भरने का विकल्प होता है। प्रस्ताव इनकार पत्र लिखते समय, व्यक्ति को यह सूचित करने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें कि ईमेल क्या है। इसमें "प्रस्ताव अस्वीकार" शब्द शामिल नहीं है, लेकिन "प्रस्ताव के जवाब में" जैसे कुछ बता सकते हैं।

स्वरूपण को सरल रखें। फैंसी फॉन्ट टाइप या किसी भी प्रकार की विशेष फॉर्मेटिंग का उपयोग न करें। मानक फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें, जिसमें अधिकांश ईमेल हैं और शब्दों को बाएँ हाथ के मार्जिन से फ्लश करते हैं।

ईमेल से पता करें। मूल प्रस्ताव लिखने वाले संपर्क व्यक्ति को संबोधित करके ईमेल शुरू करें। यदि प्रस्ताव पर कोई विशिष्ट संपर्क व्यक्ति सूचीबद्ध नहीं है, तो उसे कंपनी के मानव संसाधन विभाग को संबोधित करें।

ईमेल का उद्देश्य बताएं। जब आप पत्र शुरू करते हैं तो स्पष्ट, प्रत्यक्ष और कूटनीतिक हो। पाठक को सूचित करें कि आप इस पत्र को पछतावा करने के लिए उसे सूचित कर रहे हैं कि आपकी कंपनी उस प्रस्ताव को मना कर रही है जो उसे या उसकी कंपनी द्वारा प्रस्तुत किया गया था। अपनी कंपनी का नाम और मूल प्रस्ताव का उद्देश्य अवश्य शामिल करें।

एक कारण शामिल करें। एक इनकार पत्र को ईमानदारी से और हार्दिक होना चाहिए। इस वजह से, अधिकांश व्यवसायों में एक कारण शामिल है जो बताता है कि वे प्रस्ताव को क्यों मना कर रहे हैं। प्रस्ताव के इनकार के कारण अलग-अलग हैं, लेकिन आमतौर पर लागत से जुड़े होते हैं।

पाठक को सकारात्मक शुभकामनाएं दें।पाठक को सूचित करें कि आप भविष्य में उसकी और उसके व्यवसाय की कामना करते हैं और उसे भविष्य की परियोजनाओं के प्रस्ताव देने के लिए आमंत्रित करते हैं जो आपकी कंपनी के पास हो सकती हैं।

पत्र पर हस्ताक्षर करें। ईमेल के अंत में, आपके नाम और शीर्षक के बाद "साभार" अक्षर पर हस्ताक्षर करें।

टिप्स

• हमेशा उन्हें भेजने से पहले व्यावसायिक पत्रों को प्रमाणित करना सुनिश्चित करें। कंपनी के बारे में नकारात्मक बातें न कहें, इसके बजाय पत्र को सकारात्मक रखने की कोशिश करें।