एक अच्छा ग्राहक सेवा मॉडल ग्राहक संघर्ष को कम या कम करते हुए संतुष्टि बढ़ाने पर केंद्रित है। एक व्यवसाय मॉडल को लागू करना जो दुनिया भर के अधिकांश व्यवसायों के लिए सेवा के माहौल पर केंद्रित है। ग्राहक सेवा मॉडल में ग्राहकों की प्रतिक्रिया प्राप्त करने, क्रोधित या असंतुष्ट ग्राहकों को बनाए रखने और ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए लगातार नीतियों और सेवाओं को अद्यतन करने के लिए रणनीति शामिल होनी चाहिए।
परिभाषित करें कि आप और / या आपकी कंपनी का क्या मतलब है "ग्राहक सेवा।" ग्राहक अनुभव के सभी पहलुओं को लिखें जो आपको लगता है कि काम करना और विकसित करना महत्वपूर्ण है। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या आपकी नीतियों में पहले से कोई ग्राहक सेवा मॉडल हैं, कंपनी के लक्ष्यों और मिशनों की समीक्षा करें। ग्राहक का स्वागत करने और उत्पादों / सेवाओं के साथ उसकी सहायता करने के लिए सब कुछ शामिल करें, जब समस्याएँ उत्पन्न होती हैं तो शिकायत समाधान सेवा प्रदान करने के लिए।
अपने व्यवसाय के लिए ग्राहक का स्वागत करने के लिए एक रणनीति विकसित करें। इसका मतलब है कि यदि आपके पास पारंपरिक ईंट-और-मोर्टार स्टोर है, तो एक दोस्ताना और हल्का वातावरण है; एक उदाहरण चेन डिपार्टमेंट स्टोर जैसे वॉलमार्ट है जो ग्रीटिंगर्स का उपयोग करता है। ग्राहक का स्वागत करने का मतलब यह भी है कि उत्पादों / सेवाओं को आसानी से ढूंढने वाले स्थानों में रखा जाए।
संस्थान कर्मचारी प्रशिक्षण कार्यक्रम जो ग्राहक सेवा के माहौल को बेहतर बनाने और बनाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। प्रत्येक कर्मचारी की एक अलग भूमिका होनी चाहिए, लेकिन ग्राहक सेवा सभी पदों का एक हिस्सा होना चाहिए। कर्मचारियों को ग्राहकों का स्वागत करने, सहायता करने और आवश्यकतानुसार ग्राहकों से बातचीत करने का प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए। एक कंपनी की प्रतिष्ठा और ब्रांड छवि आंशिक रूप से एक ग्राहक सेवा फोकस पर निर्भर करती है, यही वजह है कि कर्मचारी प्रशिक्षण कार्यक्रमों का उपयोग किया जाना चाहिए।
खरीदारी के बाद ग्राहक सेवा को शामिल करने की योजना बनाएं। यदि आप उपकरण या इलेक्ट्रॉनिक्स जैसे उच्च-मूल्य वाले आइटम बेच रहे हैं, तो कम लागत या मुफ्त स्थापना सेवाओं पर विचार किया जाना चाहिए। तकनीकी सहायता सेवाएं और सेवा वारंटी भी संभावनाएं हैं जो कंपनी की ग्राहक सेवा छवि को बढ़ाती हैं।
किसी भी ग्राहक के मुद्दों या चिंताओं के लिए कंपनी प्रबंधन कर्मियों को उपलब्ध कराएं, जिन्हें तुरंत देखभाल करने की आवश्यकता है। यदि प्रबंधन उपलब्ध नहीं है तो कंपनी प्रबंधन के नाम और फोन नंबर आसानी से निचले स्तर के कर्मचारियों के लिए सुलभ होना चाहिए।
अपने ग्राहकों के साथ संवाद करने के लिए कई चैनलों का उपयोग करने पर विचार करें। एक टोल-फ्री या स्थानीय फोन नंबर प्रदान करें, ताकि ग्राहक मुद्दों और शिकायतों के बारे में बात करने के लिए ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के साथ संपर्क कर सकें। अन्य संचार चैनलों जैसे कि लाइव वेबसाइट समर्थन और ट्विटर और फेसबुक जैसे सोशल मीडिया के तरीकों को शामिल करें। जब ग्राहकों को कंपनी के प्रतिनिधि से संपर्क करने की आवश्यकता होती है तो ऐसा करना काफी आसान होना चाहिए।
ग्राहकों की शिकायतों को हल करने के लिए एक स्पष्ट तरीका विकसित करना। यह तय करें कि शिकायतों को किस तरह और कैसे हल किया जाएगा। ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें जैसे कि Oracle द्वारा मदद के लिए पेश किया गया हो। संस्थान शिकायत समाधान नीतियां जैसे कि खाता क्रेडिट, मुफ्त कूपन और उत्पाद, या रिफंड देना। एक अच्छा ग्राहक सेवा मॉडल लचीला होना चाहिए और प्रत्येक शिकायत को केस-बाय-केस आधार पर हल करना चाहिए।
