महिला सम्मेलन के सुचारू प्रवाह के समर्थन में एक प्रभावी सम्मेलन पैकेट बनाना आवश्यक है। हालांकि सम्मेलन पैकेट बनाने का विचार पहले से कठिन हो सकता है, लेकिन एक व्यापक दस्तावेज़ बनाना संभव है जिसमें आपकी महिला सम्मेलन के लिए महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हो, जिसमें एक बुनियादी सम्मेलन अवलोकन, एजेंडा और नोट अनुभाग शामिल हैं। सावधानीपूर्वक योजना और उचित निष्पादन के माध्यम से, किसी भी प्रकार की महिलाओं के सम्मेलन के लिए एक पेशेवर पैकेट का उत्पादन किया जा सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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ग्राफ पेपर
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कंप्यूटर
योजना
यह निर्णय लें कि आपकी महिला सम्मेलन के किन तत्वों को आपके प्रतिनिधियों के लिए लिखित रूप में विस्तृत करना होगा। उदाहरण के लिए, घटनाओं और मुख्य वक्ताओं की अनुसूची पर विचार करें। यदि सम्मेलन में भोजन नहीं परोसा जाएगा तो दिशाओं, पार्किंग की जानकारी, और क्षेत्र के रेस्तरां जैसे छोटे लेकिन महत्वपूर्ण विवरणों को ध्यान में रखें।
शुरुआत से लेकर अंत तक ग्राफ पेपर पर अपने सम्मेलन की अनुसूची को चार्ट करें। घटनाओं का शेड्यूल, चाहे आपकी महिला सम्मेलन एक दिन या एक सप्ताह तक चलने वाला हो, आपके पैकेज का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। एक बार यह चार्ट हो जाने के बाद, आपका सम्मेलन का एजेंडा तैयार है। सम्मेलन का एजेंडा आपके पैकेट का तत्व होगा जो प्रतिनिधियों द्वारा सबसे अधिक बार समीक्षा की जाती है।
अपने पैकेट के आकार का अनुमान लगाएं। सभी जानकारी सफलतापूर्वक प्रदान करने के लिए आपको कितने पृष्ठों की आवश्यकता होगी, इसका एक मोटा विचार रखें। ध्यान रखें कि प्रतिनिधि को अभिभूत करने से बचने के लिए एक सम्मेलन पैकेट में लिखित जानकारी की न्यूनतम मात्रा प्रदान करना कभी-कभी बेहतर होता है। रिक्त या पंक्तिबद्ध पृष्ठों को छोड़ना याद रखें, जहां प्रतिनिधि अपने स्वयं के नोट्स नीचे लिख सकते हैं।
क्रियान्वयन
अपने पैकेट में शामिल करने के लिए इच्छित जानकारी टाइप करें और कोष्ठबद्ध रूप से पृष्ठों को प्रारूपित करें। बहुत सारे फोंट या अनावश्यक प्रतीकों का उपयोग करने से बचें; ये केवल ध्यान भटकाने का काम करेंगे। आपकी महिला सम्मेलन पैकेट का मुख्य उद्देश्य प्रतिनिधियों को सूचित करना और उनके सम्मेलन के अनुभव को बढ़ाना है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका पैकेट बाकी सभी से ऊपर है।
पैकेट के प्रत्येक पृष्ठ को प्रिंट करें। सम्मेलन की समय रेखा के अनुसार पृष्ठों को क्रम में रखें। सम्मेलन का एजेंडा हमेशा पैकेट का पहला या दूसरा पेज होना चाहिए, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आपका स्वागत शब्द शामिल है या नहीं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया गया है ताकि यदि पृष्ठ मिश्रित हो जाएं, तो उन्हें आसानी से पुन: आदेशित किया जा सके।
अपने पैकेट को इकट्ठा करो। आपकी महिला सम्मेलन के बजट और शैली के आधार पर, आप इसे स्वयं करना या व्यावसायिक रूप से करना चुन सकते हैं। यदि आप पैकेट को स्वयं इकट्ठा करना चुनते हैं, तो सबसे अच्छा तरीका शीर्ष बाएं कोने में एक एकल स्टेपल है जो आपके प्रतिनिधियों को आसानी से प्रत्येक पृष्ठ को फ्लिप करने की अनुमति देता है। यदि आपका बजट आपके पैकेट को पेशेवर रूप से इकट्ठा करने की अनुमति देता है, तो सर्पिल बंधन सबसे सुविधाजनक विकल्प है। अधिकांश प्रतिलिपि केंद्र यह सेवा प्रदान कर सकते हैं।
