ग्राहक सेवा पत्र के उदाहरण

जब आप शिकायत भेजते हैं, या जब आप ग्राहक सेवा सहायता का अनुरोध करते हैं, तो अपने उद्देश्य को लक्षित करें। अपनी हताशा में महारत हासिल करने और एक उपाय के लिए एक विनम्र, सुसंगत अनुरोध के साथ ग्राहक सेवा पत्र लड़ाई जीतें। कुछ साधारण दिशानिर्देशों का पालन करके परिणाम प्राप्त करने के लिए ग्राहक सेवा पत्र लिखें, अखबार के पत्रकारों के बीच परंपरा की तरह।

कौन?

अपने पत्र को ध्यान से देखें। हाउ टू इट के लेखक रोसेली मैगियो कहते हैं, "सुनिश्चित करें कि आप इसे भेज रहे हैं … जो इस पर कार्रवाई कर सकता है।"

उपयुक्त नाम और पते पर शोध करें; अनुमान या अनुमान न करें। अपनी शिकायत को "जॉन स्मिथ, ग्राहक सेवा के निदेशक, एबीसी गैजेट कॉर्पोरेशन" को केवल "ग्राहक सेवा विभाग" के बजाय उचित सड़क पते के साथ संबोधित करें।

जानकारी के लिए कंपनी कार्यालय को कॉल करें, हूवर (नीचे संसाधन) जैसे ऑनलाइन संसाधनों की खोज करें, या यदि आपको अधिक सहायता की आवश्यकता है तो बेहतर व्यापार ब्यूरो का प्रयास करें।

क्या, कहाँ और कब?

अपने पत्र में प्रतिष्ठित भाषा का प्रयोग करें। उस उत्पाद या सेवा को पहचानें जो आपकी शिकायत का विषय है। विवरण जैसे कि मेक, मॉडल, वर्ष, वितरण की तिथि या स्थापना तिथि निर्दिष्ट करें।

", जब आप समस्या का वर्णन करते हैं, तो विशिष्ट और महत्वपूर्ण हो। केवल यह कहते हुए कि 'काम नहीं किया' उत्पाद पर्याप्त जानकारी प्रदान नहीं करता है। आपकी शिकायत का एक विस्तृत सारांश आपकी समस्या को हल करने में कंपनी की सहायता करेगा," रॉकलेवलर वेबसाइट का सुझाव देती है। जो ग्राहक शिकायत पत्र टेम्पलेट प्रदान करता है।

"मैंने तीन हफ्ते पहले एक मैग्नागेट सेट खरीदा था और जैसे ही मैंने इसे अनपैक किया तो समस्याओं का सामना करना शुरू कर दिया। गैजेट्स रैक या हैंडल पर नहीं रहेंगे," आपके उत्पादों की बदबू से बहुत अधिक जानकारी मिलती है! " कंपनी को वे उपकरण प्रदान करें जिनकी उन्हें आपकी शिकायत का समाधान करने की आवश्यकता है।

कैसे?

समस्या को हल करने के लिए इस प्रकार आपके द्वारा उठाए गए कदमों की सूची बनाएं। स्पष्ट करें कि आपने क्या किया है और आपको क्या प्रतिक्रिया मिली है।

"जिस दुकान में मैंने सेट खरीदा था, उसने मुझे मेट्रो में आपके स्थानीय ग्राहक सेवा विभाग में भेजा था। उस कार्यालय में मि। जॉर्ज एलनबी ने कहा था कि वे छूट के आउटलेट से सेट खरीदने के बाद मेरी मदद करने में असमर्थ थे। मेरी खरीद एबीसी पर आधारित थी। विश्वसनीय गैजेट्स के लिए प्रतिष्ठा और मैं अब तक की प्रतिक्रिया में बहुत निराश हूं।"

समस्या का एक विशिष्ट और संतोषजनक समाधान प्रस्तुत करें। "मेरा मानना है कि एबीसी एक अच्छा उत्पाद बनाता है। यह शायद कंपनी के लिए एक छोटी सी गड़बड़ है, लेकिन यह मेरे लिए एक बड़ी समस्या है। अगर एबीसी दोषपूर्ण मैग्नागैड सेट की जगह लेगा, तो मुझे खुशी होगी।" कंपनी को चीजों को सही बनाने का तरीका दें, लेकिन उचित रहें।

क्यूं कर?

पत्र के प्राप्तकर्ता का इलाज करें जैसा कि आप चाहते हैं कि इलाज किया जाए: गरिमा और दृढ़ अच्छे शिष्टाचार आपको अशिष्टता और आक्रामक व्यवहार से बेहतर परिणाम देंगे। इस सलाह का पालन करें: "… याद रखें कि स्पर्शपूर्ण, लेकिन दृढ़ रहें। अगर आपको लगता है कि आपके साथ अन्याय हुआ है, तो अपनी बंदूकों से चिपके रहें और जब तक समस्या ठीक नहीं हो जाती है, तब तक संतुष्ट न हों," मार्गरेट मैकार्थी द्वारा पत्र लेखन में यहां जोर दिया गया है। आसान बना दिया। एक विनम्र और उचित दृष्टिकोण के साथ पत्र के प्राप्तकर्ता के सम्मान को अर्जित करें और आपको अपनी संतुष्टि के लिए समस्या को हल करने की बहुत अधिक संभावना होगी।