उच्च कॉल वॉल्यूम का अनुभव करने वाले व्यवसायों में, फ़ोन कतार प्रणाली के रूप में महत्वपूर्ण कुछ उपकरण हैं। कतार कॉलों का एक लाइनअप है, और उपयुक्त व्यक्ति या विभाग को स्वचालित रूप से कॉल को रूट करके, कतार रिसेप्शनिस्ट की आवश्यकता को समाप्त कर सकती है।
वे कैसे काम करते हैं
एक फोन कतार प्रणाली एक बहु-फोन फोन प्रणाली के लिए एक ऐड-ऑन है जो कॉल को तब तक पकड़ में रहने देती है जब तक कि फोन एजेंट कॉल को संभालने के लिए तैयार न हो। कतार प्रणाली में कॉलर एक प्रतीक्षा का अनुभव करता है, और एजेंट क्षेत्ररक्षण कॉल उन्हें एक बार में प्राप्त करते हैं। एजेंट यह देखने में भी सक्षम हो सकते हैं कि कितने कॉल प्रतीक्षा में हैं और कितने समय के लिए हैं। कई फोन कतार प्रणाली कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम के साथ एकीकृत होती हैं, जिससे एजेंटों को खुदरा व्यापार या अन्य प्रसंस्करण का संचालन करने की अनुमति मिलती है, जो कि फोन कॉल की प्रकृति के बारे में जानकारी के साथ-साथ उस डेटा को ट्रैक करता है।
व्यापार के लिए लाभ
आपके व्यवसाय फ़ोन के लिए एक कतार प्रणाली होने से कॉल मिस होने की संभावना कम हो जाती है। बुद्धिमान फोन कतार सिस्टम कंप्यूटर द्वारा निर्धारित कंपनी मापदंडों के अनुसार कॉल वितरित करते हैं और यहां तक कि उन पर डेटा भी एकत्र करते हैं। एक फोन कतार प्रणाली मेनू विकल्पों की एक सूची प्रदान कर सकती है जो एक कॉलर को मानवीय हस्तक्षेप के बिना उचित रूप से रूट करने में सक्षम बनाती है।
रिपोर्टिंग कार्य
फ़ोन कतार सिस्टम, जिसे आमतौर पर ACD या स्वचालित कॉल वितरण प्रणाली कहा जाता है, व्यवसायों को अपने कॉल वॉल्यूम पर रिपोर्ट चलाने की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि कॉल सेंटर में आने वाली कॉल के बारे में व्यवसाय बहुत कुछ सीख सकता है। कब कॉल आते हैं, इसके बारे में डेटा इकट्ठा करना, हैंग होने से पहले कितने समय तक कॉल होल्ड पर रहते हैं, औसत कॉल कितने समय तक रहता है और आमतौर पर क्या होता है, कंपनियों को अपने स्टाफिंग और कॉल एजेंट स्क्रिप्ट को फिर से तैयार करने की अनुमति देता है।
