एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपकी जिम्मेदारी है कि आप अपने वित्त का ध्यान रखें और समय पर कर का भुगतान करें। अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर, आप अपना स्वयं का लेखा कर सकते हैं, इस काम को संभालने के लिए अपने संगठन में एक पेशेवर को नियुक्त कर सकते हैं या किसी को नामित कर सकते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या विकल्प चुनते हैं, समय निकालकर अपने आप को विभिन्न लेखा प्रणालियों से परिचित कराएं। सुनिश्चित करें कि आपको मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के अलावा सिंगल-एंट्री सिस्टम और डबल-एंट्री सिस्टम के बीच अंतर की स्पष्ट समझ है।
एक लेखा प्रणाली क्या है?
विभिन्न प्रकार की लेखांकन प्रणालियां हैं, और प्रत्येक में विशिष्ट विशेषताएं हैं। हालांकि, इन सभी का एक सामान्य उद्देश्य है: किसी व्यवसाय की वित्तीय गतिविधियों का प्रबंधन करना, जैसे कि इसका राजस्व, व्यय और देयताएं। इस डिजिटल युग में, अधिकांश लेखाकार परिष्कृत भुगतान अनुस्मारक, उन्नत रिपोर्टिंग क्षमताओं, स्वचालित डेटा बैकअप, क्लाउड-आधारित सेवाओं और अधिक की विशेषता वाले परिष्कृत सिस्टम का उपयोग करते हैं।
लेखांकन प्रणाली के बिना, आपको अपनी पुस्तकों को मासिक और वार्षिक रिपोर्टिंग के लिए तैयार करना मुश्किल होगा, अपने दिन भर के खर्चों पर नज़र रखें और अपनी कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन का आकलन करें। मैनुअल गणना अप्रचलित है और मानव त्रुटि के लिए प्रवण है। दूसरी ओर, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली, सटीक हैं और सब कुछ बहुत आसान बनाती हैं। आप या आपकी टीम महंगी गलतियों को रोकने के दौरान समय और पैसा बचाएगी।
ये कार्यक्रम सभी प्रकार की लेखांकन जानकारी को संभाल सकते हैं और विस्तृत रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं। आप उन्हें वेतन और कर्मचारियों को देय वेतन की गणना करने, लेन-देन करने, क्रेडिट टर्नओवर अनुपात की जांच करने और बिक्री, पेरोल, सूची और आपके व्यवसाय के अन्य प्रमुख पहलुओं से संबंधित डेटा की गणना करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। कुछ लेखा प्रणाली छोटे व्यवसायों और फ्रीलांसरों के लिए डिज़ाइन की गई हैं, जबकि अन्य बड़े उद्यमों, सरकारी एजेंसियों या विशिष्ट उद्योगों के लिए अपील करते हैं।
लेखा सॉफ्टवेयर के प्रकार
एक लेखा प्रणाली चुनना आपके बजट, वरीयताओं और व्यवसाय के आकार पर निर्भर करता है। चार मुख्य प्रकार के वित्तीय सॉफ्टवेयर सिस्टम में शामिल हैं:
- एकल-प्रवेश प्रणाली
- डबल-एंट्री सिस्टम
- मैनुअल लेखा प्रणाली
- कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली
इन्हें और भी कई श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है, जैसे क्लाउड अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, कस्टम अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सॉफ्टवेयर, कमर्शियल ऑफ-द-शेल्फ सॉफ्टवेयर और बहुत कुछ। नवीनतम कार्यक्रमों में विपणन और बिक्री स्वचालन क्षमता, असीमित चालान शेड्यूलिंग, पेरोल मॉड्यूल और अन्य अत्याधुनिक विशेषताएं हैं। लेखांकन में उनका आवेदन आपके दिन-प्रतिदिन के वित्तीय कार्यों को ट्रैक करने से परे है।
सिंगल-एंट्री सिस्टम सबसे बुनियादी विकल्प हैं। जैसा कि उनके नाम से पता चलता है, वे लेखांकन पत्रिका में एक प्रविष्टि के साथ प्रत्येक लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं। इस विधि का उपयोग करना आसान है और लेखांकन में प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है। यह छोटी कंपनियों से गतिविधि की कम मात्रा की अपील करता है। नकारात्मक पक्ष यह है कि यह त्रुटियों से ग्रस्त है और प्राप्य खातों, देय खातों, देनदारियों और अधिक को ट्रैक नहीं करता है।
आजकल अधिकांश प्रकार के वित्तीय सॉफ्टवेयर सिस्टम, जिनमें छोटे उद्यमों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, दोहरे प्रविष्टि बहीखाते का उपयोग करते हैं। इसका मतलब है कि प्रत्येक लेनदेन में कम से कम दो खाते शामिल होंगे, जो अधिक सटीक रिपोर्टिंग और समय पर त्रुटि का पता लगाने की अनुमति देता है।
मैनुअल बनाम कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली
दोनों प्रकार की लेखा प्रणाली एक ही सिद्धांत पर आधारित हैं। हालाँकि, मैन्युअल लेखांकन समय लेने वाली है और इसमें अधिक कागजी कार्रवाई शामिल है। इसका उपयोग करने वालों को वित्तीय विवरण रिपोर्ट तैयार करने, परीक्षण शेष की गणना करने, भौतिक रजिस्टरों में लेनदेन रिकॉर्ड करने आदि की आवश्यकता होती है। चूंकि सब कुछ मैन्युअल रूप से किया जाता है, इसलिए मानव त्रुटि का एक उच्च जोखिम है।
दूसरी ओर, कम्प्यूटरीकृत प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक रूप से वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड करती है और आपके कार्यों को सुव्यवस्थित कर सकती है। उपयोगकर्ता विभिन्न स्वरूपों में डेटा देखना चुन सकते हैं, इसे क्लाउड में संग्रहीत कर सकते हैं और इसे चलते-फिरते एक्सेस कर सकते हैं। उदाहरणों में फ्रेशबुक, जोहो बुक्स, फ्रीएजेंट, क्विकबुक, ज़ीरो और एक्टिविटीएचडी शामिल हैं।
अपने आला के आधार पर, आप उद्योग-विशिष्ट लेखा प्रणालियों का भी विकल्प चुन सकते हैं, जैसे ऋषि 300 निर्माण और रियल एस्टेट, अबिला एमआईपी फंड अकाउंटिंग या सेज फिक्स्ड एसेट्स। कई कार्यक्रम विशेष रूप से स्वास्थ्य देखभाल सुविधाओं, निर्माण कंपनियों, गैर-लाभकारी संस्थाओं और अन्य प्रकार के संगठनों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
