जब आपके व्यवसाय को प्रस्ताव के अनुरोध का जवाब देने के लिए आमंत्रित किया जाता है, तो एक भावी ग्राहक आपको एक औपचारिक प्रतिक्रिया प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित कर रहा है, जो बताता है कि आप एक अनुबंध कैसे पूरा करेंगे। हालांकि संभावित बोलीदाताओं को अक्सर ऐसे निमंत्रणों को आधिकारिक रूप से अस्वीकार करने की आवश्यकता नहीं होती है, आपको हमेशा अपने इरादों को लिखित रूप में और साथ ही अनधिकृत चैनलों के माध्यम से संवाद करना चाहिए।
बोली लगाने या न देने के लिए
इससे पहले कि कोई कंपनी RFP में गिरावट का फैसला करे, RFP की एक आंतरिक समीक्षा एक विवेकपूर्ण कदम है। अनुरोधित सेवाओं या उत्पादों के संबंध में परियोजना के मूल्य निर्धारण, शेड्यूलिंग और विशेषज्ञता की कमी में व्यावहारिक आंतरिक कारणों में गिरावट शामिल है। हालाँकि, गिरावट के लिए आपकी कंपनी के बाहरी कारणों को कूटनीतिक रूप से कहा जाना चाहिए - भविष्य के व्यापारिक संबंधों की संभावना को कभी भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए।
उपयुक्त आधिकारिक और अनौपचारिक प्रतिक्रियाएं
प्रत्येक RFP प्रक्रिया में प्रस्ताव प्रस्तुत करने के अधिकारिक रूप से अस्वीकार करने के लिए अद्वितीय आवश्यकताएं हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, कुछ RFP में एक विशिष्ट "कोई बोली नहीं" तिथि शामिल होती है - ऐसे उदाहरणों में, आपको RFP में निर्धारित तिथि तक प्रस्ताव प्रक्रिया में भाग लेने से इनकार करने के अपने इरादे से अवगत कराना चाहिए। यह ठीक से संभालने के लिए एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण कदम है यदि आपने शुरू में अपनी कंपनी को आरएफपी प्रक्रिया में शामिल करने के लिए कहा था।
RFP में उन व्यक्तियों की सूची होनी चाहिए, जिनसे आपको RFP घटने के बारे में संपर्क करना चाहिए, और आपको इनमें से एक या अधिक लोगों को मेल द्वारा सूचित करना चाहिए। अनौपचारिक संचार विधियाँ जैसे फोन और ईमेल भी उचित हैं। भविष्य के व्यवसाय के अवसरों को बढ़ाने के हित में, आपको किसी भी तरह से कोई इज्जत से कहने का प्रयास नहीं करना चाहिए - कभी-कभी व्यक्ति को "हां" कहते हुए कार्य को "नहीं" कहा जाता है। यह एक स्मार्ट तरीका है जब आप आरएफपी को कम कर रहे हैं।
