प्रस्तावों के लिए एक अनुरोध एक कंपनी, गैर-लाभकारी संगठन या सरकारी एजेंसी द्वारा जारी किए गए एक दस्तावेज है जो संभावित विक्रेताओं से सूचीबद्ध आवश्यकताओं की प्रतिक्रिया मांगता है। जबकि RFPs आकार, गुंजाइश और रूप में भिन्न होते हैं, वे आमतौर पर समान विषयों को कवर करते हैं। एक RFP आमतौर पर विक्रेताओं को प्रायोजन इकाई के बारे में बताता है कि वह चयन के लिए क्या नियम और शर्तें प्राप्त करना चाहता है। एक आरएफपी आमतौर पर विक्रेताओं को यह बताने के लिए कहता है कि वे जवाब देने के लिए योग्य क्यों हैं, वे प्रस्ताव में वर्णित उद्देश्यों को पूरा करने का इरादा रखते हैं और वे जिस कीमत का भुगतान करने की उम्मीद करते हैं।
आरएफपी के उद्देश्य और दायरे का वर्णन करें, जिसमें आपके द्वारा प्राप्त किए जाने वाले सामान, उत्पाद या सेवाएं और विक्रेता के पास आपके द्वारा अपेक्षित योग्यताएं शामिल हैं। यह विक्रेताओं को यह निर्धारित करने में सक्षम करेगा कि क्या वे पात्र हैं और जवाब देना चाहते हैं। यह संकेत देकर कि आपकी कंपनी को तीन महीनों में वितरित 10,000 नीले विगेट्स की आवश्यकता है, आपका संगठन बुजुर्ग ग्राहकों के लिए प्रतिदिन 200 भोजन तैयार करने और उनकी सेवा करने के लिए एक स्थान और उपकरण की मांग कर रहा है, या आपकी एजेंसी को ग्राहक सेवा में सुधार के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता है, आप अपने और अपने को बचा सकते हैं विक्रेताओं का समय और प्रयास।
अपनी कंपनी, संगठन या एजेंसी का विवरण लिखें जो संभावित विक्रेताओं को उपयोगी डेटा प्रदान करता है। चूंकि यह अधिकांश विक्रेताओं के लिए आपके आरएफपी पर प्रतिक्रिया देने के लिए समय और धन खर्च करेगा, इससे भविष्य में काम करने वाले संबंध स्थापित करने में मदद मिलती है। समझाएं कि आप उनके उत्पाद या सेवा को पूरा करने का इरादा रखते हैं। उन लोगों को पहचानें, जिनसे उन्हें अपने सवाल और पत्राचार को निर्देशित करना चाहिए।
पूर्ण विस्तार से काम का दायरा निर्दिष्ट करें ताकि विक्रेता श्रम, सामग्री और अन्य लागतों का सटीक अनुमान लगा सकें।अपनी अनुमानित पूर्ण तिथियों को सूचीबद्ध करें ताकि वे एक यथार्थवादी समयरेखा विकसित कर सकें। उन स्थितियों का वर्णन करें जिनसे आप उनसे मिलने की उम्मीद करते हैं, जैसे श्रम, पर्यावरण और सुरक्षा मानक। उन प्रदर्शन मानकों को बताएं जिनकी आपको आवश्यकता है और आप उनके प्रयास की निगरानी और मूल्यांकन करने की अपेक्षा कैसे करते हैं।
उन योजनाओं, रिपोर्ट, उत्पादों, सेवाओं और सामग्रियों की सूची बनाएं जिनकी आप अपेक्षा करते हैं कि आप उन्हें पूरा करेंगे और जब आप प्रत्येक पूरा करना चाहेंगे। विक्रेताओं के पास ऐसी परिस्थितियाँ हो सकती हैं जो उन्हें आपके द्वारा अपेक्षित होने पर अनुरोध करने से रोकती हैं। आपकी अपेक्षाओं और एक विक्रेता के बीच अंतर अनुबंध वार्ता के दौरान चर्चा का विषय होने की संभावना है। कुछ RFPs में प्रस्तावित अनुबंध के मानक मदों के साथ एक अनुभाग शामिल होता है, जैसे कि रद्द करने की धारा और गोपनीयता समझौते
अपने आरएफपी में शामिल मानदंड आप प्राप्त प्रतिक्रियाओं और विजेता बोली लगाने वाले को पुरस्कार के तरीके और समय का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग करेंगे। पक्षपात या अन्य अनुचित प्रथाओं के दावों से बचने के लिए यह महत्वपूर्ण है। कई आरएफपी एक बिंदु प्रणाली का उपयोग करते हैं, लागत, काम का दायरा, योग्यता और कर्मियों जैसे मदों के लिए अंक प्रदान करते हैं।
