आरएफपी के लिए एक प्रतिक्रिया को कैसे रेखांकित करें

प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (आरएफपी) एक ग्राहक का लिखित बयान है जो एक व्यवसाय की आवश्यकता को व्यक्त करता है और पूछता है कि आप उस आवश्यकता को कैसे संबोधित करते हैं और आपकी सेवा या उत्पाद की लागत कितनी होगी। ग्राहक के आरएफपी पर प्रतिक्रिया लिखने से पहले एक रूपरेखा तैयार करना यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि परियोजना की सभी आवश्यकताओं को संबोधित किया गया है और आपका प्रस्ताव आरएफपी द्वारा निर्दिष्ट दस्तावेज़ प्रारूप के अनुरूप है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

प्रस्ताव दस्तावेज के लिए अनुरोध
वर्ड-प्रोसेसिंग एप्लिकेशन
मुद्रक

ग्राहक की आरएफपी को ध्यान से पढ़ें सुनिश्चित करने के लिए कि आप उम्मीदों को पूरी तरह से समझते हैं। बाद के बजाय किसी भी प्रश्न को जल्दी से स्पष्ट करें। अधिकांश RFPs उत्तरदाताओं के लिए एक प्रश्नोत्तर उत्तर निर्दिष्ट करते हैं।

निर्देशों का पालन करने की क्षमता प्रदर्शित करने के लिए RFP में परिभाषित प्रारूप और क्रम में रूपरेखा बनाएँ। कुछ RFPs प्रस्ताव के संगठन को आप तक छोड़ देते हैं, जबकि अन्य में अत्यधिक विस्तृत संरचनात्मक आवश्यकताएं होती हैं। अपने प्रस्ताव पर विचार से हटने के लिए उन्हें अनदेखा करना या गलत व्याख्या करना सबसे तेज़ तरीकों में से एक है।

प्रत्येक प्रमुख भाग के लिए रोमन अंकों (जैसे कि I, II, III) का उपयोग करें। सब्सक्रिप्शन पूंजी अक्षरों (जैसे ए, बी, सी) का उपयोग करके इंडेंट किया जाता है। इसके अंतर्गत धाराएँ संख्याओं (जैसे 1, 2, 3) का उपयोग करके निरूपित की जाती हैं। यदि किसी अन्य उपधारा की आवश्यकता है, तो निम्न-स्थिति वाले अक्षरों (जैसे कि ए, बी, सी) का उपयोग करें।

रोमन अंक I का उपयोग आरएफपी प्रतिक्रिया के अवलोकन या सारांश के रूप में किया जा सकता है। इस पहले खंड में क्लाइंट की सेवाओं और आवश्यकताओं के दायरे को व्यक्त करें। समझाएं कि परियोजना कैसे समीप आएगी और क्यों यह दृष्टिकोण ग्राहक की जरूरतों को पूरा करेगा। रोमन संख्याओं, अक्षरों और संख्याओं के संयोजन का उपयोग करके क्लाइंट द्वारा प्रस्तुत किए गए प्रोजेक्ट की हेडिंग और श्रेणियां लिखना जारी रखें।

प्रत्येक ग्राहक की आवश्यकता पर प्रतिक्रियाएं लिखकर प्रत्येक अनुभाग और उपधारा (ओं) पर मंथन प्रतिक्रियाएं। प्रारंभिक मसौदे के लिए, शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग किया जा सकता है। सभी वर्गों के लिए इस चरण को दोहराएं।

अपने विचारों को मांस दें और ग्राहक की जरूरतों को पूरी तरह से संबोधित करने के लिए उनमें से प्रत्येक में विस्तृत सामग्री जोड़ें। आपके प्रस्ताव में संभवतः आपकी कंपनी के कुछ "बॉयलरप्लेट," या मानक, पुन: प्रयोज्य पाठ शामिल होंगे। अपनी रूपरेखा में इंगित करें जहां बॉयलरप्लेट का उपयोग किया जाएगा और इस विशेष आरएफपी के लिए इसे कितना संशोधित करने की आवश्यकता होगी। बॉयलरप्लेट का दुरुपयोग न करें या इसका उपयोग अपने प्रस्ताव को मिटाने के लिए करें। संभावित ग्राहक पर्याप्त, विस्तृत और कार्रवाई योग्य प्रस्तावों की सराहना करते हैं।

टिप्स

अंतिम आरएफपी विकसित होने से पहले कई ड्राफ्ट विकसित करने की आवश्यकता हो सकती है। फ़ाइल नाम में एक अलग संस्करण संख्या के साथ प्रत्येक मसौदे पर ध्यान दें।