सम्मेलन कॉल एक तरह से अधिकारी और कर्मचारी व्यापार पर चर्चा करने के लिए इकट्ठा होते हैं। चाहे वे एक ही शहर में हों या दुनिया भर में बिखरे हों, कॉन्फ्रेंस कॉल से सभी को एक कमरे में, वास्तविक समय में एक साथ लाना संभव हो जाता है। उत्पादक और सूचनात्मक सम्मेलन को सुनिश्चित करने के लिए आप कई कदम उठा सकते हैं।
कार्यसूची
एक बार जब आपने अपनी कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए समय और तारीख स्थापित कर ली, तो आपको बैठक की तैयारी के लिए उचित कदम उठाने चाहिए। यदि आप कॉन्फ्रेंस लीडर हैं, तो अपने कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए एक एजेंडा पूरा करें और इसे निर्धारित तिथि से पहले उपस्थितों को वितरित करें। आपकी मीटिंग के एजेंडे में तारीख और समय शामिल होना चाहिए। जो लोग आपके स्थान से बाहर हो सकते हैं, उनके एजेंडे में टाइम ज़ोन को शामिल करना एक अच्छा विचार है। एजेंडे में बैठक का प्रारंभ और समाप्ति समय और प्रत्येक विषय के लिए प्राथमिकता के क्रम में प्रत्येक विषय का एक संक्षिप्त विवरण भी शामिल होना चाहिए, जो जिम्मेदार हैं और प्रत्येक विषय के लिए प्रस्तावित आवंटन समय। यदि सम्मेलन को किसी भी पूर्व बैठक की तैयारी की आवश्यकता होती है, तो स्पष्ट रूप से उन आवश्यकताओं को एजेंडे में सूचीबद्ध करें।
सम्मेलन
यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी लाइनों का परीक्षण करें कि आपके पास एक सक्रिय और स्पष्ट कनेक्शन है। यदि आप कॉर्डलेस फोन का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि मीटिंग से पहले फोन पूरी तरह से चार्ज हो। सम्मेलन में कम से कम पाँच मिनट पहले पहुँचें।
यदि आप एक सहभागी हैं, तो आप अपने नेता से एक सम्मेलन संख्या प्राप्त करेंगे। सम्मेलन लाइन को बुलाओ। आपको अपना सम्मेलन नंबर दर्ज करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। एक बार नंबर दर्ज करने के बाद, आपको अपना नाम कहने के लिए कहा जाएगा। अपना पहला और अंतिम नाम स्पष्ट रूप से बताएं। आपको पाउंड (#) कुंजी दबाने की आवश्यकता हो सकती है। एक बार जब आप इस प्रक्रिया को पूरा कर लेते हैं, तो सिस्टम आपको बताएगा कि आप सम्मेलन में शामिल हो रहे हैं और आपको सलाह देते हैं कि वर्तमान में कितने लोग भाग ले रहे हैं। यदि आप नेता के सामने आए हैं, तो आपको नेता के आने तक होल्डिंग मोड में रखा जाएगा।
परिचय
बोलने से पहले सुनो। यदि नेता आ गया है, लेकिन अभी तक बैठक शुरू नहीं हुई है, तो आप एक सूक्ष्म पक्ष बातचीत सुन सकते हैं। मधुर आवाज में, नमस्ते बोलो और अपना परिचय दो। मीटिंग शुरू होने तक अपने फ़ोन को म्यूट पर रखें। यदि आपके पास म्यूट बटन नहीं है, तो सम्मेलन लाइन द्वारा प्रदान की जाने वाली म्यूटिंग सुविधाओं का उपयोग करें।
जब बैठक शुरू होती है, तो आपका नेता रोल कॉल करेगा। जब नेता आपका नाम पुकारता है, तो अपनी उपस्थिति को स्पष्ट और पेशेवर तरीके से स्वीकार करें, जैसे "हाँ, मैं यहाँ हूँ" या "हैलो। यह है …"। नेता आपसे अनुरोध कर सकता है कि आप संक्षिप्त रूप से अन्य उपस्थित लोगों को पहचानें। यदि ऐसा है, तो अपना नाम बताएं और कॉल के संबंध में अपनी नौकरी का 20- से 25 सेकंड का अवलोकन करें। संक्षिप्त रहें, स्पष्ट रूप से बोलें और पेशेवर रहें।
