एक प्रदर्शन मूल्यांकन प्रणाली की परिभाषा

प्रदर्शन मूल्यांकन प्रणाली संगठनों को उनके रोजगार निर्णयों को सही ठहराने में मदद करती है। सिस्टम में केवल वार्षिक प्रदर्शन की समीक्षा से अधिक शामिल हो सकता है। एक मजबूत मूल्यांकन प्रणाली में वार्षिक समीक्षा के साथ-साथ स्पॉट रिवार्ड, प्रशंसा और अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं। एक बुनियादी प्रदर्शन मूल्यांकन प्रणाली का उद्देश्य मजबूत प्रदर्शन को पहचानना और बनाए रखना है और कर्मचारियों को उन क्षेत्रों में सुधार करने के लिए प्रेरित करना है जहां उनका कार्य प्रदर्शन कंपनी के मानकों को पूरा करने में विफल रहता है।

टिप्स

• एक प्रदर्शन मूल्यांकन प्रणाली उन कर्मचारियों को पहचानती है और पुरस्कृत करती है जो आपकी कंपनी की अपेक्षाओं को पूरा करते हैं। प्रदर्शन मूल्यांकन प्रणाली उन क्षेत्रों की भी पहचान करती है जहां सीमांत कर्मचारी अपने कौशल और ज्ञान में सुधार कर सकते हैं।

प्रदर्शन मूल्यांकन उद्देश्य

संगठन रोजगार के निर्णय लेने के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन का उपयोग करते हैं जो कंपनी को कई उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करते हैं। प्रदर्शन मूल्यांकनों से नियोक्ताओं को यह तय करने में मदद मिलती है कि नए कर्मचारी को दीर्घावधि के लिए गिना जाए या कर्मचारी के वेतन में वृद्धि की जाए। इसके अतिरिक्त, प्रदर्शन मूल्यांकन प्रक्रिया विशेष रूप से सहायक जिम्मेदारियों, उच्च-स्तरीय नौकरी कर्तव्यों या पदोन्नति के लिए एक कर्मचारी की क्षमता का निर्धारण करने में सहायक हो सकती है। नौकरी में स्थानान्तरण, पुनर्मूल्यांकन या डिमोशन अन्य रोजगार निर्णय हैं जो एक कर्मचारी के प्रदर्शन मूल्यांकन पर आधारित हो सकते हैं।

जब कोई कर्मचारी कंपनी के साथ अपने कार्यकाल के शुरुआती चरण में होता है, तो कंपनी यह निर्धारित करने के लिए एक मूल्यांकन का उपयोग कर सकती है कि नौकरी उसके कौशल और योग्यता के लिए एक अच्छी फिट है या नहीं। नए काम पर रखे गए कर्मचारियों के लिए, यह मूल्यांकन कर्मचारी की शुरुआत की तारीख से 60 दिनों से छह महीने तक कहीं भी हो सकता है। लंबी अवधि (छह महीने) नियोक्ता को कर्मचारी के सभी असाइन किए गए कार्य कार्यों और जिम्मेदारियों के प्रदर्शन को देखने के लिए पर्याप्त समय देता है। यह निर्धारित करने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करता है कि क्या कोई नया कर्मचारी अपने साथियों, सहकर्मियों और पर्यवेक्षक के साथ काम करने के माध्यम से कामकाजी संबंधों का निर्माण कर रहा है या नहीं।

एक प्रदर्शन मूल्यांकन पर उनके स्कोर कितने उच्च (या कम) के आधार पर, जो कर्मचारी अपनी नौकरी में असाधारण प्रदर्शन करते हैं, उन्हें वेतन वृद्धि या बोनस प्राप्त हो सकता है। उदाहरण के लिए, प्रदर्शन-आधारित बोनस के साथ श्रमिकों को पुरस्कृत करने वाली कंपनियां यह निर्धारित करने के लिए मूल्यांकन योग्य विधि का उपयोग कर सकती हैं कि बोनस समय के आसपास आने पर कंपनी कितनी उदार होगी। इसी तरह, अगर वेतन में बढ़ोतरी होती है, तो जो कर्मचारी केवल कंपनी के प्रदर्शन मानकों को पूरा करते हैं, उन्हें सबसे कम-प्रतिशत वेतन वृद्धि प्राप्त होगी, जबकि जिन कर्मचारियों का प्रदर्शन बकाया है, वे उच्चतम वेतन वृद्धि प्राप्त करेंगे, या उन्हें एक वर्ष का अंत प्राप्त हो सकता है। बोनस जो उन्हें उत्कृष्ट प्रदर्शन के लिए पुरस्कृत करता है।

स्थानान्तरण और पुनर्मूल्यांकन जैसे रोजगार निर्णय इस बात पर निर्भर कर सकते हैं कि कर्मचारी अपनी वर्तमान नौकरी में कितना अच्छा है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जिसके प्रदर्शन को क्लाइंट-फेसिंग स्थिति में काम के लिए औसत दर्जे का दर्जा दिया गया है, वह उस भूमिका में बेहतर प्रदर्शन कर सकता है, जिसे कंपनी के ग्राहकों के साथ सहभागिता की आवश्यकता नहीं होती है। विशेष रूप से, एक बिक्री प्रतिनिधि जो ग्राहकों के साथ संबंधों को साधने के लिए इसे चुनौती देता है, वह पर्दे की भूमिका के पीछे बेहतर प्रदर्शन कर सकता है जहां उसे ग्राहकों के साथ बातचीत करने की आवश्यकता नहीं होती है। इस तरह के रोजगार निर्णय को एक प्रदर्शन मूल्यांकन द्वारा समर्थित किया जा सकता है जो दिखाता है कि वह विकासशील रिश्तों में कम स्कोर करता है लेकिन विस्तार-उन्मुख कार्यों में उच्च स्कोर करता है जिसे ग्राहकों या ग्राहकों के साथ निरंतर बातचीत की आवश्यकता नहीं होती है।

प्रदर्शन मूल्यांकन आमतौर पर विकासात्मक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, जैसे कि कर्मचारी के कार्य प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए प्रशिक्षण या मार्गदर्शन प्रदान करना या नए कौशल प्राप्त करने में कर्मचारी की सहायता करना। क्या प्रदर्शन मूल्यांकन में केवल संख्यात्मक अंक होते हैं या एक कथा प्रारूप में पर्यवेक्षक की प्रतिक्रिया शामिल होती है, समीक्षा जानकारी का एक उत्कृष्ट स्रोत है।उस जानकारी का उपयोग उस प्रशिक्षण के प्रकार को तय करने के लिए किया जा सकता है जो कर्मचारी को उसके प्रदर्शन या व्यावसायिक विकास के विकल्पों को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए आवश्यक है जो उसे भविष्य के नेतृत्व की भूमिकाओं के लिए तैयार करने में सहायता करेगा, उदाहरण के लिए। उच्च क्षमता वाले कर्मचारियों के लिए, लगातार मजबूत प्रदर्शन जो कि वार्षिक मूल्यांकन में प्रलेखित है, अक्सर पदोन्नति के निर्णय लेने के लिए औचित्य है।

एक और प्रदर्शन मूल्यांकन उद्देश्य प्रेरणा के साथ करना है। अच्छी तरह से किए गए काम के लिए प्रशंसा और मान्यता प्राप्त करने वाले कर्मचारी अक्सर अपने काम के प्रदर्शन को बनाए रखने या सुधारने के लिए प्रेरित होते हैं। हालांकि, वेतन वृद्धि कुछ श्रमिकों के लिए प्रेरक हो सकती है, लेकिन पर्यवेक्षक के रूप में मान्यता उनकी तकनीकी विशेषज्ञता को "उत्कृष्ट" के रूप में मान्यता देती है प्रेरणा अन्य कर्मचारियों की तुलना में अधिक है, कहते हैं, 3 प्रतिशत वेतन वृद्धि।

प्रदर्शन मूल्यांकन के तरीके

कई लोकप्रिय प्रदर्शन मूल्यांकन या समीक्षा विधियां हैं। सर्वोत्तम विधि चुनना आपके संगठन, पर्यवेक्षी और प्रबंधन विशेषज्ञता और आपके कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले कार्य और कार्यों के प्रकार के स्तर और पदों जैसे कारकों पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक उत्पादन सुविधा में एक पर्यवेक्षक हैं, तो उत्पादन-आधारित मूल्यांकन आदर्श रूप से कर्मचारियों की नौकरी के कर्तव्यों के अनुकूल है। उत्पादन-आधारित मूल्यांकन आमतौर पर एक संख्यात्मक पैमाने का उपयोग करता है जो कर्मचारी उत्पादन को मापता है। जिन कर्मचारियों का आउटपुट आपके न्यूनतम मात्रा मानकों को पूरा नहीं करता है या जिन कर्मचारियों का उत्पादन आपके गुणवत्ता मानकों को पूरा नहीं करता है, उन्हें कम प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट या स्कोर प्राप्त होने की संभावना है।

कई सामान्य प्रकार के प्रदर्शन मूल्यांकनों में उद्देश्यों के अनुसार प्रबंधन, ग्राफिक रेटिंग पैमाने, बहु-रेटर प्रतिक्रिया और मजबूर रैंकिंग शामिल हैं। आप अपने कर्मचारियों में से किसे चुनते हैं यह नौकरी के कार्यों, स्थिति या रैंक पर निर्भर करता है और आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए एक स्व-मूल्यांकन या सहकर्मियों को पूरा करें।

उद्देश्यों या एमबीओ द्वारा प्रबंधन, मूल्यांकन में विशिष्ट प्रदर्शन मूल्यांकन उद्देश्य शामिल हैं प्रबंधक और प्रबंधक के पर्यवेक्षकों ने समीक्षा अवधि के दौरान पूरा करने के लिए एक साथ काम किया है। मूल्यांकन चर्चा के दौरान प्रबंधक और पर्यवेक्षक प्रत्येक उद्देश्य की समीक्षा करते हैं, कर्मचारी ने प्रत्येक को प्राप्त करने के लिए किए गए कार्यों और चाहे उद्देश्य पूरा हो गया हो। यदि प्रबंधक किसी उद्देश्य को प्राप्त करने में विफल रहा है, तो वे आम तौर पर चर्चा करते हैं कि प्रबंधक उस उद्देश्य तक पहुंचने में कितना दूर है और बाधाओं ने उसे 100 प्रतिशत पूरा होने से रोका हो सकता है। प्रबंधक ने जिन उद्देश्यों को पूरा किया है, उनके लिए, कर्मचारी चिन्हित करता है कि वे उपलब्धियाँ पूरी हो चुकी हैं और उन टिप्पणियों को जोड़ता है जो उन्हें पूरा करने के लिए उठाए गए कदमों का वर्णन करती हैं। वह उस उद्देश्य के लिए काम करते समय आने वाली चुनौतियों को भी जोड़ सकती है। इस तरह की टिप्पणियां सड़क के नीचे उपयोगी हो सकती हैं यदि उसे समान उद्देश्य दिए गए हैं, या वे यह निर्धारित करने में उसके पर्यवेक्षक के लिए उपयोगी हो सकते हैं कि क्या उद्देश्य वास्तव में प्राप्त करने योग्य था। पूर्ण किए गए MBO का एक समग्र मूल्यांकन यह निर्धारित कर सकता है कि क्या उद्देश्य कर्मचारी के कौशल सेट या अनुभव स्तर के लिए उपयुक्त थे।

ग्राफिक रेटिंग स्केल अक्सर एक कर्मचारी की नौकरी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए सबसे सरल और सबसे तेज प्रदर्शन मूल्यांकन पद्धति है; हालांकि, पर्यवेक्षक की धारणा और रेटिंग के आधार पर परिणामों को तिरछा करने की क्षमता है। इस प्रदर्शन मूल्यांकन फॉर्म में कर्मचारी के लक्षण और कार्यशैली के साथ-साथ रेटिंग स्केल (उदाहरण के लिए, 1 से 5 का स्केल, जिसमें 5 उत्कृष्ट हैं) शामिल हैं। वैकल्पिक रूप से, रेटिंग स्केल "खराब" से लेकर "स्वीकार्य" तक "उत्कृष्ट" हो सकता है। पर्यवेक्षक प्रत्येक गुण या योग्यता को दर देता है। यदि कंपनी कर्मचारी से प्रतिक्रिया चाहती है, तो कर्मचारी को स्व-रेटिंग प्रदान करने के लिए एक और कॉलम हो सकता है। कर्मचारी प्रतिक्रिया को आमंत्रित करने की चुनौतियों में से एक रेटिंग में संभावित दूरी को समेटना है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी अपने संगठनात्मक कौशल को उत्कृष्ट बना सकता है, जबकि पर्यवेक्षक को लगता है कि उसका प्रदर्शन सिर्फ स्वीकार्य है। रेटिंग के लिए विशिष्ट कार्य कार्यों को शामिल करना इस प्रकार के प्रदर्शन मूल्यांकन की व्यक्तिपरक प्रकृति को खत्म करने का एक तरीका है। बस "समय पर और बिना त्रुटियों के सौंपे गए कार्यों में बदल जाता है" जैसे कारकों को जोड़कर या "सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए टीम के सदस्यों के साथ मिलकर काम करता है," आप इस प्रकार के मूल्यांकन को पूरा करते समय पर्यवेक्षक की निष्पक्षता की मात्रा को नियंत्रित कर सकते हैं।

बहु-रेटर प्रतिक्रिया - आमतौर पर 360-डिग्री मूल्यांकन - कर्मचारी के पर्यवेक्षक, साथियों और प्रत्यक्ष रिपोर्टों से ठोस प्रतिक्रिया। इस प्रकार का मूल्यांकन तब तीन अलग-अलग दृष्टिकोणों से कर्मचारी के प्रदर्शन का आकलन करता है, और यह प्रथम-स्तर के पर्यवेक्षकों के लिए विशेष रूप से उपयोगी होता है, जो नियमित रूप से प्रबंधक के साथ काम करते हैं, जिनकी वे रिपोर्ट करते हैं, जिनके साथ वे सहयोग करते हैं और कर्मचारियों की देखरेख करते हैं। 360-डिग्री मूल्यांकन का लाभ यह है कि वे सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करते हैं और निश्चित रूप से, उन क्षेत्रों को उजागर करते हैं जहां कर्मचारी उत्कृष्टता देता है। वास्तव में प्रभावी होने के लिए इस प्रकार के मूल्यांकन के लिए कई चूहे से प्रतिक्रिया एकत्र करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि पर्यवेक्षक के पास केवल एक प्रत्यक्ष रिपोर्ट है, तो यह स्पष्ट है कि अधीनस्थ की रेटिंग क्या है, और सिर्फ यह जानना कि अधीनस्थ ने कैसे मूल्यांकन किया है कि एक अजीब कामकाजी संबंध बना सकता है। इसलिए, प्रत्येक श्रेणी में कम से कम तीन पीयर और कम से कम तीन रिपोर्टर्स होना बुद्धिमानी है।

जनरल इलेक्ट्रिक के पूर्व सीईओ जैक वेल्च द्वारा मजबूर रैंकिंग प्रदर्शन मूल्यांकन पद्धति को लोकप्रिय बनाया गया था। इस पद्धति का उपयोग करते हुए, पर्यवेक्षक तीन समूहों में कर्मचारियों को रैंक करते हैं: शीर्ष 20 प्रतिशत श्रमिक, मध्य 70 प्रतिशत और निचला 10 प्रतिशत। अक्सर "रैंक और यैंक" विधि कहा जाता है, इसका मतलब है कि पर्यवेक्षक कर्मचारियों के निचले 10 प्रतिशत कर्मचारियों को मानते हैं जो वास्तव में आवश्यक नहीं हैं। उन्हें समाप्त किया जा सकता है क्योंकि उनका प्रदर्शन कंपनी के मानकों से कम है। मध्य 70 प्रतिशत को अपनी नौकरी रखने के लिए मिलता है, लेकिन वे कोचिंग, प्रशिक्षण और पेशेवर विकास भी प्राप्त करते हैं, जो उन्हें शीर्ष 20 प्रतिशत कर्मचारियों में शामिल होने का प्रयास करने के लिए प्रेरित करेगा या कम से कम अगले समय तक नीचे के 10 प्रतिशत में नहीं आएगा। प्रदर्शन मूल्यांकन के आसपास आता है। शीर्ष 20 प्रतिशत सुपरस्टार हैं और स्पष्ट रूप से कंपनी के लिए इतने मूल्यवान हैं कि उन्हें न केवल अपनी नौकरी रखने के लिए मिलता है, बल्कि उन्हें वेतन वृद्धि, बोनस या दोनों के साथ अनुकरणीय प्रदर्शन के लिए पुरस्कृत किया जाता है। (मध्यम श्रेणी के कर्मचारियों को वेतन वृद्धि और बोनस के रूप में अच्छी तरह से प्राप्त हो सकता है लेकिन शीर्ष कलाकारों के रूप में उदार नहीं है)। इस प्रकार की प्रदर्शन मूल्यांकन पद्धति के लिए इस प्रकार की समीक्षा के लिए कर्मचारियों को तैयार करने के लिए बहुत काम की आवश्यकता होती है, और इसके लिए प्रशिक्षण पर्यवेक्षकों की आवश्यकता होती है, जो किसी भी काम के आधार पर कर्मचारियों को लापरवाही से या मनमाने ढंग से रैंकिंग करने से रोकते हैं।

प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट

एक लिखित प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट दो महत्वपूर्ण कारणों से महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, क्योंकि प्रदर्शन मूल्यांकन का उपयोग आमतौर पर ऐसे रोजगार निर्णयों को करने के लिए किया जाता है जैसे कि वेतन वृद्धि, पदोन्नति, डिमोशन, बोनस और कार्य असाइनमेंट या ट्रांसफर, आपके पास प्रलेखन होना चाहिए जो आपके निर्णयों का समर्थन करता है। दूसरा, हर कर्मचारी अपनी व्यक्तिगत फाइलों के लिए मूल्यांकन की हार्ड कॉपी (या इलेक्ट्रॉनिक कॉपी यदि आप पेपरलेस ऑपरेशन चलाते हैं) पाने का हकदार है।

जब आप प्रदर्शन मूल्यांकन चर्चा का संचालन करते हैं, तो कर्मचारी को उसकी प्रति के साथ प्रस्तुत करें और संभव होने पर आमने-सामने की बैठक में इसकी समीक्षा करें। प्रदर्शन मूल्यांकन प्रक्रिया सबसे प्रभावी है यदि आपके पास निजी कार्यालय या सम्मेलन कक्ष में चर्चा है, अधिमानतः पर्यवेक्षक और कर्मचारी दोनों के लिए एक तटस्थ स्थान है। जब आप किसी कर्मचारी के प्रदर्शन पर चर्चा कर रहे हों, तो गोपनीयता सर्वोपरि है, खासकर यदि प्रदर्शन मूल्यांकन संवेदनशील मामलों को संबोधित करता है या यदि इसमें कर्मचारी के प्रदर्शन या काम की आदतों के बारे में गंभीर चिंताएं शामिल हैं। यदि आप एक दूरस्थ कार्यकर्ता का प्रबंधन कर रहे हैं, तो एक सम्मेलन कॉल में उनके प्रदर्शन की समीक्षा करने से पहले, आपको एक ईमेल कॉपी, चिह्नित गोपनीय के साथ कर्मचारी प्रदान करें। जिस तरह से आप कर्मचारी के मूल्यांकन को प्रस्तुत करते हैं, वह अक्सर कर्मचारी के मनोबल और नौकरी की संतुष्टि को प्रभावित कर सकता है।

प्रदर्शन मूल्यांकन उद्देश्य यह संवाद करना है कि कोई कर्मचारी अपने कार्य कर्तव्यों का कितना अच्छा प्रदर्शन कर रहा है या उस कर्मचारी से संवाद करने के लिए जिसे आप उसके पेशेवर विकास में निवेश कर रहे हैं। इस संचार में एक प्रमुख तत्व वास्तविक प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट है। यह कर्मचारी को एक संदर्भ देता है, जिसे वह अगले मूल्यांकन अवधि के दौरान संदर्भित कर सकता है यह देखने के लिए कि वह आपके संगठन के प्रदर्शन मानकों को पूरा करने के संदर्भ में कहां है।