युवा समूह की बैठकें, रिट्रीट और गतिविधियों को पहले से नियोजित किया जाना चाहिए ताकि आप जान सकें कि आप एक विशेष समय के भीतर क्या करना चाहते हैं और पूरा करना चाहते हैं। एक एजेंडा बनाकर अपनी योजनाओं को प्रलेखित करने का सबसे अच्छा तरीका है। एजेंडा उन सूचियों की तरह हैं जो उन चर्चाओं या गतिविधियों के क्रम को मानचित्रित करती हैं जिन्हें आप अपने समय के दौरान करना चाहते हैं। युवाओं को एक आयु-उपयुक्त एजेंडा देकर, वे आगे देख सकते हैं कि आगे किस प्रकार की चीजें होती हैं।
एक मानक पत्र-आकार के दस्तावेज़ के शीर्ष पर अपने युवा कार्यक्रम का नाम लिखें। यदि लागू हो, तो आरंभ और समाप्ति समय के साथ, इसके नीचे तिथि डालें। कार्यक्रम का स्थान भी शामिल करें।
उन गतिविधियों या चर्चाओं को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप चाहते हैं कि वे घटित हों। प्रत्येक व्यक्तिगत गतिविधि या चर्चा बिंदु में एक बुलेट या उसके बगल में एक संख्या होनी चाहिए। सूची प्रारूप में, एक उदाहरण है, "I) आइसब्रेकर गतिविधियां, II) गेटिंग टू यू वेलकम पैकेट रिव्यू, III) कार्यशाला कार्यशाला …"
एक तार्किक क्रम में गतिविधियों और चर्चाओं की सूची के साथ आओ जो क्रमिक रूप से समझ में आता है। एजेंडे का पालन नीचे से ऊपर किया जाएगा, इसलिए गतिविधियों और चर्चाओं को सुचारू रूप से चलना चाहिए।
उस एजेंडे पर आइटम शामिल करें, जो आपको पिछली बैठक में चर्चा करने या पीछे हटने का मौका नहीं मिला होगा। इन अनुवर्ती मदों के एजेंडे के एक हिस्से को समर्पित करें। आप एजेंडा के नीचे एक नया अनुभाग बना सकते हैं और इसे "पिछले चर्चा आइटम" या "अनुवर्ती आइटम" लेबल कर सकते हैं।
युवाओं को एक छोटा ब्रेक लेने के लिए एजेंडा में समय दें, खासकर अगर यह एक लंबी बैठक या वापसी है। वयस्कों के विपरीत, युवा लंबे समय तक बैठने में सक्षम नहीं हो सकते हैं और फिर भी सफलतापूर्वक ध्यान और ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
युवाओं के लिए सवाल-जवाब सत्र के एजेंडे के अंत को समर्पित करें। यह वह जगह है जहां युवाओं के पास उन चीजों के बारे में स्पष्टीकरण प्राप्त करने का मौका है जो उन्हें भ्रमित करते थे या जो कवर किया गया था, उसके बारे में सवाल पूछते हैं।
