औपचारिक समिति की बैठकें कैसे आयोजित करें

समिति की बैठकें गैर-लाभकारी और फ़ायदेमंद दोनों व्यवसायों के चलने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। जबकि कुछ समितियाँ एक अनौपचारिक आधार पर काम करती हैं, सदस्यों के साथ बैठक के रूप में विशिष्ट कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक है, अन्य समितियाँ अधिक औपचारिक हैं। कुछ के पास वित्तीय ऑडिट, कार्यकारी चयन, स्टॉक प्रसाद, सदस्यता अनुमोदन और सुरक्षा निरीक्षण जैसी चीजों के लिए कानूनी जिम्मेदारियां हैं। रॉबर्ट की नियमावली या इसी तरह के नियमों के रूप में इन समितियों में ऐसे प्रोटोकॉल का उपयोग करके औपचारिक बैठक संरचना को अपनाने की अधिक संभावना है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कार्यसूची

• मिनट

कमेटी की बैठक से कम से कम एक सप्ताह पहले लिखित एजेंडा तैयार करें और भेजें। समिति के सभी सदस्यों को एजेंडे की समीक्षा करने और बैठक के दौरान जिन विषयों पर चर्चा करने की तैयारी है, उनके लिए समय चाहिए।

समय पर आदेश देने के लिए बैठक बुलाएं। यह आमतौर पर समिति अध्यक्ष द्वारा किया जाता है। सचिव बैठक में उपस्थित सभी लोगों को मिनटों का समय देते हुए नोट करेगा। समय पर आदेश देने के लिए बैठक बुलाना लोगों को समय पर दिखाने के लिए प्रोत्साहित करता है और समिति के सभी सदस्यों और उनके समय के प्रति सम्मान प्रदर्शित करता है।

बैठक के दौरान प्रस्तुत किए जाने वाले एजेंडे और किसी भी रिपोर्ट की प्रतियां वितरित करें। यदि समिति निरंतर आधार पर बैठक करती है, तो पिछली बैठक के मिनटों की प्रतियां वितरित करें। समिति के सदस्यों को मिनट, एजेंडा और अन्य रिपोर्टों की समीक्षा करने का समय दें। पूछें कि क्या पिछली बैठक के मिनटों के बारे में कोई टिप्पणी है और फिर पूछें कि क्या गति और दूसरा मिनट स्वीकार करने के लिए है।

बैठक के दौरान प्रत्येक आइटम को कवर करने के एजेंडे के आदेश का पालन करें। चर्चा के तहत एजेंडा आइटम के लिए प्रासंगिक होने के लिए गति की अनुमति दें। प्रत्येक सदस्य को पहचानें जो प्रस्ताव पर बोलना चाहता है। एक व्यक्ति को एक बार में बोलने दें और यदि संभव हो तो प्रत्येक व्यक्ति को सुनने का मौका दें। चर्चा पूरी होने पर प्रस्ताव पर मतदान का आह्वान करें। कुछ मामलों में, सदस्य संशोधन का प्रस्ताव रखेंगे और समिति अध्यक्ष प्रस्ताव से पहले संशोधनों पर वोट मांगेंगे।

मीटिंग का एजेंडा पूरा हो जाने पर या मीटिंग के निर्धारित समय पर आने पर मीटिंग समाप्त करें। समिति की कुर्सी एक प्रस्ताव, दूसरी या वोट के बिना बैठक स्थगित कर सकती है। सचिव किसी भी अधूरे व्यवसाय को रिकॉर्ड करता है ताकि इसे अगली बैठक के एजेंडे में रखा जा सके।

टिप्स

• अधिकांश औपचारिक समिति की बैठकों में मान्य होने के लिए सदस्यों के कोरम की आवश्यकता होती है। संगठन के बायलॉज परिभाषित करेंगे कि एक कोरम कैसे प्राप्त किया जाता है। यह आमतौर पर कम से कम आधे सदस्यों का होता है।