जब कर्मचारी का प्रदर्शन कंपनी की अपेक्षाओं से कम हो जाता है, तो कई नियोक्ता प्रदर्शन सुधार योजनाओं को विकसित करते हैं। एक प्रदर्शन सुधार योजना का उद्देश्य कर्मचारी को एक संरचित पद्धति का उपयोग करके प्रदर्शन की कमियों को मापने का मौका देना है जिसमें प्रगति को मापने के लिए पर्यवेक्षक मार्गदर्शन और नियमित निगरानी शामिल है। कुछ प्रदर्शन सुधार योजनाएं अंतिम अवसर हैं जब एक कर्मचारी को नियोजित रहना पड़ता है। इसलिए, सख्त दिशानिर्देशों के साथ योजनाओं का निर्माण करें, जिनके परिणामों को सूचीबद्ध करते समय एक कर्मचारी को योजना लिखते समय जागरूक किया जाता है।
वर्तमान मूल्यांकन अवधि के लिए कर्मचारी के प्रदर्शन मूल्यांकन की समीक्षा करें। यह निर्धारित करने के लिए पिछले मूल्यांकन के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन के साथ तुलना करें कि कर्मचारी ने वर्तमान मुद्दों से संबंधित अतीत में दक्षता का प्रदर्शन किया है या नहीं।
प्रदर्शन मानकों को सूचीबद्ध करें जहां कर्मचारी का प्रदर्शन उम्मीदों से कम हो। उदाहरण के लिए, यदि प्रदर्शन मानकों से संकेत मिलता है कि ग्राहक सेवा एजेंट को ग्राहक प्रतिक्रिया पर 85 प्रतिशत संतुष्टि बनाए रखनी चाहिए, तो एक कर्मचारी जिसकी रेटिंग में केवल 60 प्रतिशत सुधार की आवश्यकता है। सुधार के क्षेत्रों में संचार कौशल, ग्राहक सहायता प्रक्रिया और संभवतः बातचीत और संघर्ष समाधान कौशल शामिल हो सकते हैं।
कर्मचारी की ताकत और उन कौशल का उपयोग उन क्षेत्रों में सुधार करने के लिए करें जहां उसके प्रदर्शन में सुधार करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो टेलीफोन के माध्यम से ग्राहक सहायता प्रदान करने में उत्कृष्ट दक्षता का प्रदर्शन करता है, वह उन अच्छे संचार कौशल को स्थानांतरित करने पर काम कर सकता है जब ग्राहकों को आमने-सामने बातचीत में मदद मिलती है। कर्मचारी से इनपुट के बारे में पूछें कि वह कैसे सुधार कर सकता है, जैसे कि नौकरी कौशल प्रशिक्षण या पर्यवेक्षक या अनुभवी कर्मचारी से एक-पर-एक मार्गदर्शन।
उनकी प्राथमिकता के क्रम में सुधार के लिए क्षेत्रों को निर्दिष्ट करें। महत्वपूर्ण क्षेत्र पहले आते हैं, उसके बाद ऐसे क्षेत्र आते हैं जहाँ कर्मचारी बाद में सुधार या मामूली समायोजन कर सकते हैं। सुधार के लिए मामूली समायोजन को एकीकृत करने पर विचार करें यदि वे अपेक्षाकृत आसान सुधार हैं जो कर्मचारी तुरंत हल कर सकता है।
कर्मचारी की प्रतिक्रिया और पर्यवेक्षक की सिफारिशों का दस्तावेज। प्रदर्शन मानकों के अनुसार प्रदर्शन की कमियों को सूचीबद्ध करने वाली एक लिखित योजना का निर्माण करें। इसके अलावा, उन गतिविधियों को सूचीबद्ध करें जिन्हें कर्मचारी सुधारने के लिए लेगा और सुधार के लिए आवश्यक संसाधन।
प्रदर्शन सुधार योजना पर प्रगति की निगरानी के लिए अनुसूची मील के पत्थर। उदाहरण के लिए, यदि योजना की अवधि 45 दिन है, तो पर्यवेक्षक के साथ साप्ताहिक अनुवर्ती सम्मेलनों में वृद्धिशील सुधारों को प्रकट करना चाहिए।
प्रदर्शन सुधार योजना की शर्तों का पालन नहीं करने के परिणाम बताएं। क्षेत्रों और सुधार के प्रकारों के आधार पर, पद से हटाने या यहां तक कि समाप्ति योजना के नियमों को पूरा नहीं करने वाले कर्मचारी से हो सकती है।
प्रदर्शन सुधार योजना के नियमों और शर्तों पर कर्मचारी से समझौता करें। कर्मचारी को योजना की एक प्रति प्रदान करें और उसे संकेत पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें कि वह आवश्यकताओं और परिणामों को समझता है।
प्रदर्शन सुधार योजना के लिए वर्तमान प्रदर्शन मूल्यांकन योजना की एक प्रति संलग्न करें और कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल में दोनों दस्तावेजों को दर्ज करें।
