एक कॉल रिपोर्ट सफल व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। सैलस्पाइन्स और अन्य पेशेवर कॉल रिपोर्ट का उपयोग करते हैं, जो उनके द्वारा किए गए सभी फोन कॉलों के विवरणों को रिकॉर्ड करने के लिए, साथ ही संभावित और मौजूदा ग्राहकों के लिए विज़िट करते हैं। कॉल रिपोर्ट में आम तौर पर वह बात शामिल होती है जिस पर चर्चा की गई थी, बातचीत का परिणाम और अन्य प्रासंगिक जानकारी। इन रिपोर्टों को तब पर्यवेक्षकों को प्रस्तुत किया जाता है और ग्राहकों के साथ संपर्क का रिकॉर्ड रखने के लिए उपयोग किया जाता है। वे पर्यवेक्षकों को एक कर्मचारी के काम के प्रदर्शन के बारे में मूल्यवान प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
दस्तावेज़ के साथ शुरू करें जो आप के साथ बोल रहे थे। इस व्यक्ति के बारे में विस्तृत जानकारी शामिल करें। यह एक ग्राहक, संभावित ग्राहक या लौटने वाला ग्राहक हो सकता है। कॉल रिपोर्ट में व्यक्ति का नाम, नौकरी का शीर्षक, कंपनी, संपर्क जानकारी और किसी अन्य परिभाषित विशेषताओं को शामिल करना चाहिए। एक उदाहरण विशेषता यह हो सकती है कि यह व्यक्ति एक पदोन्नति के लिए है जो उसे कंपनी के भीतर और अधिक शक्ति देगा।
रिपोर्ट में शामिल करें कि क्या आपने कॉल या यात्रा के दौरान किसी और के साथ बात की थी। आपने रिसेप्शनिस्ट या असिस्टेंट के साथ बात की होगी, या कंपनी के किसी अन्य व्यक्ति ने सेल्स कॉल किया होगा। तीसरे पक्ष के बारे में प्रासंगिक जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें, जैसे कि वह इस बारे में निर्णय लेने की क्षमता रखता है कि कंपनी आपसे खरीदती है या नहीं।
कॉल के उद्देश्य को लिखें, और चाहे वह व्यक्ति में हो या फोन पर। आप एक बिक्री करने, जानकारी प्राप्त करने या मौजूदा ग्राहक के साथ बस पकड़ने की कोशिश कर रहे होंगे। कॉल के उद्देश्य का पता लगाना महत्वपूर्ण है क्योंकि आपको और आपके पर्यवेक्षक को यह विश्लेषण करने की आवश्यकता होगी कि कॉल सफल था या नहीं।
कॉल रिपोर्ट में कॉल की सफलता के बारे में अपनी राय जोड़ें। सफलता आमतौर पर परिणाम से निर्धारित होती है। उदाहरण के लिए, यदि अंतिम परिणाम एक बिक्री था, तो कॉल सबसे अधिक सफल था। हालाँकि, सफलता हमेशा काली या सफेद नहीं होती है। आप संभावित नए क्लाइंट के साथ संपर्क बनाने की कोशिश कर रहे होंगे। इसलिए, यदि आप इस व्यक्ति के साथ बात करने में सक्षम थे, तो कॉल सफल था चाहे बिक्री बंद हो या नहीं।
आपके द्वारा कॉल रिपोर्ट में प्रासंगिक किसी भी अन्य जानकारी को शामिल करें। आप जिस व्यक्ति के साथ बात कर रहे थे, उसका ऑफिस और मिजाज सब कुछ कॉल या विजिट के अंतिम परिणाम के लिए संभावित रूप से प्रासंगिक हो सकता है। साथ ही, इस तरह की जानकारी यह बता सकती है कि आप भविष्य में इस व्यक्ति से कैसे संपर्क कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई संभावित ग्राहक आपकी बिक्री के दृष्टिकोण से नाराज़ लग रहा था, तो आपका पर्यवेक्षक यह सुझाव दे सकता है कि आपके कार्यालय में एक अन्य विक्रेता एक अलग बिक्री दृष्टिकोण के साथ भविष्य में इस विशेष व्यक्ति से संपर्क करने का प्रयास करे।
टिप्स
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अपनी कॉल रिपोर्ट में उचित वर्तनी और व्याकरण का उपयोग करना सुनिश्चित करें। आप साधारण गलतियों के साथ अपने पर्यवेक्षक को नाराज नहीं करना चाहते हैं। आखिरकार, वह आपकी कॉल रिपोर्ट का उपयोग करके आपकी नौकरी के प्रदर्शन और कंपनी के मूल्य का मूल्यांकन कर सकता है।
