चेक साइनर्स के लिए आंतरिक नियंत्रण चेकलिस्ट संगठनों के बीच भिन्न होती है। प्रत्येक कंपनी को बेईमानी की क्षमता को खत्म करने और धोखाधड़ी को रोकने के लिए जोखिम प्रबंधन के लिए एक ध्वनि योजना निर्धारित करनी चाहिए। कुछ संस्थाओं के लिए, प्रक्रिया चेक ऑर्डर करने से शुरू होती है और चेक स्टोरेज से लेकर दो हस्ताक्षरकर्ताओं के लिए आवश्यकता होती है या चेक के लिए विशेष स्वीकृति होती है जो एक विशिष्ट राशि से अधिक होती है। समय-समय पर नियमों की समीक्षा करके सुनिश्चित करें कि वे सर्वोत्तम प्रथाओं को शामिल करते हैं।
लिखित नीति
आंतरिक नीतियों या नियंत्रणों को लिखित रूप में रखें जो वास्तव में हस्ताक्षर करने के लिए आदेश देने और प्राप्त करने के लिए संगठन के नियंत्रणों को नियंत्रित करते हैं। डिज़ाइन उपकरण जिसमें दस्तावेज़ और रिकॉर्ड होते हैं, जो सभी चेक लेखन लेनदेन और घटनाओं को रिकॉर्ड करते हैं। सुनिश्चित करें कि सुविधा में पर्याप्त भंडारण है और कंप्यूटर प्रोग्राम में पर्याप्त प्राधिकरण सुरक्षा है।
खाली चेक स्टॉक
कई संगठनों में ऐसे व्यक्ति या संरक्षक होते हैं जिनके पास ब्लैंक चेक स्टॉक के लिए नियंत्रण पत्र रखने की जिम्मेदारी होती है। प्रक्रिया निम्न चरणों को पूरा कर सकती है: खाली चेक की डिलीवरी की तारीख दर्ज करना और प्राप्त चेक के अनुक्रम को इंगित करना। कंट्रोल शीट पर गुम चेक नंबर दर्ज करें। जिस व्यक्ति को ब्लैंक चेक का बैच प्राप्त होता है, उसे प्रत्येक शिपमेंट के लिए तारीख और हस्ताक्षर करना चाहिए। इसके अलावा, अप्रयुक्त चेक की तारीख और अनुक्रम को स्टोर करके लौटा दें। जारी किए गए अंतिम चेक को सत्यापित करें; यह चेक अनुक्रम को बरकरार रखना सुनिश्चित करता है।
स्वतंत्र जाँच और शेष
जब चेक साइनर्स के लिए आंतरिक नियंत्रण की बात आती है, तो इंडिपेंडेंट चेक और बैलेंस सबसे अच्छा अभ्यास करते हैं। इसमें चेक की मात्रा सुनिश्चित करना शामिल है, सामंजस्य सही मात्रा में है, जिसमें लिपिक चेक शामिल हैं, रिकॉर्ड की गई जवाबदेही के साथ संपत्ति की तुलना, कम्प्यूटरीकृत नियंत्रण। इसके अलावा, लेखांकन रिपोर्टों की समीक्षा प्रबंधन, जैसे वृद्ध निशान शेष रिपोर्ट और अन्य स्वचालित रिपोर्ट।
प्रशासनिक समीक्षा
कभी-कभी यह एक संगठन के लिए कार्यों को विभाजित करने के लिए व्यावहारिक नहीं हो सकता है; इस मामले में, व्यवस्थापक को नियमित रूप से समीक्षा लेखन प्रक्रिया की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए आचरण करना चाहिए। केवल उचित दस्तावेज के साथ चेक पर हस्ताक्षर करें और सुनिश्चित करें कि चेक पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति कार्यालय से चेक मेल करता है। जब भी संभव हो, उस व्यक्ति को चेक वापस न करें जो नकद संवितरण और लेखा देय रिकॉर्ड रखता है। नीति के एक मामले के रूप में, "नकद" के लिए देय चेक को न करें।
अलग खाते
अपनी कंपनी के लिए न्यूनतम दो अलग-अलग बैंक खाते स्थापित करें। पहले खाते में सभी फंड और रसीदें जमा करें। आपके द्वारा लिखे गए चेक को कवर करने के लिए दूसरे खाते में बस पर्याप्त धनराशि स्थानांतरित करें। एक बोर्ड के सदस्य या अन्य नामित व्यक्ति के पास खाते में धनराशि स्थानांतरित करने का प्राधिकरण होना चाहिए। इसके अलावा, पेरोल के लिए एक अलग खाता बनाएं; फिर, पेरोल को पूरा करने के लिए केवल आवश्यक राशि का हस्तांतरण करें।
हस्ताक्षर
कुछ बोर्ड को चेक पर दो हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है। हालांकि, दो हस्ताक्षर करना बोझिल हो सकता है और अग्रिम में खाली चेक पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। यदि नीति आपके संगठन के लिए काम नहीं करती है, तो नीति को एक हस्ताक्षरकर्ता की आवश्यकता के लिए एक विशिष्ट डॉलर राशि तक बदल दें। इसके अलावा, कर्मचारियों के लिए एक प्रत्यक्ष जमा राशि निर्धारित करें और तीसरे पक्ष के पेरोल सेवा का उपयोग करें।
