व्यवसाय को सुचारू रूप से और प्रभावी ढंग से चलाने के लिए मानक संचालन प्रक्रिया आवश्यक है। यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी एक ही तरीके से मानक कार्यों से निपटते हैं, और यह कि कंपनी सुसंगत और सटीक है। इसके अलावा, मानक संचालन प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी सुरक्षित और सही ढंग से अपना काम कर रहे हैं। मानक संचालन प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए संचार कौशल की आवश्यकता होती है। आपकी कंपनी का आकार और आप जिन प्रक्रियाओं को लागू करना चाहते हैं, वे निर्धारित करेंगे कि आप उन्हें अपने कर्मचारियों से कैसे संवाद कराते हैं।
इन ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं के लिए लक्षित दर्शकों का मूल्यांकन करें। यदि प्रक्रिया लोगों के एक छोटे समूह पर लागू होती है, तो एक समूह बैठक सबसे अच्छा काम करती है; यदि वे पूरी कंपनी पर लागू होते हैं और यह एक बड़ी कंपनी है, तो एक बड़े पैमाने पर ईमेल या न्यूज़लेटर शब्द तेजी से निकल सकता है। वैकल्पिक रूप से, विभाग प्रमुखों और प्रबंधकों के साथ एक बैठक करें और उन्हें नई प्रक्रियाओं की जानकारी दें। उन्हें अपने समूहों और नई प्रक्रियाओं के विभागों को सूचित करने के लिए कहें।
संक्षिप्त रखें। बताएं कि नई संचालन प्रक्रियाएं क्या हैं और वे पुराने लोगों से कैसे भिन्न हैं। नई प्रक्रियाओं को लागू करने का उद्देश्य स्पष्ट करें। बताएं कि नई प्रक्रियाओं से व्यवसाय में सुधार कैसे होगा और यह कर्मचारियों को कैसे प्रभावित करेगा। उदाहरण के लिए, यह अपना अधिक समय ले सकता है या प्रभावित कर सकता है कि वे अपना काम कैसे करते हैं।
यदि प्रक्रिया जटिल है, तो प्रशिक्षण सत्र या एक-एक सत्र की व्यवस्था करें। यह सुनिश्चित करने के लिए समय है कि हर कोई नई प्रक्रियाओं को पूरी तरह से समझे।
कर्मचारियों को बताएं कि प्रक्रियाओं का पालन कैसे करें, पूछें नहीं। उन्हें बताएं कि आप या अन्य प्रबंधक प्रक्रियाओं को लागू करने की उनकी क्षमता की निगरानी करेंगे। उन्हें नई प्रक्रियाओं से निपटने के लिए उन्हें यह याद दिलाते हुए प्रोत्साहन दें कि नई प्रक्रियाएं उनके काम करने की क्षमता में सुधार करेंगी।
नई प्रक्रियाओं पर प्रतिक्रिया के लिए पूछें। ऑपरेशन के एक पहलू को बेहतर बनाने के लिए अक्सर प्रक्रियाओं को लागू किया जाता है। जो लोग सीधे इसका उपयोग करते हैं, उनकी तुलना में कोई भी प्रक्रिया के पेशेवरों और विपक्षों से अधिक परिचित नहीं है। प्रक्रिया प्रभावी है यह सुनिश्चित करने के लिए उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त करें।
निर्देशों को सुलभ बनाएं। आंतरिक वेब पर प्रक्रियाओं को प्रकाशित करें, ईमेल अनुस्मारक भेजें और कर्मचारियों के लिए एक हार्ड कॉपी प्रदान करें।
