आपके प्रबंधक ने आपको एक बाजार की प्रवृत्ति पर शोध करने और अपने विभाग के लिए एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहा है ताकि आपकी कंपनी अपने बाजार में हिस्सेदारी और लाभ बढ़ाने के लिए रणनीति बना सके। इस बिंदु पर आपको यह तय करना होगा कि किस प्रकार की रिपोर्ट लिखनी है। औपचारिक और अनौपचारिक रिपोर्टों के बीच अंतर जानने से आपको सही शैली चुनने में मदद मिलेगी।
अनौपचारिक रिपोर्ट
अनौपचारिक रिपोर्ट आम तौर पर आंतरिक रिपोर्ट होती है, और विभाग के अन्य सदस्यों और विभाग प्रमुखों के पास जा सकती है। उनका उपयोग उन रिपोर्टों के लिए भी किया जाता है जो पूरे कंपनी में प्रसारित होंगे। वे व्यक्तिगत सर्वनाम और संकुचन का उपयोग करते हैं। हालाँकि यह रिपोर्ट कई खंड लंबी हो सकती है, यह आमतौर पर औपचारिक रिपोर्ट की तुलना में बहुत कम होती है। कोई सामग्री पृष्ठ शामिल नहीं है। अनौपचारिक रिपोर्टों को मेमो की तरह भी स्वरूपित किया जा सकता है।
अनौपचारिक संरचना
आपका परिचय और निष्कर्ष रिपोर्ट के शरीर में शामिल है, और कोई सार नहीं है। यदि आवश्यक हो तो बहुत छोटी शीर्षक शामिल करें। परिचय में, संक्षेप में समस्या बताएं कि आपने क्या किया है और आपका अंतिम निष्कर्ष क्या है। आपके पास एक लक्षित दर्शक है, इसलिए अपनी चर्चा में उनसे सीधे बात करें। तथ्यों को बताएं और विवरणों को अलंकृत न करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट समझ में आए। पाठक को याद दिलाएं कि आपके निष्कर्ष क्या थे। आपकी रिपोर्ट को 10- से 12-बिंदु वाले फ़ॉन्ट के साथ सही ठहराया जाएगा। अपनी सिफारिशों और समस्या को हल करने की दिशा में आपके द्वारा की गई प्रगति को शामिल करें। उम्मीदों और सिफारिशों के बारे में सकारात्मक रहें।
औपचारिक रिपोर्ट
यदि आप ऊपरी प्रबंधन के लिए या किसी अन्य संगठन के लिए एक रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको एक औपचारिक रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। उच्च शिक्षा में शोध पत्रों के लिए औपचारिक रिपोर्टों का भी उपयोग किया जाता है। औपचारिक रिपोर्ट लंबी और अच्छी तरह से शोध कर रहे हैं। औपचारिक रिपोर्ट अवैयक्तिक हैं, शायद ही कभी व्यक्तिगत सर्वनाम और संकुचन का उपयोग कर रहे हों।सारांश अलग-अलग पृष्ठों पर स्थित हैं और आमतौर पर एक से अधिक शीर्षक होते हैं। औपचारिक रिपोर्ट भी एक प्रस्ताव से पहले हो सकती है। यदि आपकी रिपोर्ट पाँच पृष्ठ से अधिक लंबी है तो एक सामग्री पृष्ठ शामिल करें। एक कवर पत्र या ज्ञापन की आवश्यकता हो सकती है।
औपचारिक संरचना
एक कवर पृष्ठ शामिल करें जो एक पुस्तक कवर जैसा दिखता है। सार संक्षेप में एक पृष्ठ या उससे कम में समस्या, अनुसंधान और अंतिम निष्कर्ष की प्रक्रिया को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। आपका शीर्षक पृष्ठ रिपोर्ट के शीर्षक, उस व्यक्ति को कवर करेगा जिसने रिपोर्ट, प्रकाशक और सबमिशन की तारीख को संकलित किया है। अपनी प्रारंभिक थीसिस या अध्ययन के उद्देश्य को संक्षेप में लिखें, और उन सभी विवरणों को शामिल करें जो आपके दर्शकों को प्रश्न को पूरी तरह से समझने के लिए आवश्यक हैं। सामग्री की एक तालिका और तालिकाओं और आंकड़ों की एक सूची शामिल करें। आपकी रिपोर्ट के मुख्य भाग में एक परिचय, शोध का अवलोकन और अंतिम निष्कर्ष और सिफारिशें शामिल होंगी। अपनी रिपोर्ट को पावती के साथ समाप्त करें, उन संदर्भों की एक सूची जहां आप अपने शोध और किसी भी परिशिष्ट में स्थित हैं।
