यदि आप एक संगठनात्मक योजना के साथ शुरू नहीं करते हैं, तो प्रोजेक्ट रिपोर्ट लिखना एक कठिन काम हो सकता है। प्रोजेक्ट रिपोर्ट में आमतौर पर वही मूल तत्व होते हैं जो पाठकों को परियोजना के लक्ष्यों, योजना, बजट और परिणामों के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। कुछ बुनियादी रिपोर्ट-लेखन तकनीकों का उपयोग करके, आप एक प्रभावी परियोजना दस्तावेज़ बना सकते हैं जो आपके साथियों को आपके द्वारा व्यवस्थित और महत्वपूर्ण जानकारी देने में सक्षम दिखाता है।
निर्धारित करें कि आप किस प्रकार की परियोजना रिपोर्ट लिखेंगे। आम परियोजना रिपोर्ट में प्रस्ताव, कार्य अनुशंसाओं का दायरा, स्थिति अद्यतन, परिवर्तन विश्लेषण और अंतिम समीक्षा और सिफारिशें शामिल हैं। इससे आपको अपनी टीम के सदस्यों, पर्यवेक्षक या अन्य हितधारकों की सटीक जानकारी देने में मदद मिलेगी।
अपनी रिपोर्ट के लिए एक रूपरेखा लिखें। एक कवर पृष्ठ, सामग्री पृष्ठ, कार्यकारी सारांश, मुख्य निकाय और परिशिष्ट शामिल करें। तय करें कि आप किन श्रेणियों की जानकारी देंगे। आपके द्वारा लिखी जाने वाली रिपोर्ट के प्रकार के आधार पर, इनमें लक्ष्य, परियोजना पद्धति, कर्मचारी, आवश्यक संसाधन, अवधि, सफलता के मानक, बजट, संस्करण, वितरण, समय सीमा, परिणाम और सिफारिशें शामिल हो सकती हैं।
प्रत्येक अनुभाग को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करें। इसके लिए परियोजना का अनुरोध करने वाले लोगों के साथ साक्षात्कार आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है, परियोजना पर काम करने वाले कर्मचारी सदस्य और हितधारक जो परियोजना का लक्ष्य हैं, जैसे कि ग्राहक, आंतरिक कर्मचारी या विक्रेता और आपूर्तिकर्ता। ऐतिहासिक डेटा प्राप्त करें, जैसे पिछले बिक्री वॉल्यूम, बजट, भागीदारी स्तर और जनसांख्यिकीय डेटा।
कार्यकारी सारांश का पहला मसौदा लिखें, जो रिपोर्ट का संक्षिप्त विवरण है। इसमें उस कारण को शामिल किया जाना चाहिए जिस कारण पाठक को रिपोर्ट मिल रही है, रिपोर्ट और अनुशंसाओं के मूल आकर्षण। एक कार्यकारी सारांश में बारीक विवरण शामिल न करें, जो अक्सर आधे पृष्ठ का अवलोकन होता है। परियोजना रिपोर्ट के मुख्य भाग में विवरण और सहायता प्रदान करें।
अपने डेटा और साक्षात्कार का उपयोग करके रिपोर्ट के प्रत्येक अनुभाग को लिखें। तार्किक क्रम का उपयोग करके अनुभागों को व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, बजट के साथ शुरू न करें जब तक कि आपने परियोजना के लिए आवश्यक घटकों की व्याख्या नहीं की है। इससे आप प्रत्येक व्यय की व्याख्या करने से बच सकते हैं और इसकी दो बार आवश्यकता क्यों है। जब तक आपने परियोजना के घटकों को सूचीबद्ध नहीं किया है, तब तक परियोजना पर काम करने वाले कर्मचारियों के नाम सूचीबद्ध न करें। एक विचरण अनुभाग के लिए, मूल परिणामों को छोड़कर और फिर वास्तविक परिणामों को शामिल करें।
अपने निष्कर्षों के आधार पर एक सारांश और सिफारिशों के साथ रिपोर्ट को समाप्त करें। अपने निष्कर्ष और सिफारिशों का समर्थन करने के लिए डेटा का उपयोग करें। अपने पेपर के परिशिष्ट में पाठकों का संदर्भ लें, जिसमें विस्तृत समर्थन जानकारी शामिल होगी, जैसे कि विस्तृत कली, ग्राफ़, चार्ट और अन्य तकनीकी डेटा।
यह निर्धारित करने के लिए अपने कार्यकारी सारांश की समीक्षा करें कि क्या आपकी रिपोर्ट लिखते समय आपके द्वारा खोजी गई जानकारी के आधार पर आपके किसी शुरुआती योग को बदला जाना चाहिए कार्यकारी सारांश का अंतिम संस्करण लिखें।
अपने परिशिष्ट में जानकारी संकलित करें और अपनी रिपोर्ट में दिखाई देने वाले क्रम में रखें। अपनी रिपोर्ट पर वापस जाएं और परिशिष्ट जानकारी के लिए पाठकों को निर्देशित करने के लिए फ़ुटनोट्स या पेज नंबर शामिल करें।
