परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट एक विशिष्ट परियोजना पर एक प्रगति अद्यतन प्रदान करती है। वे आम तौर पर परियोजना के मील के पत्थर पर लिखे जाते हैं, लेकिन किसी भी समय ग्राहक या पर्यवेक्षक द्वारा अनुरोध किया जा सकता है। परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे परियोजना प्रबंधक को मूल योजना से तुलना करके प्रगति का आकलन करने की अनुमति देते हैं। यह प्रबंधक को सभी हितधारकों में किसी भी परिवर्तन, देरी, समस्याओं और सकारात्मकता को संप्रेषित करने और समझाने की अनुमति देता है। परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट लंबी नहीं होनी चाहिए, लेकिन परियोजना के सभी पहलुओं को संबोधित करना चाहिए।
परियोजनाओं की पहचान करने वाली जानकारी प्रदान करें: परियोजना का नाम, परियोजना संख्या (यदि वहाँ एक है), ग्राहक का नाम, संपर्क व्यक्ति अगर ग्राहक एक व्यवसाय या संगठन है, तो परियोजना शुरू होने की तारीख, और वह पता जिस पर परियोजना यदि लागू हो, निष्पादित किया जा रहा है। परियोजना प्रबंधक (पीएम) का नाम भी बताएं, रिपोर्ट लिखने वाले व्यक्ति का नाम यदि लेखक पीएम के अलावा कोई और है, और जिस तारीख को रिपोर्ट लिखी जा रही है।
उन सभी दलों के नाम सूचीबद्ध करें, जिनके लिए परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट वितरित की जाएगी। सभी ठेकेदारों, कर्मचारियों, पर्यवेक्षकों या ग्राहक संपर्कों को शामिल करें जो रिपोर्ट की एक प्रति प्राप्त करेंगे। सूची के तल पर "फ़ाइल" को इंगित करें कि रिपोर्ट की एक प्रति परियोजना फ़ाइल में रखी गई है।
मूल प्रोजेक्ट स्कोप की तुलना में वर्तमान प्रोजेक्ट स्कोप का मूल्यांकन करें। जो भी बदलाव किए गए हैं उन पर ध्यान दें और उस पार्टी का नाम भी शामिल करें जिसने परिवर्तन का अनुरोध किया है और उस पार्टी का नाम जिसने परिवर्तन को मंजूरी दी है।
नियोजित समयरेखा के खिलाफ वर्तमान परियोजना समयरेखा का मूल्यांकन करें। किसी भी देरी या लाभ की व्याख्या करें और बताएं कि वे समग्र समयरेखा को कैसे प्रभावित करेंगे। बताएं कि वर्तमान में देरी का समाधान किया गया है या अनसुलझे। अनसुलझे विलंब के लिए, समस्या को दूर करने के लिए योजना की व्याख्या करें और जब आप समस्या को हल करने का अनुमान लगाते हैं। यदि पूर्णता तिथि बदल गई है, तो एक नई पूर्णता तिथि प्रदान करें।
वर्तमान बजट की तुलना मूल बजट से करें। दोनों लागत (विक्रेता द्वारा परियोजना को पूरा करने के लिए सामग्री और सामग्री में भुगतान की जाने वाली राशि) और मूल्य (ग्राहक परियोजना के पूरा होने पर भुगतान करेगा) पर विचार करें। गुंजाइश परिवर्तन के कारण लागत या मूल्य में परिवर्तन शामिल करना याद रखें। यदि लागू हो तो अपडेटेड प्रोजेक्ट बजट संलग्न करें।
वर्तमान जोखिम वातावरण की तुलना मूल जोखिम मूल्यांकन प्रपत्र से करें। राज्य जो जोखिम को समाप्त कर दिया गया है और जो अभी भी मौजूद हैं। अपने संभावित बजट और समय के निहितार्थ के साथ उत्पन्न होने वाले किसी भी नए जोखिमों की सूची बनाएं। नए जोखिमों से बचने या उनका जवाब देने के लिए एक योजना पेश करें।
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें। यदि दस्तावेज़ एक पृष्ठ से अधिक है, तो प्रत्येक पृष्ठ प्रारंभिक। कुछ कंपनी प्रक्रियाओं के लिए यह भी आवश्यक है कि पर्यवेक्षक और / या ग्राहक सभी परियोजना प्रबंधन रिपोर्टों पर हस्ताक्षर करें।
टिप्स
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अच्छी खबर को शामिल करने के लिए मत भूलना! रिपोर्ट में सभी लागत और समय की बचत शामिल करें।
किसी भी आपूर्तिकर्ता त्रुटियों को दस्तावेज़ करें जो समयरेखा या बजट को प्रभावित करते हैं। आप खोए हुए समय या धन के लिए आपूर्तिकर्ताओं को चार्ज करने में सक्षम हो सकते हैं।
