एक्शन रिपोर्ट (AAR) के बाद वे पूरा होने के बाद टीम परियोजनाओं का आकलन करने के लिए उपयोग करने के लिए एक महान उपकरण है। इस प्रकार की रिपोर्ट बहुत छोटी या काफी लंबी हो सकती है, जो कि विश्लेषण की जा रही परियोजना की गुंजाइश और समय सीमा के आधार पर होती है, लेकिन लंबाई कोई भी हो, रिपोर्ट हमेशा एक ही उद्देश्य: मूल्यांकन और सुधार का कार्य करती है।
AAR क्या है?
बस, यह एक परियोजना के पूरा होने के बाद प्रतिबिंबित करने का एक तरीका है। आपकी परियोजना के परिणामों को साझा करना, दोनों सकारात्मक और नकारात्मक, भविष्य की टीमों को अपनी परियोजनाओं को पूरा करने में मदद कर सकते हैं और रास्ते में आपके द्वारा सामना किए गए नुकसान से बच सकते हैं। उद्देश्य अपने काम से सीखने को अधिकतम करना है ताकि आप एक ही गलती दो बार न करें। हर टीम के सदस्य को AAR में योगदान देना चाहिए; हर आवाज मायने रखती है।
AAR में क्या शामिल करें
आदर्श रूप से, एक समूह एक टीम के रूप में एएआर पर काम करेगा। एक परियोजना के पूरा होने के बाद, टीम को जल्द से जल्द इकट्ठा होना चाहिए कि क्या सही हुआ, क्या गलत हुआ और क्या सुधार किया जा सकता है। यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं, जिन्हें AAR के लिए पूछा जाना चाहिए और उनका उत्तर दिया जाना चाहिए:
- इस परियोजना से क्या हासिल होना चाहिए था?
- वास्तव में क्या हासिल हुआ था?
- मतभेद क्यों हैं?
- परियोजना के कौन से पहलू काम करते हैं?
- क्या काम नहीं किया और क्यों?
- अगर दूसरा मौका दिया जाए तो आप क्या बदलेंगे?
पहले तीन प्रश्न यह स्थापित करते हैं कि परियोजना के निष्पादन के दौरान वास्तव में क्या हुआ और यह सुनिश्चित करना कि टीम के सभी सदस्य समझौते में हों। अंतिम तीन प्रश्न टीम को परियोजना के मूल्य पर प्रतिबिंबित करने और यह तय करने का अवसर देते हैं कि क्या सुधार की आवश्यकता है।
AAR का उदाहरण
आइए कल्पना करें कि एक मानवीय समाज में तीन सदस्यीय टीम को एक साप्ताहिक ईमेल समाचार पत्र शुरू करने का काम सौंपा गया था। उन्हें एक मंच खोजने, सामग्री विचारों को विकसित करने और पहले दो समाचार पत्र लिखने में तीन महीने लगे। अब वे परियोजना का आकलन करने और अपने प्रबंधक के लिए एएआर लिखने के लिए एकत्र हुए हैं। इससे टीम को यह आकलन करने में मदद मिलेगी कि क्या किसी बदलाव को आगे बढ़ाया जाना चाहिए। यह प्रबंधक को परियोजना की स्थिति और इस प्रकार अब तक की सफलता का एक विचार देगा।
परियोजना का सारांश:
हमें मानव समाज के लिए एक साप्ताहिक ईमेल समाचार पत्र विकसित करने और लॉन्च करने का काम सौंपा गया था। विभिन्न सामग्री निर्माण और ईमेल न्यूज़लेटर प्लेटफार्मों पर शोध करने के बाद, हमने एक्स को चुना क्योंकि यह हमारी आवश्यकताओं के अनुकूल अभी तक सस्ता था। हमारी प्रारंभिक ईमेल सूची में 5,000 नाम शामिल हैं जिन्हें हमने इस गर्मियों में सामुदायिक कार्यक्रम में इकट्ठा किया था।
हमने अपने न्यूज़लेटर में प्रत्येक सप्ताह को कवर करने की योजना बनाने वाले तीन विषयों की एक सूची बनाई है: पालतू जानवरों के लिए पालतू जानवर, आपके पालतू जानवरों की देखभाल और पालतू जानवर के स्पॉटलाइट। प्रत्येक विषय के तहत, हमारे पास एक छोटी कहानी और तस्वीरें होंगी। क्योंकि समाचार पत्र का प्राथमिक उद्देश्य दत्तक दरों में वृद्धि करना है, हमने अपने विषयों को इस आवश्यकता के अनुरूप बनाया है।
हमने दो पूर्ण समाचार पत्र लिखे हैं और उन्हें हमारी ईमेल सूची में 5,000 ग्राहकों को भेजा है। पिछले सप्ताह में, प्रत्यक्ष परिणाम के रूप में गोद लेने में 5 प्रतिशत की वृद्धि हुई है।
सुधार के क्षेत्र
- हमें प्रत्येक समाचार पत्र की प्रतिलिपि संपादित करने के साथ टीम के अन्य सदस्य को कार्य करने की आवश्यकता है क्योंकि त्रुटियां छूट गईं थीं।
- हम अपने बजट में एक कैमरा शामिल करने के लिए फोटो की गुणवत्ता में सुधार करना चाहते हैं।
- हम यह सत्यापित करने के लिए गोद लेने वालों के लिए एक आधिकारिक सर्वेक्षण बनाने की योजना बनाते हैं कि समाचार पत्र बढ़ी हुई गोद लेने का कारण है या नहीं। हमने अकेले मुंह के शब्द पर अपना आकलन किया।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह एएआर काफी कम है लेकिन यह बताता है कि सुधार के लिए विशिष्ट क्षेत्रों के साथ-साथ क्या पूरा किया गया है। यह एएआर प्रबंधक को भविष्य के संदर्भ और समीक्षा के लिए दिया जाएगा।
