नीतियां और प्रक्रियाएं, गोपनीयता समझौते और, जब आवश्यक हो, सभी आकारों के व्यवसायों में गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए गैर-प्रतिस्पर्धा समझौते महत्वपूर्ण हैं। हालांकि, बस अपने कर्मचारियों को समझौतों की एक बीवी पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है और एक कर्मचारी हैंडबुक में गोपनीयता अनुभाग सहित सफलता के लिए आवश्यक खरीद-प्राप्त करने के लिए पर्याप्त नहीं हो सकता है। दोनों नए-भाड़े और चल रहे गोपनीयता प्रशिक्षण जिसमें एक नीति और विधायी समीक्षा, साथ ही भूमिका-खेल और एक सवाल-जवाब सत्र शामिल हैं, भागीदारी को बढ़ा सकते हैं, जो बदले में नीतियों और प्रक्रियाओं को अधिक प्रभावी बनाता है।
मूल पाठ्यक्रम
एक बुनियादी पाठ्यक्रम उन विषयों को संबोधित करना चाहिए जो विशेष रूप से आपके व्यवसाय से संबंधित हैं। सामान्य विषयों में व्यावसायिक योजनाएं, रोजगार रिकॉर्ड और कार्मिक फाइलें, ग्राहक जानकारी, कंप्यूटर फाइलों में संग्रहीत डेटा, अनुसंधान और विकास रणनीतियों, वित्तीय जानकारी, विपणन और मूल्य निर्धारण रणनीतियों और आपूर्तिकर्ता जानकारी शामिल हैं। प्रत्येक प्रशिक्षण विषय में कर्मचारियों को यह समझने में मदद करनी चाहिए कि गोपनीयता क्यों महत्वपूर्ण है और संभावित गैर-अनुपालन परिणाम क्या हो सकते हैं, गोपनीयता की किसी भी सीमा को परिभाषित करें और कर्मचारियों को सिखाएं कि गोपनीयता की दुविधाओं को कैसे हल किया जाए।
प्रक्रियात्मक प्रशिक्षण
अधिकांश प्रशिक्षण गोपनीयता नीतियों और प्रक्रियाओं को समझाने पर केंद्रित है। उदाहरण के लिए, एक सुरक्षा मॉड्यूल कार्यस्थल को छोड़ते समय, कंप्यूटर को सुरक्षित करने के लिए "जानने की आवश्यकता" के अर्थ को परिभाषित कर सकता है और यहां तक कि सिर्फ एक पल के लिए भी। एक संचार मॉड्यूल अधिकृत की पहचान कर सकता है - और अनधिकृत - गोपनीय जानकारी को पहचानने और संचारित करने के तरीके। एक सूचना निपटान मॉड्यूल कागज-आधारित दस्तावेजों को कतरने या कंप्यूटर फ़ाइलों से डेटा को पोंछने या एक पुराने कंप्यूटर के निपटान से पहले हार्ड ड्राइव को नष्ट करने की प्रक्रियाओं का वर्णन कर सकता है।
कानूनी आवश्यकताएं
1996 के हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी एंड एकाउंटेबिलिटी एक्ट के अधीन व्यवसायों को एचआईपीएए नीतियों और प्रक्रियाओं को नए भाड़े की गोपनीयता प्रशिक्षण में शामिल करना चाहिए। अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन के अनुसार, प्रशिक्षण में कर्मचारियों को अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करनी चाहिए, HIPAA और रोगी की गोपनीयता के बारे में हर विवरण प्रदान नहीं करना चाहिए। विषय जानकारी एकत्र करना, जानकारी के लिए अनुरोधों को संभालना, रिकॉर्ड बनाए रखना और पहुंच और गोपनीयता की स्थितियों को संभालना शामिल है। अधिकांश व्यवसाय कर्मचारियों को सामग्री सुनिश्चित करने के लिए बहु-विकल्प या लघु-उत्तर प्रश्नोत्तरी के साथ प्रशिक्षण का समापन करते हैं।
हाथों पर प्रशिक्षण गतिविधियों
छोटे समूह की गतिविधियाँ प्रशिक्षण अवधारणाओं को दर्शाने और समस्या को सुलझाने के कौशल में सुधार के लिए सहायक हैं। उदाहरण के लिए, छोटे समूह के विचार-मंथन सत्र विभिन्न परिदृश्यों पर आधारित हो सकते हैं, जैसे कि वाटर-कूलर वार्तालाप, अनधिकृत व्यक्ति निजी कंपनी की जानकारी का अनुरोध या एक्सेस करना और प्रतियोगियों को अनुसंधान और विकास की जानकारी देना, जिसमें गोपनीयता जोखिम शामिल हैं। चर्चा और भूमिका निभाना प्रतिभागियों को ऐसे परिणामों की पहचान करने के लिए प्रोत्साहित कर सकता है जो गोपनीयता में उल्लंघन कर सकते हैं। गतिविधि पूरी होने के बाद, पूरा समूह एक साथ वापस आता है और परिणामों पर चर्चा करता है।
