SAP जैसे सॉफ़्टवेयर पैकेज ने व्यवसायों को वित्तीय और परिचालन डेटा को ट्रैक करने, वास्तविक समय में अपडेट करने और यदि आवश्यक हो तो पाठ्यक्रम सुधार करने का एक शक्तिशाली तरीका दिया है। किसी भी प्रकार के व्यवसाय लेनदेन या गतिविधि के बारे में ट्रैक करने और रिपोर्ट करने की बढ़ती क्षमताओं के साथ, सॉफ्टवेयर डेटाबेस का विकास और सुधार जारी रहा है। उपयोगकर्ताओं को इन प्रणालियों से अधिकतम लाभ उठाने और दक्षता और सूचना के प्रवाह को अधिकतम करने के लिए प्रशिक्षण और ट्यूटोरियल का लाभ उठाना चाहिए।
एसएपी के कार्य को समझें और यह डेटा को कैसे संग्रहीत करता है। SAP सिस्टम एक बहुआयामी डेटाबेस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है। बड़ी कंपनियां इसका उपयोग एक सॉफ्टवेयर पैकेज के साथ व्यापार के चल रहे कई कार्यों को प्रबंधित करने के लिए करती हैं। SAP का उपयोग कंपनियों द्वारा ERP या एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग के रूप में किया जाता है, जो वास्तविक समय में व्यवसाय के कई प्रमुख कार्यों का प्रबंधन करने के लिए समाधान करता है। डेटा की गुणवत्ता समय पर और सही प्रविष्टियों पर निर्भर है।
यह जानने के लिए कि सैप आपकी कंपनी के अनुरूप कैसे बना है, यह समझने के लिए कि लेखा प्रविष्टियाँ कैसे प्रवाहित होती हैं। एसएपी अत्यधिक अनुकूलन योग्य है, कुछ विशेषताओं के साथ, जो एक बार बदल जाने पर, पूरे सिस्टम को प्रभावित करते हैं। इसके अतिरिक्त, SAP के भीतर प्रत्येक विशिष्ट मॉड्यूल को एक विशिष्ट संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। इस कारण से, SAP ट्यूटोरियल कुछ हद तक कंपनी-विशिष्ट होते हैं और आमतौर पर सूचना प्रौद्योगिकी टीम द्वारा या SAP सलाहकारों द्वारा प्रदान किए जाते हैं।
उन संपूर्ण लेनदेन का पालन करें जिन्हें आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं और सत्यापित करना चाहते हैं कि प्रविष्टियाँ पहले से ही स्वचालित रूप से बनाई गई थीं; एसएपी एक डेटाबेस में सभी मॉड्यूल के लिए जानकारी संग्रहीत करता है, जो एक ही समय में जानकारी के कई अलग-अलग टुकड़ों को वास्तविक समय के अपडेट की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन कार्यक्रम बिक्री गतिविधि द्वारा संचालित होते हैं, और लेखांकन प्रविष्टियां उत्पादन और बिक्री प्रविष्टियों के परिणामस्वरूप स्वचालित रूप से होती हैं।
किसी भी प्रविष्टि को रिकॉर्ड करने का प्रयास करने से पहले अपनी फर्म के विशिष्ट एसएपी संस्करण से परिचित हो जाएं। SAP में कई अलग-अलग मॉड्यूल होते हैं। सभी कंपनियां हर मॉड्यूल का उपयोग नहीं करती हैं और यह प्रभावित कर सकता है कि प्रविष्टियां कैसे बनाई जाती हैं। मॉड्यूल में परतों में काम शामिल है, और लेखांकन मॉड्यूल में वित्तीय लेखांकन और नियंत्रण शामिल हैं। इसमें खातों के संगठन के चार्ट द्वारा परिभाषित अन्य खाता उप-खातों के साथ देय और प्राप्य खातों की स्वचालित रिपोर्टिंग और प्रबंधन शामिल है। जर्नल प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से पोस्ट किया जाता है क्योंकि बिक्री और भुगतान सिस्टम में दर्ज किए जाते हैं। कंट्रोलिंग मॉड्यूल कंपनी की लागत और राजस्व प्रवाह का प्रबंधन करता है, साथ ही अपडेट स्वतः भी हो रहा है। अन्य मॉड्यूल में एसेट मैनेजमेंट, प्रोजेक्ट प्लानिंग, वर्क-फ्लो, मानव संसाधन, सामग्री प्रबंधन, उत्पादन योजना और बिक्री और वितरण शामिल हैं।
समझें कि कुछ ट्यूटोरियल थोड़ा सामान्य हो सकते हैं। वित्तीय लेखांकन मॉड्यूल आमतौर पर एक विशिष्ट कंपनी की जरूरतों को पूरा करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है। प्रत्येक कंपनी के खातों, विभागों और लागत केंद्रों का अपना अनूठा चार्ट होता है। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक कंपनी सॉफ्टवेयर में एक ही प्रकार की कार्यक्षमता का उपयोग नहीं करती है। कुछ फर्मों के पास निर्यात बिक्री हो सकती है, उदाहरण के लिए, जिसमें निर्यात ग्राहक खाते स्थापित करना और विशेष रूप से निर्यात बिक्री से राजस्व को ट्रैक करने के लिए एक नया राजस्व खाता जोड़ना शामिल होगा। SAP कार्यान्वयन टीम, चाहे कंपनी द्वारा नियोजित हो या बाहरी सलाहकारों के रूप में काम कर रही हो, प्रत्येक SAP मॉड्यूल के लिए ट्यूटोरियल और प्रशिक्षण प्रदान करना चाहिए।
सामान्य ट्यूटोरियल और जानकारी के लिए ऑनलाइन स्रोतों की समीक्षा करें। ऑनलाइन स्रोत लेखांकन और अन्य मॉड्यूल के लिए ट्यूटोरियल प्रदान करते हैं, हालांकि उन्हें एक अलग प्रकार के व्यवसाय की ओर बढ़ाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, स्क्रैंटन विश्वविद्यालय एसएपी के अन्य मॉड्यूल के साथ वित्तीय लेखांकन और नियंत्रण मॉड्यूल के लिए एक ऑनलाइन ट्यूटोरियल प्रदान करता है।
