प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट का उपयोग प्रोजेक्ट टीम की स्थिति को बताने के लिए करते हैं। परियोजना की योजना में कार्य, गतिविधियाँ, मील के पत्थर, निर्भरताएँ और संसाधन शामिल हैं जो परियोजना के सफल समापन के लिए आवश्यक हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्लान बनाता है और उसका रखरखाव करता है। कुछ परियोजना प्रबंधक अपनी परियोजना योजनाओं को बनाए रखने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं।
विकास
प्रोजेक्ट मैनेजर आवश्यक गतिविधियों में लोड करके शुरू में प्रोजेक्ट प्लान बनाते हैं। ये गतिविधियाँ समग्र परियोजना से संबंधित हैं और विभिन्न परियोजना टीम के सदस्यों को सौंपी गई हैं। प्रोजेक्ट प्लान की पुनरावृति प्रकृति के कारण, प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट को पूरे प्रोजेक्ट में अपडेट कर सकते हैं। प्रोजेक्ट शेड्यूल और प्रोजेक्ट संसाधनों से संबद्ध होने पर गतिविधियाँ कार्य विच्छेद संरचना बनाती हैं।
तत्वों
परियोजना योजना उन विभिन्न योजनाओं को व्यवस्थित करने में मदद करती है जो परियोजना योजना के भीतर रहती हैं। प्रोजेक्ट स्कोप प्लान प्रोजेक्ट के समग्र दायरे को रेखांकित करता है। शेड्यूलिंग योजना परियोजना की समयावधि और परियोजना शुरू होने और समाप्ति की तारीखों का विवरण देती है। यह योजना समग्र परियोजना के परियोजना चरणों को भी रेखांकित करती है। लागत प्रबंधन योजना में परियोजना बजट और बजट विवरण में असंगति शामिल है। गुणवत्ता प्रबंधन योजना परियोजना के परिचालन विवरण के बारे में जानकारी प्रदान करती है। स्टाफिंग और कम्युनिकेशन योजना के संसाधनों और कब और क्या संचार संगठन और प्रोजेक्ट टीम के लिए जाते हैं।
जोखिम प्रबंधन
जोखिम प्रबंधन एक परियोजना योजना की उपयोगिता का भी विवरण देता है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट के "प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज" के अनुसार, प्रत्येक प्रोजेक्ट में जोखिम होते हैं। परियोजना की योजना प्रत्येक जोखिम की रूपरेखा तैयार करती है और जोखिम को कम करने के लिए परियोजना प्रबंधक को योजना तैयार करने में सक्षम बनाती है। परियोजना के भीतर कोई भी बाधा परियोजना योजना के जोखिम प्रबंधन योजना में रहती है। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्लान में जोखिमों की निगरानी कर सकता है और आवश्यकतानुसार हितधारकों को सूचित कर सकता है।
क्रियान्वयन
संचार उपकरण के रूप में उपयोग की जाने वाली परियोजना की योजना पूरे परियोजना की जानकारी प्रदान करती है। योजना को क्रियान्वित करके, परियोजना प्रबंधक योजना के साथ सभी तत्वों की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए परियोजना टीम के साथ काम करता है। संसाधन प्रबंधन परियोजना योजना के निष्पादन के दौरान होता है जब तक कि बजट समीक्षा और खरीद गतिविधियां नहीं होती हैं। परियोजना प्रबंधक संचार और संसाधन आवंटन का निष्पादन और निगरानी करता है। प्रोजेक्ट प्लान का उपयोग करके प्रोजेक्ट मैनेजर किसी भी आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई को भी पहचान सकता है।
आउटपुट
कार्य परिणाम और परिवर्तन अनुरोध, परियोजना योजना के दो आउटपुट, परियोजना प्रबंधक को पूर्ण किए गए कार्य का विश्लेषण करने और परियोजना के दायरे को संशोधित करने में मदद करते हैं। आउटपुट की पर्याप्तता सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधक कार्य परिणामों का परीक्षण करने के लिए गुणवत्ता उपायों का उपयोग करता है। लेखक के जोसेफ फिलिप्स के "प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्रोफेशनल स्टडी गाइड" के अनुसार, प्रोजेक्ट के कई अलग-अलग पहलुओं से संबंधित परिवर्तन अनुरोध, अक्सर प्रोजेक्ट शेड्यूल, लागत या गुंजाइश परिवर्तन शामिल हैं।
