व्यावसायिक रिपोर्ट को अक्सर एक टिकाऊ प्लास्टिक बाइंडिंग में रखा जाता है या एक सर्पिल या कंघी बंधन का उपयोग करके बाध्य किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे कई पाठकों तक पकड़ लेंगे। व्यवसायी जो रिपोर्ट रिपोर्टों को बाध्य रिपोर्ट के लिए उपयोग करते हैं, उसे "पांडुलिपि प्रारूप" कहा जाता है। पांडुलिपि प्रारूप में एक रिपोर्ट में कई खंड शामिल हैं: एक शीर्षक पृष्ठ, एक पत्र का प्रसारण, सामग्री की एक तालिका, एक कार्यकारी सारांश, एक परिचय, समस्या या स्थिति की पृष्ठभूमि, एक चर्चा, एक समाधान, एक निष्कर्ष, एक काम का हवाला दिया, और परिशिष्ट।
शीर्षक पृष्ठ बनाकर रिपोर्ट शुरू करें। शीर्षक पृष्ठ को कई अलग-अलग तरीकों से प्रारूपित किया जा सकता है, लेकिन इसमें रिपोर्ट का शीर्षक, लेखक का नाम, प्राप्तकर्ता का नाम और दिनांक शामिल होना चाहिए।
ट्रांसमिट का पत्र बनाएं। हालाँकि, रिपोर्ट में कई प्राप्तकर्ता हो सकते हैं, ट्रांसमिट का पत्र समिति के प्रमुख या उच्चतम रैंकिंग वाले व्यक्ति को संबोधित किया गया है। ट्रांसमिटेड का पत्र असाइनमेंट का परिचय देता है और प्रमुख बिंदुओं को कवर करता है। यह रिपोर्ट के प्राप्तकर्ता के लिए अग्रिम सारांश के रूप में कार्य करता है।
रिपोर्ट का मुख्य भाग, परिचय के साथ शुरू करें। परिचय रिपोर्ट के उद्देश्य, जिस समस्या पर आप चर्चा कर रहा है और समस्या के दायरे का वर्णन करता है। उदाहरण के लिए, यदि रिपोर्ट का विषय आपके कार्यस्थल पर पार्किंग की कमी है, तो आप पार्किंग की समस्या का वर्णन करेंगे, जिस कारण से आपकी कंपनी को समस्या का समाधान करना चाहिए और आप किस पार्किंग स्थल पर चर्चा कर रहे हैं।
पृष्ठभूमि और उद्देश्य नामक एक अनुभाग बनाएं जो किसी भी प्रासंगिक पृष्ठभूमि की जानकारी पर चर्चा करेगा। रिपोर्ट प्राप्त करने वाला पहले से ही इस जानकारी से अवगत हो सकता है, लेकिन इसमें समिति के बाकी सदस्यों को गहन अवलोकन के साथ-साथ विषय के बारे में अपना ज्ञान प्रदर्शित करना होगा। पार्किंग उदाहरण के लिए, आप इस तथ्य पर चर्चा कर सकते हैं कि आपके द्वारा शुरू किए जाने पर बहुत सारे पर्याप्त थे लेकिन 2004 में कंपनी के विलय के बाद से, नए कर्मचारियों को पार्किंग खोजने में समस्या हुई है।
एक अनुभाग लिखें जो समस्या के विभिन्न समाधानों पर चर्चा करता है। समस्या के लिए प्रबंधन सभी संभावित समाधानों के बारे में, या विश्लेषणात्मक रिपोर्ट के मामले में सभी संभावित कारणों के बारे में सूचित करना चाहेगा। प्रत्येक समाधान या कारण को विस्तार से कवर करें और प्रत्येक के लिए सबूत प्रदान करें।
सबसे अच्छा समाधान या सबसे संभावित कारण का वर्णन करें। यदि आप एक समाधान की वकालत कर रहे हैं, तो समाधान के लिए एक बजट और एक समयरेखा प्रदान करें ताकि प्रबंधन में समाधान को लागू करने के साथ सभी पैसे और काम की स्पष्ट तस्वीर हो। यदि आप सबसे संभावित कारण का वर्णन कर रहे हैं, तो बताएं कि कारण को संबोधित करने में क्या हो सकता है।
एक निष्कर्ष लिखें जो रिपोर्ट को सारांशित करता है और आपके सर्वोत्तम समाधान को लागू करने या सबसे संभावित कारण को संबोधित करने की आवश्यकता को दोहराता है। कार्रवाई की जानकारी प्रदान करें, जैसे कि समाधान के लिए बैठक की प्रासंगिक तारीखें या अन्य बैठक की जानकारी।
एक कार्य उद्धृत अनुभाग बनाएँ जो आपके सभी स्रोतों को सूचीबद्ध करता है। यह प्रबंधन को समस्या के बारे में अधिक पढ़ने या आपके तथ्यों को सत्यापित करने की अनुमति देगा।
रिपोर्ट के अंत में किसी भी परिशिष्ट, जैसे सर्वेक्षण की एक प्रति या एक विस्तृत योजनाबद्ध, रखें।
रिपोर्ट लिखे जाने के बाद कार्यकारी सारांश बनाएँ। फिर, रिपोर्ट में सामग्री की तालिका के पीछे कार्यकारी सारांश को सीधे रखें। कार्यकारी सारांश रिपोर्ट के मुख्य भाग की लंबाई का लगभग 1/10 होना चाहिए और पूरी रिपोर्ट का एक व्यापक अवलोकन होना चाहिए। कार्यकारी सारांश का उद्देश्य समिति के लिए संपूर्ण रिपोर्ट का गहन सारांश प्रदान करना है।
अंतिम सामग्री की तालिका लिखें, लेकिन इसे ट्रांसमिट के पत्र के पीछे रखें। जब आप रिपोर्ट के मुख्य भाग के साथ समाप्त हो जाते हैं, तो सभी प्रमुख शीर्षकों और सबहडिंग्स में टाइप करें और उन्हें सामग्री के टेबल पर उनके पेज नंबर के साथ रखें।
रिपोर्ट को बांधें। यदि आपकी रिपोर्ट केवल एक या दो बार पढ़ी जाएगी, तो स्लाइड-ऑन बाइंडर के साथ एक स्पष्ट प्लास्टिक कवर पेशेवर दिखेगा और कुछ उपयोगों के लिए पर्याप्त टिकाऊ होगा। यदि आपकी रिपोर्ट अधिक टिकाऊ होनी चाहिए, तो इसे एक कॉपी शॉप पर ले जाएं और इसे बाध्य करने के लिए कहें। कॉपी शॉप रिपोर्ट में एक उच्च-गुणवत्ता वाला प्लास्टिक कवर डाल सकती है और उस पर एक बंधन डाल सकती है। एक कंघी बांधने की मशीन एक उपयुक्त, सस्ती विकल्प है, लेकिन एक सर्पिल बंधन केवल कुछ डॉलर अधिक के लिए सबसे टिकाऊ और आकर्षक विकल्प होगा।
