प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध, जिसे आरएफपी के रूप में भी जाना जाता है, एक दस्तावेज है जिसे आप तब बनाते हैं जब आपको अपने व्यापार के लिए नए सामान या सेवाओं की खरीद करने की आवश्यकता होती है। एक RFP संभावित विक्रेताओं के लिए आपकी विशिष्ट जरूरतों को पूरा करता है और उन्हें समीक्षा के लिए आपके लिए बोलियां प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित करता है, जिससे आप उस विक्रेता को चुन सकते हैं जो आपके बजट में आपके व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम स्तर की सेवा प्रदान कर सकता है। जबकि RFPs लिखने के लिए कोई मानकीकृत प्रारूप नहीं है, ये चरण-दर-चरण निर्देश आपको अपनी व्यावसायिक आवश्यकता के लिए एक प्रभावी और स्पष्ट RFP बनाने में मदद करेंगे।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के साथ कंप्यूटर
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प्रिंटर (मेलिंग के लिए)
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पेपर (मेलिंग के लिए)
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लिफाफे / डाक (मेलिंग के लिए)
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इंटरनेट का उपयोग (ईमेल करने के लिए)
अपनी आवश्यकताओं को निर्धारित करें। आप कुछ समय निर्धारित करना चाहते हैं जो आप पूछ रहे हैं कि आप इसके लिए कितना भुगतान करने के लिए तैयार हैं। एक RFP आपके आवश्यक "हैव-टू-हैव्स" (आपकी आवश्यकताएं) और आपके "गुड-टू-हैव्स" (आपकी इच्छाएं) दोनों को कवर करेगा, लेकिन यह पहचानना सुनिश्चित करें कि आपके व्यवसाय को हासिल करने के लिए एक विक्रेता को क्या आपूर्ति करनी चाहिए या प्रदान करनी चाहिए । यह प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है - यदि आप अपनी आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं कर सकते हैं, तो आपको उन प्रस्तावों को वापस नहीं मिलेगा जो उन जरूरतों को पूरा करते हैं।
एक रूपरेखा तैयार करें। फिर से, जबकि आरएफपी की रचना करने के लिए कोई कठिन और तेज नियम नहीं हैं, सबसे सटीक और विशिष्ट जानकारी प्रदान करें जो आप कर सकते हैं। बहुत कम से कम, आप शायद अपने आप को अनुभाग हेडर का उपयोग कर पाएंगे, जिसमें एक परिचय शामिल है (न केवल आपकी कंपनी के लिए एक परिचय, बल्कि परियोजना / आवश्यकता के लिए और आप इस संबोधित को कैसे देखना चाहते हैं), आवश्यकताओं ("है" -to-haves ”), चयन मानदंड जिसका उपयोग आप यह निर्धारित करने के लिए करेंगे कि आप बोली, बजट (आप कितना खर्च करने को तैयार हैं), और समयसीमा (कितनी जल्दी आपको यह करने की आवश्यकता है) प्रदान करेंगे। आप पा सकते हैं कि आप अपने विशेष आरएफपी के लिए आवश्यक वर्गों को जोड़ेंगे या घटाएँगे, या अतिरिक्त जानकारी के लिए उपधारा भी जोड़ सकते हैं, जो एक विक्रेता को बोली लगाने से पहले जानना होगा।
मांस आपकी आवश्यकताओं अनुभाग। यह आमतौर पर सबसे लंबा खंड है और जिस पर सबसे अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपने जो किया है उसकी वर्तनी सुनिश्चित करें, न कि आपको इसकी आवश्यकता कैसे है - जब तक कि प्रक्रिया परियोजना का एक विशिष्ट और आवश्यक हिस्सा न हो। इसके अलावा, स्पष्ट शब्दों का प्रयोग अपने “हैव्स” (उपयोग करना, करना होगा, और आवश्यक) और “अच्छा-से-हैव्स” (हो सकता है, और वैकल्पिक) के बीच अंतर करने के लिए करें।
अपनी RFP लिखें। यदि आप लेखक के ब्लॉक कर रहे हैं, तो आप नमूना आरएफपी के लिए ऑनलाइन खोज कर सकते हैं।
Spellcheck और अपने RFP को प्रूफरीड करें। कुछ उद्योगों में, एक गलत दशमलव बिंदु एक बड़ा अंतर ला सकता है।
अपनी RFP वितरित करें। आप इसे उन संभावित विक्रेताओं को मेल या ईमेल कर सकते हैं जिनसे आप परिचित हैं, या इसे अन्य तरीकों से उपलब्ध करा सकते हैं, जैसे कि इसे अपनी कंपनी की वेबसाइट पर रखना।
अपनी विजेता बोली चुनें।
टिप्स
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प्रोजेक्ट या सेवा की आवश्यकता से 10 सप्ताह पहले अपने आरएफपी 8 - तैयार करें। यह प्रस्तावों को फ़िल्टर करने और सर्वोत्तम निर्णय लेने योग्य बनाने के लिए समय देता है।
पहले से तय कर लें कि विजेता बोली निर्धारित करने के लिए आप किन चयन मानदंडों का उपयोग करेंगे। सभी कंपनियों के पास अलग-अलग ताकत है और उन ताकत के लिए खेलने के उनके प्रस्ताव को दर्ज़ करेंगे। क्या आप सबसे अच्छी कीमत, सबसे अनुभवी विक्रेता, या सबसे तेज़ वापसी समय की तलाश कर रहे हैं?
आपको एक विशिष्ट तरीके या प्रारूप में अपने प्रस्ताव तैयार करने के लिए विक्रेताओं की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन आरएफपी में उन्हें यह आवश्यकता बताएं।
चेतावनी
विक्रेता आमतौर पर अधिकांश उद्योगों में एक सामान्य अभ्यास के रूप में अपना प्रस्ताव / बोली तैयार करने के लिए भुगतान करता है। हालाँकि, आप अपनी RFP में इसे स्पष्ट रूप से वर्तनी देना चाहते हैं।
