व्यवसाय में, एक ग्राहक शिकायत व्यवसाय की प्रतिष्ठा को प्रभावित कर सकती है और इसे उचित रूप से नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है। यदि आपके पास कई ग्राहक हैं जो एक बुरा अनुभव रखते हैं, और व्यवसाय इसे अनदेखा करता है या कुछ भी नहीं करता है तो आप न केवल उस व्यवसाय को खो देंगे, बल्कि सभी के व्यवसाय को भी जान पाएंगे। यदि किसी व्यक्ति ने मेल या ईमेल द्वारा शिकायत में भेजा है और उसे एक पत्र पत्र प्रतिक्रिया मिलती है, तो इससे असंतोष बढ़ सकता है; ग्राहक सुनना चाहता है। ग्राहक की शिकायत को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें। एक प्रक्रिया है जिसका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि ग्राहकों की शिकायतों को प्रभावी ढंग से नियंत्रित किया जाए। यह एक ऐसा संबंध बनाता है, जहां ग्राहक मूल्यवान महसूस करता है और भविष्य में लौटता है।
ग्राहक से माफी मांगें और शिकायत को विशेष रूप से देखें। माफी माँगने से पता चलता है कि आप शिकायत को स्वीकार करते हैं और वास्तव में इस मुद्दे के लिए खेद है। यह आपके अपने शब्दों में और करुणा के साथ किया जाना चाहिए। यदि आप ग्राहक की शिकायत पर विस्तृत प्रतिक्रिया देते हैं, तो यह भी पता चलता है कि आपने इस मुद्दे पर विचार किया है और शिकायत को तुच्छ नहीं बताया है।
शिकायत प्राप्त होते ही उसे स्वीकार करें, चाहे वह शिकायत किसी व्यक्ति द्वारा की गई हो या मेल और ईमेल द्वारा। यदि यह व्यक्ति में है, तो बिना किसी रुकावट के व्यक्ति की शिकायत को सुनें। यदि यह मेल या ईमेल द्वारा होता है, तो पत्र या ईमेल के माध्यम से एक प्रतिक्रिया भेजें जो आपको शिकायत मिली है और शीघ्र ही संपर्क में होगा।
ग्राहक को समझाएं कि आप इसे सही करने के लिए क्या कर रहे हैं। आपके व्यवसाय ने जो गलती की है, उसके लिए कोई बहाना मत बनाओ। ग्राहक इस बात की परवाह नहीं करते कि यह कैसे हुआ। ग्राहक केवल इस बात की परवाह करते हैं कि आप इसे ठीक करने के लिए क्या करने जा रहे हैं। यदि आप दिखाते हैं कि आप एक समस्या को ठीक करने के लिए तैयार हैं, तो आप उन्हें संतुष्ट करने और उनके साथ व्यवसाय करना जारी रखने की अधिक संभावना रखते हैं।
उन्हें बताएं कि भविष्य का व्यवसाय आपके लिए बहुत महत्वपूर्ण है। हमेशा ग्राहक को फोन या अपने ईमेल पते से आप तक पहुंचने का रास्ता प्रदान करें। जिस तरह से उन्होंने शिकायत को संभाला उस पर उनकी प्रतिक्रिया के लिए पूछें और एक उपहार प्रमाण पत्र शामिल करें जो उनके साथ व्यापार करने का एक और मौका देने के लिए कहे। अपने ईमेल या पत्र का पालन करें। ग्राहक से पूछें कि क्या वे स्टोर में वापस आ गए हैं और क्या अनुभव था।
शिकायत लिखो। शिकायत प्राप्त होने पर शामिल करें कि शिकायत को कैसे संभाला गया और ग्राहक के साथ आपके द्वारा किया गया कोई भी संपर्क। शामिल करें कि भविष्य में इस शिकायत से बचने के लिए क्या किया जा सकता है। जितनी अधिक जानकारी आप शामिल कर सकते हैं, उतना ही बेहतर होगा कि आप शिकायत को फिर से प्रबंधित कर सकें।
