जब एक प्रशासनिक विभाग को व्यवस्थित करने के लक्ष्य के साथ काम किया जाता है, तो दक्षता में सुधार करने, कचरे को कम करने और प्रशासनिक कर्मचारियों के सदस्यों की व्यक्तिगत प्रतिभा को अधिकतम करने के लिए सबसे प्रभावी तरीकों पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है। हालांकि कुछ प्रक्रियाएं शीर्ष प्रबंधन की जरूरतों और आपके कार्यालय के आकार के आधार पर अलग-अलग होंगी, आप एक चिकनी चलने और अधिक कुशल कार्यालय के लिए बुनियादी तकनीकों को लागू कर सकते हैं।
कुशलता वृद्धि। गतिविधियों के लिए एक प्रदर्शन-केंद्रित दृष्टिकोण लागू करें। कार्यों की लंबी सूची के पूरा होने के बजाय उच्च प्रदर्शन पर ध्यान देने के साथ दैनिक और साप्ताहिक कार्यों को व्यवस्थित करें।
वरिष्ठ कर्मचारियों के बीच अपने कार्यालय की सबसे महत्वपूर्ण प्रशासनिक गतिविधियों की संरचना और एकीकरण करें। पूरे कार्यालय के बजाय व्यय रिपोर्ट के प्रबंधन और प्रबंधन के एक या एक से अधिक सदस्यों को प्रशासनिक सहायता प्रदान करने के साथ वरिष्ठ कर्मचारी कार्य करें।
प्रशासनिक कार्य, जैसे कि मेल खोलना, फोन का जवाब देना और टाइप करना, प्रशासनिक-सहायक, सचिव और प्रशिक्षुओं सहित प्रवेश स्तर के प्रशासनिक कर्मचारियों को टाइप करना।
ऐसी गतिविधियों को किनारे करें जो पूरे संगठन को लाभ न दें।उन गतिविधियों से बचें जो शीर्ष प्रबंधन कर्मियों द्वारा निर्धारित लक्ष्यों से मेल नहीं खाती हैं। उदाहरण के लिए, अंतिम मिनट की व्यक्तिगत यात्रा की व्यवस्था का निर्धारण करने का अभ्यास करें या किसी निचले स्तर के कर्मचारी सदस्य को कार्य सौंपें जो कार्य प्रवाह को प्रतिकूल रूप से प्रभावित किए बिना कार्यों को उठा और छोड़ सकता है।
परिवर्तन के लिए प्रबंधन की इच्छा को लागू करें। अक्सर, एक प्रशासनिक कार्यालय में परिवर्तन के लिए डाउनसाइजिंग एक आवश्यक घटक है, खासकर यदि एक प्रशासनिक विभाग पूरे संगठन को लाभ पहुंचाने के लिए एकजुट रूप से काम नहीं कर रहा है। संगठनात्मक आवश्यकताओं के बावजूद शीर्ष प्रबंधन कर्मियों की मांगों को पूरा करने के लिए व्यक्तिगत रूप से काम करने वाले कार्यकारी सहायकों से भरा कार्यालय एक उदाहरण है।
2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना
यू.एस. ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स के अनुसार, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38,730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30,500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48,680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, अमेरिकी और प्रशासनिक सहायकों के रूप में 3,990,400 लोग कार्यरत थे।
