किसी भी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का एक महत्वपूर्ण लक्ष्य संपत्ति की सुरक्षा करना है। क्योंकि पेरोल प्रक्रिया मानव और वित्तीय संसाधनों दोनों को प्रभावित करती है, पेरोल आंतरिक नियंत्रण में समस्याएं या कमजोरियां महंगी हो सकती हैं। पेरोल प्रक्रिया में निहित जोखिमों को पहचानना, उनकी संभावित प्रभावों को समझना और उन्हें संबोधित करने का तरीका जानने से समय के साथ महत्वपूर्ण नुकसान की रोकथाम हो सकती है।
जोखिम
पेरोल प्रक्रिया में जोखिमों में वित्तीय रिपोर्टिंग समस्याएं शामिल हैं, जैसे कि पेरोल और कर्मचारी लाभ से संबंधित देनदारियों की समझ या बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) और बिक्री, सामान्य और प्रशासनिक (SG & A) खर्चों के बीच श्रम लागतों का गर्भपात। परिचालन दक्षता का निर्धारण प्रेत या समाप्त कर्मचारियों (आमतौर पर मिलीभगत का परिणाम) और गलत मजदूरी और वेतन दरों का उपयोग करके किया जा सकता है। नियामक अनुपालन को संघीय और राज्य वेतन और घंटे कानूनों या आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) के नियमों के उल्लंघन के माध्यम से समझौता किया जाता है जो कर्मचारियों बनाम स्वतंत्र ठेकेदारों से संबंधित है।
प्रभाव
पेरोल की समस्याओं का संभावित वित्तीय, प्रतिष्ठित और कानूनी प्रभाव उनके समय, आकार और प्रकृति के आधार पर व्यापक रूप से भिन्न होता है। एक घटना को प्रभावित करने वाले प्रभाव को समझना यह जानना महत्वपूर्ण है कि इसे उचित तरीके से कैसे संबोधित किया जाए। व्यवसायों को निम्नलिखित पर विचार करना चाहिए: वित्तीय रिपोर्टिंग त्रुटियों में बाहरी ऑडिट शुल्क बढ़ सकता है। गलत वित्तीय डेटा के परिणामस्वरूप खराब प्रबंधन निर्णय हो सकते हैं और यह लेनदारों जैसे निवेशकों और अन्य हितधारकों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। प्रेत कर्मचारियों को भुगतान और गलत वेतन दर, तरलता पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं और कर बोझ बढ़ा सकते हैं। वेतन और घंटे कानूनों या आईआरएस नियमों के उल्लंघन के परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण जुर्माना, कानूनी शुल्क, उच्च कर्मचारी टर्नओवर दरों और प्रतिष्ठा की हानि हो सकती है।
शमन
यदि आप मजबूत पेरोल नियंत्रणों को लागू करते हैं तो आप पेरोल समस्या की संभावना या पेरोल समस्या को कम कर सकते हैं। हालांकि, पेरोल नियंत्रणों को लागू करने का लाभ लागत से अधिक नहीं होना चाहिए। सामान्य खाता बही और तीसरे पक्ष के प्रोसेसर के डेटा, फ़ाइल प्रसारण और अन्य रिकॉर्ड के लिए नियमित और समय पर पेरोल खाता और डेटा सामंजस्य वित्तीय गड़बड़ियों को रोक या पता लगा सकता है। प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागत के बीच कर्मचारी श्रमिक वर्गीकरण की समीक्षा वर्गीकरण समस्याओं की पहचान करने में मदद कर सकती है। पेरोल डेटा प्रविष्टि, प्रसंस्करण और भुगतान प्राधिकरण और रिलीज़ कर्मियों के बीच कर्तव्यों का अलगाव आदर्श है लेकिन सीमित संसाधनों वाली छोटी कंपनियों में मुश्किल हो सकता है। उच्च स्तर के प्रबंधन की समीक्षा, वेतन दरों में बदलाव, अनुमोदन और संचार, कार्मिक पदोन्नति, नौकरी में परिवर्तन और समाप्ति उपयुक्त हो सकती है, जहां कर्तव्यों का पृथक्करण लागत प्रभावी नहीं है। कानूनी और मानव संसाधन मुद्दों के लिए उपयुक्त प्रबंधन और पर्यवेक्षक प्रशिक्षण कार्यक्रम नियामक अनुपालन को बढ़ाने में मदद कर सकते हैं।
निगरानी
किसी भी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली समय के साथ अप्रभावी हो सकती है क्योंकि कार्मिक और व्यावसायिक प्रक्रियाएं विकास के माध्यम से या नियंत्रण प्रक्रियाओं के अनुचित प्रबंधन ओवरराइड के माध्यम से बदल जाती हैं। संभावित जोखिमों के आवधिक मूल्यांकन का संचालन करें, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे प्रासंगिक और लागत प्रभावी बने रहें, पेरोल नियंत्रण के डिजाइन और प्रभावशीलता की समीक्षा करें।
