नकद संवितरण एक संगठन है, जैसे कि एक व्यवसाय या सरकारी एजेंसी, धन के उपयोग को नियंत्रित करती है। संवितरण व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्रों या कर्मचारी लाभ और अन्य उपयोगों के लिए अलग-अलग खातों के लिए किए जाते हैं। इस तरह से धन की अवहेलना के लिए संगठन आंतरिक नियंत्रण या स्व-निर्मित नियम और कानून विकसित करते हैं। संगठन को संचालित करने के लिए इस तरह के आंतरिक नियंत्रण की आवश्यकता होती है, लेकिन वे अंतर्निहित कमजोरियों के साथ आते हैं जिन्हें संगठन के नेताओं को ध्यान देना चाहिए।
अनुचित नियंत्रण
आंतरिक नियंत्रण व्यवसाय द्वारा बनाए जाते हैं और तय किए जाते हैं, आमतौर पर निगम के लिए निदेशक मंडल द्वारा लेकिन सभी प्रकार के संगठनों में नेताओं द्वारा। ये निर्णय हमेशा उचित नहीं होते हैं। कुछ क्षेत्रों में नियंत्रण बहुत अधिक ढीला हो सकता है, जिससे सुरक्षा संबंधी चिंताएँ पैदा हो सकती हैं, और दूसरों में बहुत सख्त हो जाती हैं, जिससे समय-समय पर और अनुचित धन की देरी होती है। यह एक कारण है कि संगठन आंतरिक नियंत्रण के लिए विशेष रूप से ऑडिट करने का निर्णय ले सकते हैं, ताकि बाहरी राय प्राप्त की जा सके।
गुम नियंत्रण और विशिष्ट परिस्थितियाँ
यदि आंतरिक नियंत्रणों को एक बाहरी प्राधिकरण द्वारा विनियमित नहीं किया जाता है, तो एक मौका यह भी है कि कुछ आवश्यक नियंत्रणों को छोड़ दिया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक संगठन के पास सामान्य व्यावसायिक परियोजनाओं के लिए नकद संवितरण के लिए विस्तृत नियंत्रण हो सकते हैं, लेकिन एक नुकसान हो सकता है जब यह एक नए अनुदान कार्यक्रम के लिए संवितरण के लिए आता है, क्योंकि उस परिस्थिति के लिए नियम नहीं बनाए गए हैं। इस तरह के अंधे धब्बे अपर्याप्त नियंत्रण के साथ भविष्य की समस्याओं को जन्म दे सकते हैं।
जवाबदेही
जवाबदेही से आशय आंतरिक नियंत्रण की सुरक्षा और कदाचार और दुरुपयोग का सामना करने की उनकी क्षमता से है। जब बड़े नकद संवितरण, गबन और अन्य प्रकार की चोरी या धोखाधड़ी से निपटने की संभावनाएं हैं। आंतरिक नियंत्रण जिसमें दोषपूर्ण ट्रैकिंग सिस्टम होते हैं (जैसे सिस्टम में लॉग-इन की अनुपस्थिति) या अन्य मुद्दों में खराब जवाबदेही कार्य होते हैं। वे अंतराल बनाते हैं जो एक कंपनी को बेईमान व्यवहार के माध्यम से पैसे खो सकते हैं।
निरंतर अनुकूलन के मुद्दे
नकद संवितरण शायद ही कभी एक संगठन के पूरे जीवन के लिए उसी तरह से किए जाते हैं। अनुमोदन के सिस्टम और प्रक्रियाएं संगठन के आकार और नई तकनीक के विकास के साथ बदलती हैं। सुरक्षा उपाय उन चैनलों को बदल सकते हैं जिनके माध्यम से नकदी चलती है। नए सरकारी नियम और कदम जोड़ सकते हैं। लेकिन आंतरिक नियंत्रण जल्दी से नहीं बदल सकते हैं, एक संगठन को पीछे छोड़ते हुए क्योंकि यह पुरानी रणनीतियों के साथ नई आवश्यकताओं को पूरा करने की कोशिश करता है।
