यदि आप एक समिति पर हैं और आपको अपनी बैठक पर चर्चा करने के लिए एक रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है, तो यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि आप बैठक के लिए तैयार हों और समिति की रिपोर्ट कैसे लिखें, इसकी मूल बातें समझें। निम्नलिखित कई कदम आपको शुरू से अंत तक ले जा सकते हैं, और आपके पास अपनी समिति की प्रगति की निगरानी करने वाले व्यक्ति या समूह को देने के लिए पूरी रिपोर्ट तैयार होगी।
अपनी समिति की बैठक में अपने साथ एक कलम और कागज या एक लैपटॉप लाएं। दिनांक, समय, उपस्थितगण, शीर्षक और बैठक की लंबाई सहित रिकॉर्ड बनाएं। एजेंडे पर विषयों को लिखें और एक विशिष्ट समय के बिना क्या चर्चा हो सकती है। ध्यान दें कि कौन सहमत हुआ और कौन असहमत, कारण और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जो बैठक के दौरान हुई। यदि एक समिति विषय पर सहमति नहीं दी गई और समिति ने भविष्य की बैठक तक चर्चा को टेबल करने का फैसला किया, तो सुनिश्चित करें कि आप उस पर ध्यान दें और जब समिति विषय पर फिर से बैठक करेगी।
अपने नोट्स से एक रिपोर्ट विकसित करें जो बैठक की समीक्षा अधिक से अधिक एक संगठित प्रारूप में सभी जानकारी दे। आप एक कवर पृष्ठ से शुरू करना चाह सकते हैं जिसमें तिथि, समय, बैठक की लंबाई और कौन शामिल था।
समिति की बैठक के पहले विषय के बारे में और साथ ही इस बारे में विस्तृत जानकारी जारी रखें कि क्या चर्चा की गई और क्या निर्णय लिया गया, जिसमें समिति के मतों की जानकारी भी शामिल थी। प्रत्येक विषय पर जाएं और वही करें। समिति के प्रकार और मिलने के कारण के आधार पर, आप संभावित जोखिम कारकों को शामिल करना चाह सकते हैं यदि किसी कार्रवाई का पालन नहीं किया जाता है या यदि कोई कार्रवाई निर्धारित नहीं की जाती है। जब कमेटी दोबारा बैठक करेगी तो लिखिए। उन लोगों की एक सूची लिखें, जो सूची के निचले भाग में रिपोर्ट प्राप्त करेंगे।
यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट पढ़ें कि दस्तावेज़ विराम चिह्न और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त है। यह सुनिश्चित करने के लिए समिति की रिपोर्ट देखें कि सामग्री सटीक है और अपने नोट्स के साथ वापस जांचें। पूर्ण मीटिंग रिपोर्ट को पूरा करने से पहले आवश्यकतानुसार दस्तावेज़ को संशोधित करें।
प्रतियां बनाएं और उपस्थित लोगों के साथ-साथ निदेशक मंडल, अन्य समितियों, प्रबंधकों या अन्य को रिपोर्ट प्रदान करें।
टिप्स
-
यदि आप बैठक को रिकॉर्ड करना पसंद करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि बैठक को टैप करने से पहले आपके पास प्रत्येक समिति के सदस्य की अनुमति है।
चेतावनी
भराव से बचने के लिए विषय से हटकर और तथ्यों से चिपके रहने वाली रिपोर्ट में जानकारी डालने से बचें। उदाहरण के लिए, समिति के किसी व्यक्ति ने अपने बच्चों के बारे में बोलना शुरू किया, तो इसे तब तक शामिल न करें जब तक कि यह कुछ काम से संबंधित न हो, जो समिति कर रही है, जैसे कि बच्चों के लिए एक पढ़ने का कार्यक्रम।
