जब आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हैं, तब भी आपकी कंपनी की सभी आय और खर्चों पर नज़र रखना भारी पड़ सकता है। फाइल करने, रिपोर्ट तैयार करने, भुगतान करने के लिए बिल और फाइल करने के लिए गणनाएं हैं। मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक रूप से संकलित किए जाने वाले वित्तीयों की सूची अक्सर अंतहीन होती है।
अच्छी खबर यह है कि इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर मौजूद हैं। सही सॉफ्टवेयर आपको एक ही स्थान पर आपकी सभी वित्तीय जानकारी का ट्रैक रखने और आपकी कंपनी को सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यक वास्तविक समय रिपोर्ट तक पहुंचने की अनुमति देता है।
मुझे छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता क्यों है?
लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर भी सटीक वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए सबसे गणितीय चुनौती दी गई है। अपने डेस्कटॉप कंप्यूटर पर स्प्रैडशीट से मैन्युअल रूप से खरीदारी, प्राप्तियों और मुनाफे पर नज़र रखने के बजाय, आप इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन कार्यक्रम में सब कुछ ट्रैक करके समय और श्रमशक्ति बचा सकते हैं।
छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के कई लाभ हैं जो आपकी कंपनी को अधिक कुशलता से चलाने में मदद कर सकते हैं। कुछ लाभों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- आपके खाते को सुव्यवस्थित करता है। छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ, आपकी सभी वित्तीय जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध है। आपको अपनी वित्तीय जानकारी देखने के लिए कई विभागों के साथ जांच करनी होगी कि आपको किस जानकारी की आवश्यकता है या महीने के अंत तक प्रतीक्षा करें। इसके बजाय, आप किसी भी डिवाइस से दिन या रात के किसी भी समय अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में लॉग इन कर सकते हैं यह देखने के लिए कि क्या चालान का भुगतान किया गया था, इन्वेंट्री को भेजा गया था, आपकी कंपनी का कौन सा हिस्सा लाभदायक है और आप कुछ सुधार कर सकते हैं।
- मानवीय भूल को कम करता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके कर्मचारी कितने सक्षम हैं, मानवीय भूल के लिए हमेशा जगह है। लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर इलेक्ट्रॉनिक रूप से वित्त का ट्रैक रखकर गणना और रिपोर्टिंग में त्रुटि को कम करने में मदद करता है। जब इनवॉइसिंग, टाइमकीपिंग और बिल कलेक्शन जैसी प्रक्रियाएं अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के माध्यम से की जाती हैं, तो इससे आपके वित्तीय की सटीकता और भी बढ़ जाती है।
- टीम के सहयोग की अनुमति देता है। लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर आपकी कंपनी की वित्तीय जानकारी तक पहुँचने के लिए एक से अधिक लोगों को अनुमति देता है। आप चाहते हैं कि लोग पेरोल, मार्केटिंग, इन्वेंट्री और बिक्री का प्रबंधन कर सकें, ताकि आपकी कंपनी की वास्तविक समय की वित्तीय जानकारी तक पहुंच हो, ताकि वे अपने कर्तव्यों का बेहतर प्रदर्शन कर सकें। क्लाउड में स्थित लेखांकन सॉफ्टवेयर या प्रत्येक व्यक्ति के कंप्यूटर पर लोड होने के साथ, कंपनी के कर्मचारी सदस्य लॉग-इन कर सकते हैं और आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
- अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। एक बटन के धक्का के साथ, छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको अपनी कंपनी में तत्काल बड़ी तस्वीर वाली अंतर्दृष्टि दे सकते हैं। इनके आधार पर, आप अपनी कंपनी को अधिक लाभदायक बनाने के लिए अपने खर्च, बिक्री के प्रयासों, इन्वेंट्री और कर्मचारियों को बेहतर तरीके से तैयार कर सकते हैं।
- जानकारी को सुरक्षित रखता है। आज का लेखा सॉफ्टवेयर सुरक्षित है, जिससे आपकी कंपनी की जानकारी कंपनी के भीतर रहती है। अधिकांश सॉफ़्टवेयर जानकारी को एन्क्रिप्ट करते हैं ताकि इसे केवल आपकी कंपनी द्वारा एक्सेस किया जा सके। कई लोग प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत लॉग-इन प्रदान करते हैं ताकि केवल कुछ लोग ही आपकी वित्तीय जानकारी के कुछ पहलुओं को देख सकें। उदाहरण के लिए, आप अपने मानव संसाधन प्रबंधक को समय पत्रक और पेरोल तक पहुंच दे सकते हैं और आपकी कंपनी के अन्य सभी वित्तीय जानकारी के लिए नहीं। यदि आप सीधे अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर में भुगतान स्वीकार करते हैं, तो वे भी एन्क्रिप्ट किए गए हैं।
- तुरंत रिपोर्ट तैयार करता है। अधिकांश छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर आपको उन रिपोर्टों को कस्टमाइज़ करने की अनुमति देते हैं जिनकी आपको आवश्यकता है और जब भी आप उन्हें चाहते हैं, उनकी त्वरित पहुँच होती है। आप अपने लाभ और हानि विवरण, बिक्री कर सारांश, चालान इतिहास, भुगतान एकत्र किए गए और व्यय रिपोर्ट के रूप में ऐसी रिपोर्टों को तुरंत खींच सकते हैं। यह आपके कर्मचारियों को इस प्रकार की जानकारी को एक साथ रखने में लगने वाले समय में कटौती में मदद करता है। आप स्वचालित रूप से रिपोर्ट भी उत्पन्न कर सकते हैं जो डेटा को इस तरह से दिखाती है जो आपको समझ में आता है, जैसे कि पाई चार्ट या ग्राफ़।
- उद्योग-विशिष्ट रिपोर्टिंग प्रदान करता है। यदि आप छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर चुनते हैं जो आपके उद्योग के लिए विशिष्ट है, तो आप अनुकूलन करने से बचते हैं जो सॉफ़्टवेयर की कीमत बढ़ा सकते हैं। आप रिपोर्टिंग के लिए भी पहुँच प्राप्त करते हैं जो आपकी कंपनी के लिए अधिक मूल्यवान है। उदाहरण के लिए, यदि आप स्वास्थ्य देखभाल प्रदाता हैं, तो आपको कार्यक्षमता की आवश्यकता हो सकती है जो आपको बीमा कंपनियों को बिल देने की अनुमति देती है। यदि आपको ऐसा सॉफ़्टवेयर मिलता है जो स्वास्थ्य देखभाल उद्योग के लिए विशिष्ट है, तो यह कार्यक्षमता शामिल हो सकती है या सस्ती एड-ऑन हो सकती है। सॉफ़्टवेयर के लिए जो जेनेरिक उद्योगों के लिए है, आपकी कंपनी के लिए यह कार्यक्षमता बनाना सॉफ़्टवेयर की कीमत को बढ़ा सकता है।
- आपको सर्वोत्तम प्रथाओं पर वर्तमान रखता है। एक छोटा व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम आपके व्यवसाय को सर्वोत्तम लेखांकन प्रथाओं पर चालू रख सकता है। नई सुविधाओं पर स्वचालित सॉफ़्टवेयर अपडेट और ट्यूटोरियल के साथ, आप अपने अकाउंटेंट पर भरोसा किए बिना नवीनतम रिपोर्टिंग और कर प्रथाओं के शीर्ष पर रह सकते हैं।
सही प्रकार के छोटे व्यवसाय खाता सॉफ़्टवेयर का अर्थ है आपके लिए कम सिरदर्द और आपके सभी कर्मचारियों के लिए अधिक समय उनकी ऊर्जा को कहीं और केंद्रित करना। तो आप अपनी कंपनी के लिए सही सॉफ्टवेयर कैसे चुनते हैं?
एक छोटे व्यवसाय के लिए क्या लेखांकन सॉफ्टवेयर सबसे अच्छा है?
आपकी कंपनी के लिए छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर प्राप्त करने का निर्णय लेना अक्सर प्रक्रिया का सबसे आसान हिस्सा होता है। कठिन हिस्सा तय कर रहा है कि किस विशिष्ट सॉफ्टवेयर का उपयोग करना है।
बाजार पर विभिन्न प्रकार के विकल्प हैं, जिनमें से अधिकांश को आपके विशेष व्यवसाय और आवश्यकताओं के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। इससे पहले कि आप यह निर्धारित करने की प्रक्रिया शुरू करें कि किस छोटे व्यवसाय के लेखांकन सॉफ्टवेयर को डाउनलोड या साइन-अप करना है, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आपको क्या सुविधाएँ चाहिए। अपने विकल्पों और प्रत्येक ऑफ़र की विशेषताओं पर शोध करने के लिए समय निकालें।
अपनी इच्छित सुविधाओं की एक सूची बनाएं और उन लोगों की एक और सूची जो आप करना चाहते हैं, लेकिन बिना कर सकते हैं। ये शामिल हो सकते हैं:
- सूची प्रबंधन।
- बैंकिंग
- पेरोल और टाइमशीट ट्रैकिंग।
- चालान-प्रक्रिया
- प्राप्य खाते।
- जमानती घंटे।
- बिक्री कमीशन।
- स्वचालित बिलिंग।
- एकाधिक उपयोगकर्ता।
एक बार जब आप जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो अपने विकल्पों का मूल्य निर्धारण शुरू करें यदि आप चाहते हैं कि आप अपने कंप्यूटर पर छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करें या यदि आप इसके बजाय क्लाउड-आधारित प्रोग्राम तक पहुँच चाहते हैं, जिसे आप किसी भी डिवाइस से एक्सेस कर सकते हैं। आपके द्वारा चुने गए कार्यक्रम के आधार पर मूल्य निर्धारण की एक विस्तृत श्रृंखला है, आपके द्वारा पसंद की जाने वाली सुविधाएँ और अनुकूलन की आवश्यकता है। अंतिम निर्णय लेने से पहले बजट को ध्यान में रखें, क्योंकि आप अधिक अनुकूलन के लिए लागत बढ़ाते हैं।
इसके अलावा, इस बात पर विचार करें कि आपके लिए कौन सा लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर उपयोग करने के लिए सबसे अधिक सहज है। जबकि कई उत्पादों में समान विशेषताएं हैं, उत्पाद के वास्तविक डैशबोर्ड और कार्यान्वयन अलग-अलग हो सकते हैं। आपको एक का चयन करना चाहिए जिसका आप उपयोग कर रहे हैं, इसलिए उन उत्पादों का डेमो देखना सुनिश्चित करें जिनमें आपकी रुचि है। इस तरह से आप यह महसूस कर सकते हैं कि आप किस तरह से उत्पाद का उपयोग करेंगे और यदि यह आपके लिए नेविगेट करने में आसान है। आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह एक छोटे से व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर डाउनलोड में बहुत पैसा लगाता है जो आपके लिए उपयोग करने के लिए बहुत निराशाजनक है।
प्रोग्राम को आज़माने के अलावा, उन संदर्भों की एक सूची प्राप्त करें, जो आपके द्वारा रुचि रखने वाले सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। यदि संभव हो, तो एक ऐसे व्यक्ति को खोजें जो आपके समान उद्योग में हो, जैसे कि वे उसी तरह से सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की संभावना रखते हैं जैसे आप करेंगे। कार्यान्वयन प्रक्रिया के बारे में प्रश्न पूछें, कि अनुकूलित सुविधाएँ कैसे काम करती हैं और ग्राहक सेवा दल कितना उत्तरदायी है। आपके द्वारा दिए गए उत्तर आपकी कंपनी के लिए सबसे अच्छा निर्णय लेने में आपकी मदद कर सकते हैं।
यदि आपके पास एक है, तो निर्णय लेने से पहले अपने आईटी विभाग के साथ भी जांच करें। आपके पास भंडारण या बैंडविड्थ सीमाएं हो सकती हैं जो आपकी कंपनी में कुछ कार्यक्रमों को संभव बनाती हैं। इस की तकनीकी श्रेष्ठता उन लोगों के लिए बची है जो आपकी कंपनी में कंप्यूटर नेटवर्किंग की अच्छी समझ रखते हैं।
क्या कोई मुफ्त लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर है?
सही लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर एक निवेश हो सकता है। यदि आप वित्तीय प्रतिबद्धता बनाने के लिए बिल्कुल तैयार नहीं हैं, तो आप मुफ्त में ऑनलाइन लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर पा सकते हैं।
लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर जो कि नि: शुल्क है, आमतौर पर आपको बहुत ही बुनियादी लेखांकन कार्य प्रदान करता है, जैसे कि बिलों का भुगतान करना और ग्राहकों का चालान करना। कुछ छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर जो अन्य सुविधाओं को सीमित करते हैं, जैसे कि स्वीकार्य उपयोगकर्ताओं की संख्या, बैंक खातों की संख्या जो लिंक और सीमित रिपोर्टिंग कार्यक्षमता हो सकती है।
बाजार पर कुछ मुफ्त लेखांकन सॉफ्टवेयर है जिसमें अधिक संपीड़ित विशेषताएं हैं, लेकिन अन्य क्षेत्रों में कमी हो सकती है। उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर आपको आवश्यक वित्तीय विवरण बनाने की अनुमति दे सकता है लेकिन आवश्यक ग्राहक सहायता प्रदान नहीं कर सकता है। यदि आप बहुत तकनीकी रूप से समझदार नहीं हैं, तो ग्राहक सहायता की कमी आपके समय के लिए मुफ्त सॉफ्टवेयर नहीं बना सकती है।
यदि आप कुछ बहुत ही बुनियादी चीज़ों की तलाश कर रहे हैं जो आपको लेखांकन सॉफ़्टवेयर, छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की लय में मिलती है जो मुफ़्त है तो आपके लिए एक अच्छा प्रवेश-स्तर लेखा कार्यक्रम हो सकता है। कई लोग आपको अधिक सशुल्क सुविधाओं में अपग्रेड करने की अनुमति देते हैं क्योंकि आप सॉफ्टवेयर का उपयोग करके अधिक सहज हो जाते हैं। बस इस बात से अवगत रहें कि यदि आप सॉफ्टवेयर के मुफ्त संस्करण का उपयोग कर रहे हैं तो आप इनमें से कई सुविधाओं का उपयोग नहीं कर पाएंगे।
यदि आप मुफ्त मार्ग का विकल्प चुनते हैं, तो उस उत्पाद का चयन करना सुनिश्चित करें जिसमें कुछ नाम मान्यता है। अन्य उपयोगकर्ताओं से समीक्षाएं पढ़ें और जब संभव हो तो सिफारिशें प्राप्त करें। जब से आप संवेदनशील और महत्वपूर्ण कंपनी की जानकारी का इनपुट कर रहे हैं, तो आप ऑनलाइन मिलने वाले किसी भी छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर डाउनलोड का उपयोग नहीं करना चाहते हैं।
क्या मुझे भी एक एकाउंटेंट की आवश्यकता है?
आप सोच रहे होंगे कि क्या आपको अभी भी एक एकाउंटेंट की आवश्यकता है यदि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से अपने सभी वित्तीयों का ट्रैक रखते हैं। आम तौर पर, इसका उत्तर हां है। यह प्रमाणित करने के लिए एक अच्छा विचार है कि एक प्रमाणित पेशेवर लेखाकार आपकी जानकारी की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ सही तरीके से हो रहा है और आपने कुछ भी अनदेखा नहीं किया है, जो कि कर के आने का समय होगा। एक एकाउंटेंट आपको नवीनतम कर प्रावधानों और आवश्यकताओं पर भी अपडेट रखेगा ताकि आप सुनिश्चित करें कि आप हमेशा अनुपालन में हैं।
सबसे छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर में पाई जाने वाली सुविधाओं में से एक आपके लेखाकार को सॉफ़्टवेयर तक पहुँच प्रदान करने की क्षमता है। आप आमतौर पर अपने अकाउंटेंट को अपने खाते में आमंत्रित कर सकते हैं ताकि वे आपकी वित्तीय जानकारी को ट्रैक पर रखने के लिए आवश्यक सभी जानकारी देख सकें। आपके अकाउंटेंट की सीमित कार्यक्षमता होगी ताकि वे आपकी अनुमति के बिना बदलाव न कर सकें।
यदि आपके पास पहले से ही एक एकाउंटेंट है, तो आप यह पूछना चाह सकते हैं कि वह छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर के लिए क्या सिफारिश करता है। आपकी कंपनी के बारे में उसकी जानकारी को देखते हुए, उसके पास कुछ विशिष्ट सिफारिशें हो सकती हैं जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करेंगी। उसके पास कुछ प्राथमिकताएं भी हो सकती हैं कि सॉफ्टवेयर उसके अंत में क्या उपयोग करता है, के साथ सर्वश्रेष्ठ एकीकृत करता है।
अपने व्यवसाय के लिए सही लघु व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर ढूँढना बेहतर होगा जो आपको लंबे समय में वित्तीय सफलता के लिए स्थापित करेगा। एक उत्पाद का चयन करने के लिए उचित आधार और अनुसंधान करना सुनिश्चित करें जो आपके अनुभव स्तर, कंपनी और उद्योग के लिए सही हो। यह आपकी कंपनी के भविष्य में एक निवेश है जिसे आप पहली बार सही करना चाहते हैं।
