हम अपने लेन-देन में लगभग हर दिन व्यापार पत्र का उपयोग करते हैं।हालाँकि, क्या आपने कभी एक व्यावसायिक पत्र की परिभाषा के बारे में सोचने के लिए एक क्षण लिया है? संचार के इस सर्वव्यापी रूप में काफी विशेषताएं हैं जो हम हर दिन उपयोग करते हैं, लेकिन हम अक्सर उनके विशिष्ट सम्मेलनों के बारे में नहीं सोचते हैं।
टिप्स
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व्यावसायिक पत्र औपचारिक होते हैं और व्यावसायिक पत्राचार में उपयोग किए जाते हैं।
व्यापार पत्र परिभाषा
एक व्यावसायिक पत्र कई प्रकार के पत्रों में से एक है। यह केवल एक विशेष प्रकार का औपचारिक पत्र है जो प्रेषक और रिसीवर एक दूसरे के साथ व्यापार लेनदेन के बारे में पत्र-व्यवहार करने के लिए उपयोग करते हैं, जो शायद वे प्रभावी ढंग से मौखिक रूप से नहीं कर सकते। व्यावसायिक पत्रों का उपयोग व्यवसायों के बीच, व्यवसायों और ग्राहकों के बीच और ग्राहकों और व्यवसायों के बीच संचार के लिए किया जा सकता है। कुछ महत्वपूर्ण तत्व हैं जो सामान्य व्यवसाय पत्र प्रारूप बनाते हैं। जब एक पत्र में पहचाना जाता है, तो ये वही हैं जो इसे प्रभावी रूप से एक व्यावसायिक पत्र के रूप में योग्य बनाते हैं।
प्रेषक की तिथि और पता
प्रत्येक व्यवसाय पत्र में यह अद्वितीय गुण होता है कि पत्र की पहली पंक्ति तिथि है। यह उस तारीख को इंगित करता है जब पत्र लिखा गया था या जब पत्र पूरा हो गया था। जाहिर है, यह वह तारीख नहीं है जब रिसीवर को पत्र मिला। पत्र की तारीख के ठीक नीचे, आपको प्रेषक का पता शामिल करना चाहिए। आपको इस भाग में प्रेषक का नाम शामिल नहीं करना चाहिए। उसके लिए बाद में जगह बनेगी। कभी-कभी, जब आप अपने व्यवसाय के लिए एक आधिकारिक लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करते हैं, तो आपका पता पहले से ही लेटरहेड में शामिल होगा। उस स्थिति में, आपको तिथि के तहत प्रेषक का पता शामिल नहीं करना चाहिए। वह बेमानी होगी।
प्राप्तकर्ता का पता
इसके बाद प्राप्तकर्ता का पता आता है। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, तो आपको उस व्यक्ति का नाम उनके पते में शामिल करना चाहिए। आपको उस व्यक्ति के लिए उचित शीर्षक भी शामिल करना चाहिए, जैसे कि सुश्री, श्रीमती, श्री, डॉ और इसी तरह। जैसे ही आप प्राप्तकर्ता का पता लिखते हैं, आपको उनका देश शामिल करना चाहिए। यह अंतरराष्ट्रीय व्यापार पत्रों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। पूरे देश के नाम और केवल पहले अक्षर को ही नहीं भुनाना भूल गए। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो आप उस व्यक्ति को कंपनी के भीतर उसकी स्थिति से संदर्भित कर सकते हैं जिस पर वह काम करता है, जैसे कि "महाप्रबंधक," "निदेशक" और इसी तरह। जब आप उसे बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं तो यह हमेशा उसके नाम या शीर्षक के बारे में धारणा बनाने से अधिक सुरक्षित होता है।
पत्र का अभिवादन
प्राप्तकर्ता के पते के बाद पत्र का अभिवादन आता है। बेशक, आपको प्राप्तकर्ता के पते में प्राप्तकर्ता के नाम के साथ अपना सामन रखना चाहिए। जब आप किसी व्यक्ति के नाम को जानते हैं, तो उसे किस प्रकार का उपयोग करना है, इस बारे में थोड़ा संघर्ष हो सकता है। क्या आप उस व्यक्ति को "सर" या "मैडम" के रूप में संदर्भित करते हैं या आप उस व्यक्ति को नाम से संदर्भित करते हैं? इस स्थिति का इलाज करना सबसे अच्छा है कि आप वास्तविक जीवन में इसका इलाज कैसे करेंगे। आप उन लोगों के साथ पहले-नाम के आधार पर होने की संभावना नहीं रखते हैं जिन्हें आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं। इसलिए, यदि आप व्यक्तिगत रूप से प्राप्तकर्ता को जानते हैं और आप आमतौर पर उसे उसके पहले नाम से संदर्भित करते हैं, तो उसके पहले नाम का उपयोग करना ठीक है। अन्यथा, उसे "मैडम" के रूप में संदर्भित करना सबसे अच्छा है। इसके अलावा, यदि आप उस व्यक्ति के लिंग को नहीं जानते हैं, तो आपको नमस्कार के रूप में "जिसे यह चिंता हो सकती है" का उपयोग करना चाहिए।
पत्र के शरीर और समापन
शरीर को औपचारिक रूप से लिखा जाना चाहिए। जब आप पैराग्राफ के बीच एक डबल स्थान सम्मिलित करते हैं, तो आपकी पंक्तियों को एकल स्थान दिया जाना चाहिए। अंतिम पैराग्राफ में एक संक्षिप्त सारांश होना चाहिए जो पत्र में कहा गया था।
पत्र को बंद करने के लिए, आपको बाद में अल्पविराम के साथ "सबसे अच्छा संबंध" या "धन्यवाद" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करना चाहिए। समापन के बाद चार लाइनें होनी चाहिए, जिसके बाद आप प्रेषक का नाम लिखेंगे। वह जगह जहाँ आप अपना हस्ताक्षर डालते हैं जब आप पत्र मुद्रित करते हैं।
