कैसे एक निगम रिकॉर्ड बुक संकलित करें

कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक निगम के प्रमुख निर्णयों और संचालन पर नज़र रखने के लिए एक आवश्यक उपकरण है। यह वह जगह है जहां बैठकें, सामान्य व्यापार, लेनदेन और व्यापार निर्णय दर्ज किए जाते हैं। पुस्तक पाँच खंडों से बनी है, जिसमें प्रत्येक विशिष्ट जानकारी रखती है। यहाँ एक सेक्शन द्वारा निगम रिकॉर्ड बुक को ठीक से संकलित करने का तरीका बताया गया है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक

• कंपन की मुहर

• प्रलेखन

पहला खंड

सुनिश्चित करें कि निगम की मूल फाइलिंग, दाखिल करने की तारीख और फीस का भुगतान दर्ज किया गया है। निगम रिकॉर्ड बुक में जाने के लिए ये कुछ पहले पेपर होंगे।

राज्य से खड़े भोजन में एक प्रमाण पत्र का अनुरोध करें। कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक में इसे शामिल करें। निगमन के लेखों की प्रतियों को शामिल करें, साथ ही दायर किए गए किसी भी संशोधन को शामिल करें।

अपने उपनियमों को लिखें और इनमें से एक प्रति भी शामिल करें। औपचारिक रूप से निगम के रूप में की गई हर कार्रवाई को लिखें। निगम द्वारा किए जाने वाले हर कार्य के लिए दस्तावेज रिकॉर्ड बुक में होना चाहिए।

दूसरा खंड

निगम बनाने के लिए प्रारंभिक बैठक के लिए मिनटों को लिखें। इसमें अधिकारियों और निदेशकों का चुनाव भी शामिल है।

निगम बनाने के लिए कोई भी प्रारंभिक संकल्प लिखें। इसके अलावा निगम और वकीलों और सेवाओं के लिए एकाउंटेंट के बीच कोई प्रारंभिक समझौते शामिल हैं।

निगम के कामकाज के दौरान बैठकों और मिनटों के सभी दस्तावेज रखने के लिए इस खंड को खुला रखें। भविष्य के चुनाव या इस्तीफे यहां भी रखें।

तीसरा खंड

यहां जारी किए गए सभी स्टॉक प्रमाण पत्र शामिल करें। प्रत्येक प्रमाण पत्र का स्वामित्व जारी करने की तारीख के साथ दर्ज किया जाना चाहिए, जिन्होंने इसे प्राप्त किया, और उनकी व्यक्तिगत जानकारी (आयु, निवास, व्यक्तिगत या कॉर्पोरेट जानकारी)।

शेयरधारक अधिकारों और मतदान समझौते को लिखें और उस संकल्प को शामिल करें जो इन दस्तावेजों को अनुमोदित करता है। ये भी इस खंड में शामिल हैं।

निगम के किसी भी शेयरधारक या स्टॉक लेनदेन को यहां भी रखें। यहां यह भी रिकॉर्ड करें कि प्रत्येक व्यक्ति या संस्था के पास निगम में कितने शेयर हैं। शेयरों में कोई भी बदलाव यहां भी होगा।

चौथा खंड

निगम के सदस्यों, अधिकारियों या निदेशकों द्वारा किए गए किसी भी ऋण या अनुदान को शामिल करें। यह विशेष रूप से निगम स्टार्ट-अप को दिए गए धन के साथ सच है। ऋण के लिए संकल्प और अनुबंध और उनकी स्वीकृति यहां दर्ज की जानी चाहिए।

निगम के एकाउंटेंट, कानूनी प्रतिनिधि, बीमा एजेंटों और अन्य पेशेवर लोगों के स्थान को लिखें, जिनका उपयोग निगम व्यवसाय करने के लिए करता है। यह जानकारी चौथे खंड में जाती है।

कानूनी और बीमा दस्तावेजों के स्थान को शामिल करें, साथ ही खरीददारों और बाइंडरों के लिए भुगतान की खरीद और प्राप्ति की तारीख भी।

पांचवां खंड

सुनिश्चित करें कि आप किसी भी निर्णय को संकल्प के रूप में लिखते हैं। किसी भी समझौते या संकल्पों की चर्चा भी लिखिए। इनमें से सभी प्रलेखन यहाँ शामिल करें। किसी भी बड़ी खरीद, बिक्री, नीति निर्माण या परिवर्तन, विस्तार या समाप्ति को निगम अधिकारियों के संकल्प के रूप में लिखा जाना चाहिए और इस अनुभाग में शामिल किया जाना चाहिए।

निगम और अन्य व्यक्तियों या संस्थाओं के बीच किसी भी समझौते को औपचारिक बनाने के लिए अपने कॉर्पोरेट सील या नोटरी का उपयोग करें।

इस अनुभाग में इन मुहरों के साथ कोई भी दस्तावेज़ शामिल करें।