यहां तक कि एक व्यक्ति के कार्यालय में, व्यवसाय के कुशल संचालन के लिए कार्यालय प्रक्रियाओं का आयोजन आवश्यक है। संगठित प्रक्रियाओं का एक सेट बनाने से व्यवसाय चलाना आसान हो जाता है और ओवरहेड कार्यों जैसे फाइलिंग, खरीदारी और बुनियादी कागजी कार्रवाई करने के लिए आवश्यक समय की मात्रा कम हो जाती है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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मुद्रक
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तीन रिंग बाइंडर
उन प्रक्रियाओं की एक सूची बनाएं जिन्हें व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आप भविष्य में होने वाली सभी कार्यालय प्रक्रियाओं को सूचीबद्ध करते हैं, भले ही वे बार-बार किए जाएं।
उस व्यक्ति को निर्धारित करें जो वर्तमान में प्रत्येक कार्यालय प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है। यदि एक से अधिक व्यक्ति जिम्मेदार हैं, तो उस व्यक्ति की पहचान करें जो प्रक्रिया को सबसे प्रभावी ढंग से करता है, या जो प्रक्रिया का वर्णन करने के बारे में सबसे अधिक स्पष्ट है।
अनुरोध करें कि प्रत्येक व्यक्ति एक विस्तृत विवरण लिखें कि वे प्रत्येक कार्यालय प्रक्रिया कैसे करते हैं। यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति एक चरण-दर-चरण, स्पष्ट प्रारूप का अनुसरण करता है, एक टेम्पलेट या नमूना प्रदान करके कि प्रत्येक कार्यालय प्रक्रिया का विवरण कैसे लिखा जाना चाहिए। अनुरोध करें कि प्रत्येक व्यक्ति एक सामान्य शब्द संसाधन दस्तावेज़ प्रारूप में अपने विवरण की एक प्रति प्रदान करें।
फ़ंक्शन द्वारा अध्यायों में व्यवस्थित एक ही मास्टर दस्तावेज़ में सभी कार्यालय प्रक्रिया विवरणों को मिलाएं। उदाहरण के लिए, सभी लेखा प्रक्रियाओं को एक अध्याय में, सभी शिपिंग प्रक्रियाओं को दूसरे अध्याय में समूहित करें।
संपूर्ण दस्तावेज़ का प्रिंट आउट लें और अपने कर्मचारियों को सभी कार्यालय प्रक्रियाओं के साथ कम से कम एक तीन-अंगूठी बांधने की मशीन प्रदान करें। प्रत्येक स्टाफ सदस्य को एक अलग दस्तावेज़ प्रदान करें, जिसके लिए वे सभी कार्यालय प्रक्रियाओं को कवर करते हैं, और यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी कर्मचारी उन कार्यालय प्रक्रियाओं से संबंधित दस्तावेजों को पढ़ते हैं जो वे नियमित रूप से करते हैं।
