कंपनी की सेटिंग में नीतियों और प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करना एक कठिन प्रक्रिया हो सकती है। चाहे कंपनी एक विनिर्माण संयंत्र है या सिर्फ एक छोटा कार्यालय है, यह उन सभी नीतियों और प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने से बहुत लाभान्वित करेगा जो कंपनी संलग्न है। यह परियोजना एक व्यक्ति के लिए बड़े पैमाने पर प्रबंधन करना मुश्किल है। चूंकि इस प्रक्रिया में कंपनी के सभी स्तरों के अध्ययन की आवश्यकता होती है, इसलिए कार्य पूरी तरह से पूरा होने में कई साल लग सकते हैं।
आपकी कंपनी या कंपनी के भीतर होने वाली सभी नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में शोध करें। कंपनी के प्रत्येक विभाग का निरीक्षण करने के लिए कई दिन लें और प्रत्येक दिन वे क्या नीतियां और प्रक्रियाएं अपनाते हैं।
ऐसी किसी भी प्रक्रिया और नीतियों पर ध्यान दें जो निरर्थक हैं या कर्मचारियों की उत्पादकता को धीमा करती हैं। किसी भी लाइसेंसिंग, नोटरी या अदालतों से अनुमति के साथ-साथ कार्यों के लिए अनुमोदन प्राप्त करने में कितना समय लगता है, यह पता करें।
लागत प्रभावशीलता, दक्षता और आवश्यकता के लिए प्रत्येक नीति और प्रक्रिया का मूल्यांकन करें।
एक नई नीति और प्रक्रिया योजना बनाएं जो किसी भी अनावश्यक प्रशासन कार्य, अनुमोदन या कागजी कार्रवाई को समाप्त कर दे। उदाहरण के लिए, कर्मचारी एक स्प्रेडशीट में डेटा दर्ज कर सकते हैं और हार्ड कॉपी प्रिंट करने के बजाय इसे ईमेल कर सकते हैं।
कंपनी में होने वाली किसी भी डुप्लिकेट प्रक्रियाओं पर ध्यान दें, जैसे कि कई अलग-अलग लोगों द्वारा किसी परियोजना की समीक्षा। अधिक से अधिक डुप्लिकेट चरणों को हटा दें। उदाहरण के लिए, कई लोगों द्वारा समीक्षा की गई परियोजना को केवल एक योग्य समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है।
कर्मचारियों, प्रबंधकों और यहां तक कि बाहर के साझेदारों से पूछें कि वे कंपनी के साथ काम करते हैं कि वे उस कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में क्या बदलेंगे। यह कई दोषपूर्ण नीतियों को प्रकाश में ला सकता है और एक कंपनी बनाने में मदद कर सकता है जो सभी स्तरों से संतुष्ट हैं।
कई कर्मचारियों को एक ही कार्य करते हुए देखकर कार्यों को पूरा करने का सबसे तेज़ और सरल तरीका खोजें। एक बार जब आप उस कार्य को करने का आदर्श तरीका खोज लेते हैं, तो उस कार्य को पूरा करने के लिए अन्य सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें।
कंपनी के सभी उपकरणों, मशीनरी और कंप्यूटरों की मरम्मत और उन्नयन। यह अनुत्पादक समय को कम करेगा और अंतिम प्रक्रिया को गति देने में मदद करेगा।
सभी मैनुअल और प्रशिक्षण दस्तावेजों का निरीक्षण करें। सभी भाषा को सरल बनाएं और कार्यों को पूरा करने के लिए एक स्पष्ट और संक्षिप्त मानक प्रदान करने के लिए मैनुअल के सभी अनावश्यक भागों को कम करें।
सभी डेटा इकट्ठा करें, फिर अनावश्यक नीतियों और प्रक्रियाओं को समाप्त करने के लिए एक प्रस्ताव बनाएं। डेटा को कंपनी के मालिकों के सामने पेश करें ताकि वे निर्धारित कर सकें कि किन बदलावों को लागू करना है।
