कोई भी एक व्यस्त, उच्च-स्तरीय कार्यकारी की दृष्टि की सराहना कर सकता है, जो कागज के एक टुकड़े के बिना एक बड़ी मेज के पीछे बैठा है - अकेले धूल का एक धब्बा - दृष्टि में। वास्तविकता का आभास होता है, उस कार्यपालिका के लिए शायद आप जितने व्यस्त हैं, लेकिन उसने अपने कार्यालय के कार्यभार को व्यवस्थित करने का एक तरीका खोज लिया है। आप भी, जब तक आप एक प्रणाली विकसित करते हैं जो आपके लिए काम करती है। इसका मतलब यह हो सकता है कि दूसरों को खारिज करते हुए कुछ "कोशिश-और-सच" तकनीकों को नियोजित किया जाए।उस उच्च-स्तरीय कार्यकारी की तरह, याद रखें कि आप प्रभारी हैं और इससे आपको अपने नियंत्रण को जब्त करने से पहले अपने कार्यभार का नियंत्रण जब्त करने की अनुमति मिलती है।
एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करें - इलेक्ट्रॉनिक और पेपर - ताकि आप समीक्षा करने के बाद तुरंत सूचना के साथ तुरंत निपट सकें। कई व्यावसायिक पेशेवर "मास्टर स्टेकर" हैं, जिसका अर्थ है कि वे कागज के ढेर को जमा करते हैं जो अंततः उन्हें अभिभूत करते हैं। एक परियोजना पर काम करने के लिए एक प्रतिबद्धता बनाएं और फिर, जब आप पूरा कर लें, तो उसे तुरंत दर्ज करें। पेपर फ़ाइलों के लिए, एक रंग-कोडित फ़ाइल सिस्टम स्थापित करें, जिसमें प्रत्येक रंग आपके लिए सार्थक संदेश को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, तीन रंगों वाली पदानुक्रम प्रणाली को लागू करें जिसमें हरे रंग का अर्थ है "उच्च प्राथमिकता," पीला का अर्थ है "मध्यम प्राथमिकता" और लाल का अर्थ है "कम प्राथमिकता।" या, अपने डेस्क पर फ़ाइलों की संख्या को कम करने के लिए, दो-रंग प्रणाली का उपयोग करें। कंप्यूटर फाइलिंग सिस्टम बनाने के लिए उसी तर्क का पालन करें।
एक दैनिक टू-डू सूची बनाएं और इसे हर समय अपने साथ रखने के लिए और ट्रैक पर रखें। जैसे ही आप उन्हें पूरा करते हैं, कार्यों को पार करें। इसी तरह, हर समय अपने साथ एक कैलेंडर रखें, दोनों को आवश्यक रूप से संदर्भित करें। प्रत्येक दिन के अंत में अपनी टू-डू सूची की समीक्षा करें और अपने दिमाग में अपने दैनिक दायित्वों को सीमेंट करने के लिए हर नए दिन की शुरुआत करें।
इन कार्यों में से प्रत्येक के लिए समय सीमा और समय सीमा स्थापित करें, आशावादी होने के साथ-साथ यथार्थवादी भी। जब आप पढ़ने और ईमेल का जवाब देने के लिए आवंटित समय के बारे में विशेष रूप से सतर्क रहें, क्योंकि समय लेने वाली "ईमेल भंवर" में चूसना अविश्वसनीय रूप से आसान है। अपने प्रयासों को केंद्रित करने में मदद करने के लिए "उच्च प्राथमिकता" संदेशों के साथ अपने ईमेल को टैग करें। फिर तय करें कि उसके अनुसार जवाब देना है या नहीं।
अपनी अवधि के अनुमान के साथ फोन कॉल और मीटिंग शुरू करें - और फिर घड़ी देखें और योजना पर टिकें। यदि आप कुछ कहते हैं, तो लोग आपके अनुशासन का सम्मान करेंगे: "जैसा कि मैं जानता हूं कि हम सभी व्यस्त हैं, इस फोन कॉल या बैठक को 30 मिनट तक रखने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें।"
सहकर्मियों के लिए सीमाएं निर्धारित करें जो आपको लंबे समय तक दोपहर के भोजन या रात को अपनी भयानक नेत्रहीन तिथि के बारे में एक लंबी बातचीत से पहले सुनिश्चित करने की कोशिश कर सकते हैं। हालांकि कुछ सामाजिक सहभागिता सहकर्मियों के बीच संबंधों का निर्माण करने के लिए महत्वपूर्ण है, सावधान रहें कि यह हाथ से बाहर नहीं निकलता है और आपके अन्यथा अच्छी तरह से संरचित कार्यदिवस में क्यूरबॉल फेंक देता है।
पुनर्विचार मल्टीटास्किंग। आप सोच सकते हैं कि फोन पर बात करना, ईमेल लिखना और मार्केटिंग प्रस्ताव की समीक्षा करना आपको एक सुपर कर्मचारी बनाता है लेकिन, वास्तव में, आप अपना ध्यान अलग कर सकते हैं और इसके बजाय उल्टा हो रहे हैं। यदि आपको आवश्यक हो, तो एक समय में एक काम पर अपना ध्यान केंद्रित करने के लिए अपने आप को मजबूर करें और अपने कार्यभार को व्यवस्थित करने के मल्टीटास्किंग मोड के परिणामों की तुलना करें।
नई जिम्मेदारियों को संभालने के लिए सहमत होने से पहले अपने वर्तमान कार्यभार का आकलन करें। हालांकि कई कर्मचारी मानते हैं कि उन्हें कदम उठाना चाहिए और कभी भी इस तरह के अनुरोधों को नहीं कहना चाहिए, ध्यान से विचार करें कि क्या आपके पास कार्यों को पूरा करने का समय है और यदि वे अपने स्वयं के उच्च मानकों के अनुसार पूरा किया जा सकता है।
अपने कार्यालय के कार्यभार को व्यवस्थित करने के लिए अपनी योजना के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए अपने पर्यवेक्षक के साथ परामर्श करें कि आप सही रास्ते पर हैं। अपनी "कार्य योजना" की समीक्षा करें और प्रतिक्रिया मांगें।
