मीटिंग मिनट्स में चर्चा की गई सभी महत्वपूर्ण जानकारी और व्यापार मीटिंग के दौरान किए गए किसी भी निर्णय का रिकॉर्ड होता है। आम तौर पर, एक निर्दिष्ट मिनट लेने वाला कागज या लैपटॉप पर बैठक को रिकॉर्ड करता है। मीटिंग मिनट यह सुनिश्चित करते हैं कि एक बैठक में कहा गया महत्व का कुछ भी नहीं भूल गया है, और प्रतिभागियों ने जो कहा उसके बारे में भविष्य की असहमति को रोकें। मीटिंग मिनट उन लोगों के लिए भी सहायक होते हैं जो मीटिंग में शामिल नहीं हो पाए थे। सुनिश्चित करें कि आप कुछ मीटिंग मिनट दिशानिर्देशों का पालन करके सब कुछ ठीक से रिकॉर्ड करते हैं।
होस्ट से जानकारी इकट्ठा करें, जैसे कि सभी उपस्थितों के नाम, मीटिंग का उद्देश्य और मीटिंग का एजेंडा, मीटिंग शुरू होने से पहले। यह आपको चर्चा में साथ चलने में मदद करता है। यदि आप बैठक में एक प्रमुख भागीदार नहीं हैं, तो आप बेहतर मिनट पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। यदि आप अनिश्चित हैं, तो मेजबान के साथ अपनी भूमिका की पुष्टि करें।
बैठक शुरू होते ही ध्यान से सुनें। यदि आप लैपटॉप लाते हैं, या अपने ईमेल की जांच कर रहे हैं या इंटरनेट पर सर्फिंग कर रहे हैं, तो सेल फोन जैसे ध्यान भटकाने से बचें। हाथ पर चर्चा पर केंद्रित रहें।
केवल मुख्य बिंदुओं को रिकॉर्ड करें। हर विवरण को लिखना असंभव और अनावश्यक है। बैठक के उद्देश्य पर विचार करके महत्वपूर्ण निर्णय लें। किसी भी राय या सुझाव को रिकॉर्ड करने, मुद्दों पर असहमत होने और निर्णय तक पहुँचने के रिकॉर्ड।
जब संभव हो तो पैराफेरेस। कथन लिखना शब्दशः आवश्यक नहीं है, और इसमें बहुत अधिक समय लगता है। Paraphrasing दर्शाता है कि आप समझ गए थे कि कौन से प्रतिभागी चर्चा कर रहे हैं।
कागजों को मिलाने से बचने के लिए, कलम और कागज के साथ लिखने पर, अपने पृष्ठों को नंबर दें।
आवश्यकता पड़ने पर प्रश्न पूछें। यदि आपको किसी ने क्या कहा, यह सत्यापित करने की आवश्यकता नहीं है कि बैठक को रोकना या रोकना नहीं है।
बैठक के तुरंत बाद प्रश्न पूछें जबकि जानकारी अभी भी आपके दिमाग में ताज़ा है, अगर आपको बैठक के दौरान लाने के लिए किसी मुद्दे को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।
जितना संभव हो सके उतनी अच्छी तरह से लिखें। एक मिनट लेने वाले के रूप में, आपकी भूमिका आपकी राय या सेंसर चर्चा प्रदान करने के लिए नहीं है, बल्कि निष्पक्ष रूप से संक्षेप में बताएं कि क्या कहा गया था।
बाद में उनकी समीक्षा करते समय वर्तनी, विराम चिह्न और स्पष्टता के लिए अपने नोट्स देखें। आवश्यक लोगों को मिनट वितरित करने से पहले एक अच्छी कॉपी टाइप करें।
