फेडरल लेबर स्टैंडर्ड एक्ट कहता है कि कंपनियों को कर्मचारी घंटों का ट्रैक रखना चाहिए, लेकिन यह निर्दिष्ट नहीं करता है कि कैसे। हालांकि इसका मतलब है कि आप पेपर-आधारित साइन-इन शीट से जटिल कंप्यूटर सिस्टम में कुछ भी उपयोग कर सकते हैं, कंपनी अंततः यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि समय पत्रक सही हैं - कर्मचारी नहीं। इस कारण से, यह प्रणाली उस प्रणाली को खोजने के लिए महत्वपूर्ण नहीं है जो लगातार काम करती है और इसके साथ चिपकी रहती है।
ट्रैकिंग आवश्यकताएँ
एफएलएसए के लिए आवश्यक है कि पेरोल रिकॉर्ड में काम किए गए घंटों के बारे में विशिष्ट डेटा शामिल हो और एक कर्मचारी जो कमाता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कर्मचारी घंटों का ट्रैक कैसे रखते हैं, काम के घंटे के डेटा में उस समय और दिन को शामिल करना चाहिए जो एक कर्मचारी का वर्कवेक शुरू होता है, घंटे प्रत्येक दिन काम करते हैं और कुल घंटे प्रत्येक सप्ताह काम करते हैं। इसके अलावा, आपको स्रोत दस्तावेज़ - जैसे समय कार्ड, कार्य शेड्यूल और कार्य टिकट - दो साल के लिए, ऑन-साइट या ऑफ़-साइट केंद्रीय संग्रहण स्थान पर बनाए रखना चाहिए।
मानक समय ट्रैकिंग
पूर्णकालिक या अंशकालिक दोनों कर्मचारियों के लिए मानक समय की ट्रैकिंग काम करती है, चाहे वे हर सप्ताह एक ही या अलग-अलग घंटे काम करते हों। मानक ट्रैकिंग के साथ, कर्मचारियों को एक इलेक्ट्रॉनिक समय घड़ी या एक कंप्यूटर का उपयोग करके पंच करना होगा, प्रत्येक दिन दो से चार बार भोजन ब्रेक लेना चाहिए। अमेरिकी श्रम विभाग के अनुसार, आप एक नीति स्थापित कर सकते हैं, जैसे कि समय को निकटतम पांच मिनट या एक घंटे के दसवें हिस्से में दर्ज करना, जो घड़ी के रिकॉर्ड और वास्तविक घंटों के बीच मामूली विसंगतियों के लिए काम करते हैं क्योंकि सभी कर्मचारी नहीं देख सकते हैं या बिल्कुल उसी समय।
अपवाद ट्रैकिंग
आप प्रशासनिक या अन्य कर्मचारियों के लिए अपवाद ट्रैकिंग का उपयोग करके घंटों को रिकॉर्ड कर सकते हैं जो आमतौर पर हर हफ्ते एक ही घंटे काम करते हैं। अपवाद ट्रैकिंग के साथ, आप मानक कार्य समय दिखाते हुए एक प्रपत्र बनाते हैं और कर्मचारियों को केवल समय रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है, यदि यह सामान्य कार्यदिवस से भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, यदि कार्यदिवस सामान्य रूप से सुबह 8 बजे शुरू होता है और एक कर्मचारी सुबह 8:10 बजे आता है, लेकिन बाकी दिन सामान्य रूप से काम करता है, तो शुरुआती समय अपवाद दिखाई देगा और दिन का कार्य समय 10 मिनट कम होगा।
ट्रैकिंग ऑफ-साइट कर्मचारी
अधिकांश व्यवसाय कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग उन कर्मचारियों के लिए घंटों को ट्रैक करने के लिए करते हैं जो घर पर या ऑफ-साइट स्थानों पर काम करते हैं। आभासी समय ट्रैकिंग वास्तविक समय में रिकॉर्ड उपस्थिति, सबसे अधिक बार सेकंड के लिए नीचे। जब उपयोगकर्ता अपने काम के कंप्यूटर में लॉग इन करता है तो वह मौका कम करने के लिए प्रोग्राम को स्वचालित रूप से चलाने के लिए सेट करें जब कोई कर्मचारी पंच करने के लिए भूल जाएगा। इस तरह, हर सुबह एक कर्मचारी जो पहली स्क्रीन देखेगा वह उसका वर्चुअल टाइम कार्ड है। वर्चुअल टाइम ट्रैकिंग के विकल्प मुफ्त प्रोग्राम से लेकर प्रोपराइटरी सॉफ्टवेयर तक हैं।
