स्कूल जैसे बड़े संगठन के लिए प्रिंटर की आपूर्ति पर नज़र रखना और ऑर्डर करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। प्रिंटर का प्रत्येक मॉडल एक अलग प्रकार के स्याही कारतूस या टोनर का उपयोग करता है, और प्रत्येक स्याही कारतूस को बदलने से पहले पृष्ठों की एक अलग संख्या प्रिंट करेगी। यद्यपि आप पुराने जमाने के तरीके से कागज-और-पेंसिल जनित सूची के साथ स्याही-कारतूस का ट्रैक रख सकते थे, सभी प्रासंगिक जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक स्प्रेडशीट बनाने से समय की बचत होगी और आप समय के साथ स्याही के लिए बजट बनाने की अनुमति देंगे। ।
अपने कंप्यूटर के स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करके स्याही-कारतूस ऑर्डर को ट्रैक करने के लिए एक नई खाली स्प्रेडशीट बनाएं। संभावना है कि आपका कंप्यूटर Microsoft ऑफिस के हिस्से के रूप में स्थापित Microsoft Excel के साथ आए। यदि आपके पास एक्सेल नहीं है, तो ओपनऑफ़िस जैसे मुफ्त कार्यालय सूट को डाउनलोड करें और इंस्टॉल करें, या Google डॉक्स जैसे ऑनलाइन टूल का उपयोग करें, जिसे आप मुफ्त जीमेल खाते के लिए साइन अप करने पर बिना किसी लागत के उपयोग कर सकते हैं।
निर्धारित करें कि आप किस जानकारी को ट्रैक करना चाहते हैं। यह मामला-दर-मामला आधार पर अलग-अलग होगा, और इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट का उपयोग करने के लाभों में से एक यह है कि आपके द्वारा ट्रैक की जाने वाली जानकारी को अपनी आवश्यकताओं के रूप में बदलना आसान है। शुरू करने के लिए, उस कमरे की संख्या को ट्रैक करने का प्रयास करें जहां प्रत्येक प्रिंटर स्थापित किया गया है, प्रिंटर का प्रकार, स्याही कारतूस या टोनर प्रिंटर का उपयोग करता है, आपने स्याही के लिए कितना भुगतान किया और जब आपने अंतिम प्रतिस्थापन स्याही का आदेश दिया था।
पहले अपनी स्प्रैडशीट कॉलम के लिए शीर्ष लेख दर्ज करें। ध्यान दें कि रिक्त स्प्रेडशीट को कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है। ऊर्ध्वाधर अक्ष के नीचे चलने वाली संख्याओं की संख्या और क्षैतिज पहुंच के पार अक्षरों की एक पंक्ति है। पहली सेल या पंक्ति 1 कॉलम A में, "कक्ष संख्या" लिखें। पंक्ति 1 कॉलम B में, "प्रिंटर मॉडल" लिखें। "इंक कार्ट्रिज मॉडल" पंक्ति 1 कॉलम सी में जाता है, और इसके बाद, जब तक आप जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए एक कॉलम हैडर में प्रवेश नहीं कर लेते।
पहला प्रिंटर चुनें जिसे आप अपनी स्प्रैडशीट में दर्ज करना चाहते हैं और पंक्ति 2 कॉलम में कमरा नंबर टाइप करके शुरू करें। टाइप करें प्रिंटर मॉडल को पंक्ति 2 कॉलम बी में और फिर सभी प्रासंगिक जानकारी को उचित कॉलम में दर्ज करना जारी रखें, जिसमें आप तारीख शामिल हैं अंतिम आदेश दिया स्याही
पंक्ति 3 कॉलम A से शुरू होने वाले अगले प्रिंटर के लिए जानकारी दर्ज करें, और फिर प्रत्येक उपयुक्त कॉलम में उस प्रिंटर के लिए अन्य डेटा दर्ज करें। जब तक आपके सभी प्रिंटर और प्रिंटर जानकारी सूचीबद्ध नहीं होती हैं तब तक प्रत्येक बाद के प्रिंटर के लिए एक नई पंक्ति में जानकारी दर्ज करना जारी रखें। जब आप समाप्त कर लें, तो अपनी स्प्रेडशीट को कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव में सहेजें।
किसी विशेष प्रिंटर के लिए स्याही का आदेश देने के लिए हर बार रिकॉर्ड करने के लिए अतिरिक्त रिक्त दिनांक कॉलम बनाएं। जब आप समाप्त कर लें तो फ़ाइल को अपनी हार्ड ड्राइव पर सहेजें ताकि अगली बार जब आप आपूर्ति करें तो उसका उपयोग कर सकें।
टिप्स
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महत्वपूर्ण जानकारी या एक संगठनात्मक सहायता के रूप में उजागर करने के लिए विशेष स्वरूपण का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, कॉलम हेडिंग के लिए एक बोल्ड फ़ॉन्ट और उसी संगठनात्मक इकाई में प्रिंटर को एक साथ समूह में रंगीन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप संकाय-उपयोग प्रिंटर के लिए हरे रंग का उपयोग कर सकते हैं, छात्र-उपयोग प्रिंटर के लिए नीला और लाइब्रेरी में स्थापित प्रिंटर के लिए नारंगी का उपयोग कर सकते हैं।
कुछ समय बीतने के बाद - एक सेमेस्टर या एक स्कूल वर्ष, उदाहरण के लिए - उस अवधि के दौरान प्रत्येक प्रिंटर की स्याही पर खर्च की गई राशि। आप इस जानकारी का उपयोग इस बात पर ध्यान देने के लिए कर सकते हैं कि क्या कुछ प्रिंटर अन्य की तुलना में अधिक बार उपयोग किए जा रहे हैं, क्या एक प्रिंटर दूसरे की तुलना में अधिक लागत प्रभावी है और यहां तक कि कौन से विभाग या क्लासरूम सबसे अधिक स्याही का उपयोग करते हैं - जानकारी जो पुन: व्यवस्थित और बजट दोनों के लिए उपयोगी हो सकती है प्रयोजनों।
