एक लेखा प्रणाली बनाते समय, व्यवसायों और गैर-लाभकारी संगठनों को आंतरिक नियंत्रण के लिए एक रूपरेखा स्थापित करनी चाहिए। आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि सिस्टम अच्छी तरह से काम कर रहा है और इसमें शामिल सभी कर्मचारी अपेक्षित रूप से प्रदर्शन कर रहे हैं। इस तरह के एक आवश्यक व्यावसायिक कार्य होने से गलतियों की संभावना कम होने और संगठन की संपत्ति की सुरक्षा के द्वारा उचित आश्वासन मिलता है। इसके महत्व के कारण, कंपनियां आंतरिक नियंत्रण के मूल सिद्धांतों पर विचार करने के लिए अच्छी तरह से करती हैं।
जिम्मेदारियों
कंपनियों को स्पष्ट रूप से जिम्मेदारियों को स्थापित करना चाहिए। व्यक्तियों को विशिष्ट जिम्मेदारियां सौंपना यह सुनिश्चित करता है कि आंतरिक नियंत्रण बनाए रखने में उनका क्या हिस्सा है। यदि आंतरिक नियंत्रण जिम्मेदारी को लगातार अनदेखा किया जाता है, तो एक प्रभावी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली यह स्पष्ट कर देगी कि कौन असाइन किए गए कार्य को नहीं कर रहा है।
रिकॉर्ड रखना
मेमोरी एक अचूक उपकरण नहीं है, खासकर जब बड़ी मात्रा में जानकारी या लेनदेन के साथ काम करना। सही रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया होने से कंपनियों को लेन-देन का सही इतिहास होगा। ऐसा ऐतिहासिक डेटा कंपनी को बाद में इसे संदर्भित करने की अनुमति देता है, यदि कोई समस्या खोजी जाती है या यदि स्पष्टीकरण आवश्यक है।
बीमा और संबंध
दुर्भाग्य से, यहां तक कि सबसे अच्छा आंतरिक नियंत्रण प्रणाली भी परिसंपत्ति के नुकसान को रोक नहीं सकती है। एसेट्स और बॉन्डिंग कर्मचारियों का बीमा करके, एक संगठन यह आश्वासन दे सकता है कि एसेट के चोरी हो जाने पर, या अन्यथा गलत तरीके से उसकी वैल्यू के लिए उसकी प्रतिपूर्ति की जाएगी।
एसेट रिकॉर्ड्स और कस्टडी
एक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली में, जिन लोगों के पास नकदी और अन्य संपत्ति तक भौतिक पहुंच होती है, वे वही लोग नहीं होते हैं जो उस संपत्ति से संबंधित रिकॉर्ड रखते हैं। यदि, उदाहरण के लिए, पेटीएम कैश रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति वही व्यक्ति था, जिसके पास पेटीएम कैश बॉक्स की चाबी थी, तो उस व्यक्ति के लिए पेटीएम कैश रिकॉर्ड को गलत बताते हुए नकदी में मदद करना आसान होगा। जो व्यक्ति संपत्ति रिकॉर्ड रखता है, वह उस संपत्ति को भौतिक रूप से एक्सेस करने में सक्षम नहीं होना चाहिए जिसे वह ट्रैक कर रहा है।
संबंधित लेन-देन के लिए जिम्मेदारी
कभी-कभी, एकल लेनदेन को पूरा करने के लिए कई कार्य पूरे करने चाहिए। इस उदाहरण में, यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक कर्मचारी अलग-अलग कार्य करते हुए लेन-देन करें। यह सुनिश्चित करता है कि एक से अधिक व्यक्ति कार्य को पूरा करने में शामिल थे, बाधाओं को बढ़ाते हुए कि किसी भी गलती या धोखाधड़ी कृत्यों की खोज की जाती है।
तकनीकी नियंत्रण
बर्गलर अलार्म, इलेक्ट्रॉनिक कीपैड और अन्य प्रौद्योगिकी-आधारित सुरक्षा सुविधाएँ संगठनों को संपत्ति की सुरक्षा करने में मदद कर सकती हैं। प्रौद्योगिकी अक्सर वहां जा सकती है जहां लोग नहीं कर सकते हैं, और अतिरिक्त वेतन या ब्रेक की आवश्यकता के बिना 24 घंटे काम पर हो सकते हैं। स्मार्ट कंपनियां उपयुक्त और लागत प्रभावी तकनीक के साथ अपने आंतरिक नियंत्रण प्रणालियों को बढ़ाती हैं।
स्वतंत्र समीक्षा
कंपनियों को नियमित रूप से अपने आंतरिक नियंत्रण प्रणालियों की समीक्षा करनी चाहिए। यह उस व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए जिसने चेक किए जा रहे किसी भी कार्य को निष्पादित नहीं किया। एक स्वतंत्र मूल्यांकनकर्ता उद्देश्यपूर्ण रूप से आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया में किए जा रहे काम के बारे में रिपोर्ट कर सकता है और इसके पास गलतियों को कवर करने या नियंत्रण प्रक्रियाओं के बारे में अत्यधिक आशावादी होने का कोई कारण नहीं है।
