व्यवसाय अपने कर्मचारियों को ईमानदार रखने और अपनी कंपनी की संपत्ति और वित्तीय रिपोर्टिंग के बारे में आश्वस्त महसूस करने के लिए आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं पर भरोसा करते हैं। विशिष्ट आंतरिक नियंत्रण पद्धतियां कंपनी द्वारा भिन्न होती हैं, जो उस व्यवसाय के विशिष्ट संचालन पर निर्भर करती है। प्रबंधन को यह विचार करने की आवश्यकता है कि किस प्रकार के आंतरिक नियंत्रण अपनी कंपनी की जरूरतों को पूरा करते हैं और उन नियंत्रणों को लागू करते हैं।
उच्च जोखिम वाले क्षेत्र
प्रत्येक व्यवसाय में गलत रिपोर्टिंग, चोरी या उचित उपचार की कमी के लिए उच्च जोखिम वाले क्षेत्र शामिल हैं। प्रत्येक कंपनी के प्रबंधन को यह पहचानने की जरूरत है कि कौन से क्षेत्र व्यवसाय के लिए सबसे अधिक जोखिम रखते हैं। इस जोखिम मूल्यांकन में संवेदनशील जानकारी या कंपनी की संपत्ति के लिए कर्मचारियों या ग्राहकों की पहुंच का निर्धारण करना शामिल है। इस जोखिम मूल्यांकन में अनुचित कर्मचारी या ग्राहक कार्यों के उच्चतम संभावित डॉलर प्रभाव की पहचान करना भी शामिल है। एक बार प्रबंधन उच्चतम जोखिम वाले क्षेत्रों की पहचान करता है, प्रबंधन उन जोखिमों को कम करने के लिए कदमों को लागू कर सकता है।
सुरक्षित संपत्ति
व्यवसाय के संचालन को आगे बढ़ाने के लिए कंपनियां अपनी संपत्ति का उपयोग करती हैं। इन परिसंपत्तियों में इन्वेंट्री, नकदी और उपकरण शामिल हैं। कैश हैंडलिंग को विशिष्ट आंतरिक नियंत्रणों की आवश्यकता होती है, जैसे कि नियमित रूप से कैश अकाउंट को समेटना, कई कर्मचारियों के बीच कैश हैंडलिंग की जिम्मेदारियों को अलग करना और नकद लेनदेन का ऑडिट करना। इन्वेंटरी के लिए ग्राहकों और कर्मचारियों से सुरक्षा की आवश्यकता होती है। कई खुदरा स्टोर ग्राहकों और इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों को देखने के लिए छत के दर्पण का उपयोग करते हैं ताकि ग्राहकों को भुगतान किए बिना स्टोर छोड़ने से रोका जा सके। इन्वेंट्री के साथ कोई भी व्यवसाय किसी कर्मचारी को चोरी करने से रोकने के लिए ट्रकों को लोड करने या उतारने पर टीम बना सकता है।
अनुपालन सुनिश्चित करें
व्यवसाय आईआरएस और एसईसी सहित विभिन्न एजेंसियों को अपने वित्तीय और परिचालन परिणामों की रिपोर्ट करते हैं। विशिष्ट उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां, जैसे कि ऊर्जा या बैंकिंग, सरकारी निकायों के लिए अपने परिणामों की रिपोर्ट करती हैं जो उद्योगों की देखरेख करते हैं। प्रत्येक एजेंसी रिपोर्टिंग के लिए अपनी आवश्यकताओं को रखती है, जैसे कि आवश्यक विशिष्ट जानकारी और डेटा को रिपोर्ट करने के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रारूप। व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए आंतरिक नियंत्रण लागू करते हैं कि विशिष्ट रिपोर्टिंग आवश्यकताओं का पालन किया जाए। इन आंतरिक नियंत्रणों में डेटा की द्वितीयक कर्मचारी समीक्षा को रिपोर्ट करने और प्राप्त करने से पहले प्रबंधक की मंजूरी लेना शामिल है।
सटीक रिपोर्टिंग सुनिश्चित करें
वित्तीय रिपोर्टिंग व्यवसाय के मालिक को व्यवसाय के बढ़ते रहने या आवश्यक होने पर दिशा बदलने के लिए प्रेरित करती है। व्यवसाय के स्वामी को व्यवसाय के कार्यों के संबंध में अच्छे निर्णय लेने के लिए सटीक वित्तीय विवरणों की आवश्यकता होती है। आंतरिक नियंत्रण सुनिश्चित करते हैं कि प्रत्येक लेनदेन रिकॉर्ड किया गया है और सही रिपोर्ट किया गया है।
