एजेंडा बैठकों के लिए उच्च-ऑक्टेन ईंधन की तरह हैं - वे किसी भी निर्णय प्रक्रिया की दक्षता और उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं। एक अच्छा एजेंडा किसी परियोजना को आधे में पूरा करने के लिए आवश्यक बैठकों की संख्या में कटौती कर सकता है और बैठकों के लिए प्रवृत्ति को कम करके उन चर्चाओं में शामिल होने के लिए जो लक्ष्य उपलब्धि के लिए उपयोगी नहीं हैं।
एक एजेंडा की भूमिका
एजेंडा का लक्ष्य समूह के सदस्यों के बीच निर्णय लेने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना है। यह एक प्रौद्योगिकी उन्नयन या बजट चर्चा के लिए हो सकता है। एजेंडा बैठक में उपस्थित लोगों को अंतिम निर्णय पर केंद्रित रखने में मदद करता है। एजेंडा भी अनुवर्ती और जवाबदेही के लिए एक चेकलिस्ट प्रदान करके बैठक की सफलता का मूल्यांकन करना आसान बनाता है।
प्रारूप
एजेंडा की पहली पंक्ति में बैठक का लक्ष्य और उद्देश्य होना चाहिए। कुछ एजेंडा प्रारूप प्रत्येक एजेंडा आइटम के बाद लक्ष्य को उप-लक्ष्य के साथ बताना चाहते हैं। दोनों प्रारूप चर्चा के लिए एक रूपरेखा स्थापित करते हैं। एजेंडा सरल से जटिल तक भिन्न हो सकते हैं। वे पिछली बैठक से संलग्नक और पढ़ने की सामग्री या एजेंडा शामिल कर सकते हैं। उपयोग किए जाने वाले प्रारूप का प्रकार आम तौर पर बैठक की औपचारिकता और लंबाई द्वारा स्थापित किया जाता है। अंगूठे का एक अच्छा नियम यह है कि प्रारूप बैठक प्रतिभागियों की पोशाक से मेल खाना चाहिए; यही है, सैंडल और शॉर्ट्स से भरी बैठक एक अनौपचारिक एजेंडे के साथ मिल सकती है जबकि सूट से भरे कमरे के लिए एक औपचारिक एजेंडा की आवश्यकता हो सकती है।
अनौपचारिक बनाम औपचारिक
छोटी या अनौपचारिक बैठक को ईमेल या मीटिंग रिमाइंडर में रखा जा सकता है। इसमें बैठक के लक्ष्य के लिए एक पंक्ति और फिर तीन से पांच लघु चर्चा बिंदु हो सकते हैं। लंबा एजेंडा आमतौर पर एक पूर्ण पृष्ठ होता है, जिसमें एक शीर्षक, बैठक का स्थान, तिथि और समय, लक्ष्य और विषय या चर्चा के बिंदु शामिल होते हैं। लंबी बैठकों में प्रत्येक चर्चा विषय और प्रस्तुतकर्ता के नाम के लिए समय भी शामिल होना चाहिए। दोनों एजेंडा प्रारूप अनुवर्ती के लिए "अगले चरण" के लिए एक खंड के साथ समाप्त होने चाहिए। ये "नेक्स्ट स्टेप्स" अगली बैठक में एजेंडा विषयों के लिए आधार बन जाएंगे।
