निर्यात प्रलेखन महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह सामानों के बीमा करने के लिए पैकिंग और लेबलिंग से लेकर खरीदारी की सभी वस्तुओं को कवर करता है। महत्वपूर्ण वस्तुओं को दूर-दराज के ग्राहकों को यादृच्छिक वाहक द्वारा भेजा जा रहा है; डिलीवरी सुनिश्चित करने के लिए सटीक कागजी कार्रवाई करना आवश्यक है।
समारोह
निर्यात प्रलेखन लेबल संकुल यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसमें शामिल सामान को ठीक से संभाला गया है। लेबल यह भी बताते हैं कि सामान को कब और कहां पहुंचाना है। विभिन्न देशों के मानक और आवश्यकताएं अलग-अलग हैं; दस्तावेज़ीकरण को इन आवश्यकताओं से मेल खाना चाहिए। इसके अलावा, भेज दी गई वस्तुओं को उस घटना में बीमा किया जाना चाहिए जो क्षतिग्रस्त हैं या पारगमन में खो गई हैं।
चालान
माल भेजने से पहले खरीदार को आयात शर्तों को बताते हुए प्रो-फॉर्मो चालान भेजा जाता है और खरीदार को आयात लाइसेंस कैसे मिल सकता है। वाणिज्यिक चालान में खरीदार और विक्रेता के नाम जैसी जानकारी शामिल होती है; माल बेचा जा रहा है; और भुगतान और बैंक जानकारी।
लदान बिल
खरीदार को माल प्राप्त होने की पुष्टि करते हुए, कैरियर का बिल वाहक से शिपर को दिया जाता है। यह तकनीकी रूप से शिपर और कैरियर के बीच एक अनुबंध है। लदान का बिल भी खरीदार को सूचित करता है जब उनके माल पिकअप के लिए उपलब्ध होते हैं।
