कर्मचारी प्रलेखन कई कारणों से महत्वपूर्ण है। प्रलेखन रोजगार की कार्रवाइयों को सही ठहराता है, भर्ती और चयन से इस्तीफा, सेवानिवृत्ति या समाप्ति तक। प्रशिक्षण और विकास और क्षतिपूर्ति और लाभ कर्मचारी प्रलेखन के हिस्से भी हैं। सटीक और पूर्ण प्रलेखन बनाए रखना मानव संसाधन उद्देश्यों का समर्थन करता है, जैसे उत्तराधिकार योजना और भीतर से बढ़ावा देना। कर्मचारी प्रलेखन, जब सावधानी से, गोपनीय रूप से और कंपनी की नीतियों के अनुसार तैयार किया जाता है, मानव संसाधन विभाग की रीढ़ है।
भर्ती और चयन
यहां तक कि अगर आपकी भर्ती और चयन प्रक्रिया आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के माध्यम से ऑनलाइन आवेदन प्रस्तुत करने के साथ शुरू होती है, तो प्रलेखन अभी भी भर्ती प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण घटक है। कम से कम, काम पर रखने की प्रक्रिया में प्रारंभिक टेलीफोन स्क्रीनिंग, आमने-सामने साक्षात्कार और साक्षात्कारकर्ता मूल्यांकन शामिल हैं। इस प्रक्रिया के लिए दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है - व्यक्तिगत रूप से साक्षात्कार के दौरान नोट्स लेना व्यावहारिक रूप से एक हायरिंग निर्णय लेने में मदद करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, यदि आप किसी अन्य भर्ती प्रबंधक के लिए उम्मीदवार की योग्यता के साथ उत्तीर्ण होना चाहते हैं, तो यह आपके साक्षात्कार नोट्स को साझा करने में मदद करता है। साक्षात्कार के नोट्स में आपके व्यक्तिगत आकलन और राय शामिल हैं। इसलिए, जब तक भर्ती और साक्षात्कार प्रक्रिया के नोट्स में परीक्षण स्कोर नहीं होते हैं या उम्मीदवार के कौशल सेट के बारे में कुछ तथ्यों को पुनर्स्थापित नहीं करते हैं, तब तक इस प्रकार का प्रलेखन आमतौर पर कर्मियों की फाइल का हिस्सा नहीं बनता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारी प्रलेखन रोजगार पात्रता की पुष्टि करता है।
कर्मचारी प्रशिक्षण और विकास
नौकरी की संतुष्टि, उत्पादकता और जुड़ाव बनाए रखने के लिए कर्मचारी प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण महत्वपूर्ण है। आपके प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली में कई घटक शामिल होते हैं, जैसे कि नौकरी विवरण, अनौपचारिक प्रतिक्रिया, प्रशिक्षण, अनुशासनात्मक कार्रवाई और वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन। इन सभी घटकों को ट्रैक पर बने रहने के लिए आपके प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली के लिए प्रलेखन की आवश्यकता होती है। प्रलेखन की कमी इस क्षेत्र में संचार की कमी के करीब है। कर्मचारी प्रेरणा को प्रेरित करने और कर्मचारी का मनोबल बढ़ाने के लिए प्रतिक्रिया पर निर्भर करते हैं। प्रलेखन के बिना, कर्मचारियों को नियोक्ता की अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए आवश्यक उपकरणों की कमी होती है।
मुआवजा और लाभ
कर्मचारी प्रलेखन आपके मुआवजे और लाभ संरचना का एक अनिवार्य तत्व है। इस प्रकार के प्रलेखन के बिना, कर्मचारी की मजदूरी, योग्यता में वृद्धि, वर्ष के अंत में बोनस और अनिवार्य और स्वैच्छिक कटौती को ट्रैक करना असंभव है। प्रलेखन भी कर्मचारी लाभ की स्थिति को बनाए रखता है, जैसे स्वास्थ्य देखभाल विकल्प, आश्रित देखभाल और लचीले व्यय खाते। पेरोल डिवीजन इस क्षेत्र में कर्मचारी प्रलेखन के अधिकांश रिकॉर्ड करता है; हालाँकि, आपके गोपनीयता अधिकारी के पास कर्मचारी जानकारी की गोपनीय प्रकृति को संरक्षित करने के लिए सभी चिकित्सा से संबंधित दस्तावेज़ों तक अनन्य पहुंच है।
रोजगार अंत
जब कंपनी के साथ एक कर्मचारी का कार्यकाल समाप्त होता है, तो प्रलेखन अत्यंत महत्वपूर्ण होता है। कारण चाहे जो भी हो, आपको इस कागजी कार्रवाई को तैयार करने और उसकागजी कार्रवाई करने की तैयारी करनी चाहिए। यदि आप किसी कर्मचारी को समाप्त करते हैं, तो प्रलेखन आपके निर्णय को सही ठहराएगा। खराब प्रदर्शन, नीति उल्लंघन या सकल कदाचार से संबंधित कर्मचारी निर्वहन को अनैच्छिक समाप्ति का समर्थन करने के लिए प्रलेखन की आवश्यकता होती है। क्या कर्मचारी को गलत निर्वहन के लिए शिकायत दर्ज करने का निर्णय लेना चाहिए, यदि शिकायत मुकदमेबाजी में बढ़ जाती है तो प्रलेखन आपकी कंपनी की संपत्ति की रक्षा कर सकता है। यदि कोई कर्मचारी सेवानिवृत्त या इस्तीफा देता है, तो स्वास्थ्य और आय लाभ जारी रखने के लिए प्रलेखन आवश्यक है।
