एक बार एक परियोजना पूरी हो जाने के बाद, केवल एक चीज बची है जो सही गई, क्या गलत हुई और टीम भविष्य की परियोजनाओं को और अधिक सफल बनाने के लिए क्या कर सकती है, इसका विश्लेषण करना है। यह आमतौर पर पोस्टमॉर्टम रिपोर्ट में किया जाता है। अंतिम, पोस्ट-प्रोजेक्ट मीटिंग के लिए एक अमूल्य शर्त एक पोस्टमॉर्टम रिपोर्ट है जो विशिष्ट उदाहरणों और बहुत सारे विवरणों को बिना नकारात्मक या आत्म-बधाई के देती है।
संरचना और शैली
अच्छी तरह से परिभाषित हेडिंग और सबहेडिंग के साथ एक औपचारिक रिपोर्ट संरचना आपको स्पष्ट और संक्षिप्त दोनों तरह से तथ्यात्मक और विश्लेषणात्मक जानकारी प्रस्तुत करने में मदद करेगी। पर्ड्यू यूनिवर्सिटी ऑनलाइन राइटिंग लैब का सुझाव है कि आप एरियल या टाइम्स न्यू रोमन जैसे एकल, मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करके पूरी रिपोर्ट लिखें। जब भी आप रिपोर्ट को पढ़ने में आसान बनाने के लिए और उसके भीतर और भीतर सफेद स्थान का उपयोग कर सकते हैं, तो सूचियों का उपयोग करें। व्याकरणिक काल का सही ढंग से उपयोग करें: प्रक्रियाओं को समझाने के लिए भूत काल का उपयोग करें और परियोजना के परिणामों को दिखाने के लिए सामान्यीकरण और स्थिति के लिए तनाव पेश करें।
परिचय और लक्ष्य
पोस्टमॉर्टम रिपोर्टिंग लक्ष्यों का वर्णन करने के लिए परिचयात्मक अनुभाग का उपयोग करें। अधिकांश रिपोर्टों का लक्ष्य चार मुख्य लक्ष्यों को पूरा करना है: परियोजना की सफलता के लिए समीक्षा करना और चर्चा करना कि उच्च बिंदुओं और उपलब्धियों की पहचान करना, महत्वपूर्ण मुद्दों को इंगित करना और समस्या को सुलझाने की रणनीति पर चर्चा करना और कोर takeaways की रूपरेखा बनाना। बुलेटेड सूची के रूप में इन लक्ष्यों को प्रारूपित करना भी रिपोर्ट संरचना को परिभाषित करने का एक अच्छा तरीका है।
पैरामीटर और उद्देश्य
वर्तमान तथ्य आधारित परियोजना की जानकारी और परियोजना के लक्ष्यों को अगले भाग में प्रस्तुत करें। तथ्य-आधारित जानकारी को व्यवस्थित करें - जैसे कि शीर्षक, परियोजना प्रबंधक का नाम, प्रारंभ तिथि और लक्ष्य और वास्तविक समापन तिथियां - तालिका प्रारूप में। संक्षिप्त कथा में परियोजना को संक्षिप्त करें। परियोजना के प्रकार, उद्देश्य और लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ-साथ बजट, बेंचमार्क मूल्यांकन माप और किसी भी बाधा या सीमा का सामना करना पड़ता है जैसी जानकारी शामिल करें।
प्रदर्शन विश्लेषण और मूल्यांकन
प्रदर्शन की जानकारी रिपोर्ट का "मांस" है। केंद्रीय उपलब्धियों और मुद्दों का वर्णन करने के लिए आख्यानों और बुलेटेड सूचियों का उपयोग करें। परियोजना उपलब्धियों के उपधारा में, वर्णन करें कि क्या सही हुआ और क्या अच्छा काम किया, और प्रथाओं पर चर्चा की - जैसे कि साप्ताहिक बैठक अनुसूची या त्वरित संदेश के माध्यम से संवाद करने का विकल्प - जो टीम ने समय पर परियोजना को पूरा करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी पाया। प्रमुख मुद्दों में, वर्णन करें कि क्या गलत हुआ, किन नीतियों और प्रक्रियाओं के कारण समस्याएं हुईं और टीम को किन चुनौतियों का सामना करना पड़ा। इस बारे में बात करें कि इन समस्याओं ने परियोजना के पहलुओं को कैसे प्रभावित किया, जैसे कि बजट और शेड्यूल, और वर्णन करें कि टीम ने उन्हें दूर करने या प्रबंधित करने के लिए क्या किया।
मूल्यांकन और Takeaways
एक समग्र परियोजना मूल्यांकन और टेकअवे विश्लेषण के साथ रिपोर्ट को समाप्त करें। पांच से 10-पॉइंट रेटिंग सिस्टम जो परियोजना के महत्वपूर्ण पहलुओं का मूल्यांकन करता है - जिसमें प्रदर्शन, प्रबंधन का दायरा और संचार शामिल है - एक उपयोगी दृश्य प्रदर्शन बना सकता है। अंत में, सीखे गए पाठों का वर्णन करें, परियोजना के दौरान विकसित और कार्यान्वित किसी भी सर्वोत्तम प्रथाओं को निर्दिष्ट करें और चल रहे सुधारों के लिए सुझाव प्रदान करें।
