छोटे व्यवसाय के मालिक अक्सर अपने वित्तीय रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए उनकी सहायता के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर खरीदना चुनते हैं। कम्प्यूटरीकृत सॉफ्टवेयर कई गणनाओं को स्वचालित करता है और सटीकता बढ़ाता है। सेज सॉफ्टवेयर द्वारा बनाई गई Peachtree कम्पलीट अकाउंटिंग 2011, छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए एक लोकप्रिय पसंद बनी हुई है और Amazon.com पर $ 300 के लिए अप्रैल 2011 तक उपलब्ध है। छोटे व्यापार मालिकों को निवेश करने से पहले Peachtree लेखांकन के फायदे और नुकसान दोनों पर विचार करने की आवश्यकता है।
ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है
पीचट्री लेखांकन का उपयोग करने के एक लाभ में प्रत्येक लेनदेन के लिए ऑडिट ट्रेल शामिल है। पीचट्री में दर्ज प्रत्येक लेनदेन प्रविष्टि का रिकॉर्ड बनाता है। जब व्यवसाय के मालिक एक लेनदेन को उलट देता है, तो सॉफ्टवेयर इस उलट को पकड़ लेता है, साथ ही साथ। प्रत्येक लेनदेन की रिकॉर्डिंग एक ऑडिट ट्रेल बनाती है। ऑडिट ट्रेल व्यवसाय के मालिक को किसी विशेष खाते में होने वाली गतिविधि को देखने के लिए पिछले लेनदेन की समीक्षा करने की अनुमति देता है। ग्राहक लेनदेन की समीक्षा या आयकर दाखिल करने की तैयारी करते समय यह ऑडिट ट्रेल व्यवसाय के मालिक की सहायता करता है।
उपयोग में आसानी
Peachtree लेखांकन का उपयोग करने का एक और फायदा सॉफ्टवेयर की उपयोगकर्ता मित्रता के इर्द-गिर्द घूमता है। कई छोटे व्यवसाय के मालिकों के पास तकनीकी कौशल की कमी है। सॉफ़्टवेयर जो उपयोग करना आसान है, छोटे व्यवसाय के मालिक को इसे और अधिक पूरी तरह से उपयोग करने के लिए प्रेरित करता है। प्रत्येक लेनदेन में प्रवेश करने की प्रक्रिया व्यापार स्वामी के लिए डेटा तक पहुंचने और दर्ज करने के लिए आसान रहती है। सॉफ़्टवेयर जो व्यवसाय के स्वामी को उपयोग करने में सहज लगता है, इसका मतलब है कि वे प्रोग्राम का उपयोग करना जारी रखेंगे और सॉफ़्टवेयर का पूरा लाभ प्राप्त करेंगे।
जटिल सेटअप
पीचट्री लेखांकन का उपयोग करने का एक नुकसान यह है कि इसके व्यवसाय में उपयोग के लिए सॉफ़्टवेयर को कॉन्फ़िगर करने के लिए व्यवसाय के स्वामी की आवश्यकता होती है। सॉफ़्टवेयर को कॉन्फ़िगर करने के लिए, व्यवसाय स्वामी को यह तय करने की आवश्यकता है कि वह किन विशेषताओं का उपयोग करना चाहता है। उसे अपने कंप्यूटर पर प्रत्येक सुविधा के लिए सेटअप विज़ार्ड चलाने की आवश्यकता है। यदि व्यवसाय के स्वामी के पास तकनीकी विशेषज्ञता का अभाव है, तो यह प्रक्रिया भ्रामक हो सकती है।
अनावश्यक सुविधाएँ
पीचट्री लेखांकन के एक और नुकसान में उपलब्ध सुविधाओं की सरासर मात्रा शामिल है।पीचट्री कम्प्लीट अकाउंटिंग में प्राप्य खातों का प्रबंधन करने के लिए मॉड्यूल, देय खाते, पेरोल, इन्वेंटरी, बैंकिंग, समय बिलिंग, नौकरी लागत, सामान्य खाता बही, अचल संपत्ति और रिपोर्टिंग शामिल हैं। कई छोटे व्यवसायों को अपने व्यवसायों का प्रबंधन करने के लिए इनमें से केवल कुछ विशेषताओं की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, बिना कर्मचारियों वाले व्यवसाय को पेरोल का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। एक कंपनी जो केवल नकदी के लिए उत्पाद बेचती है, उसे प्राप्य खातों का प्रबंधन करने की आवश्यकता नहीं है। व्यवसाय स्वामी इन सभी विशेषताओं को खरीदता है चाहे उसे उनकी आवश्यकता हो या न हो।
