एक प्रभावी प्रदर्शन समीक्षा लिखने के लिए तैयारी की आवश्यकता होती है। जानकारी एकत्रित करने के लिए समीक्षा शुरू होने से एक सप्ताह पहले तक प्रतीक्षा न करें। कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में सकारात्मक और नकारात्मक दोनों जानकारी का दस्तावेज। प्रदर्शन पर ध्यान दें, व्यक्तिगत विशेषताओं पर नहीं। आपकी समीक्षा में परिणाम की आवश्यकताएं (जिसे पूरा करने के लिए आपको कर्मचारी की आवश्यकता है) और व्यवहार की आवश्यकताएं (आपको प्रमुख स्थितियों में कर्मचारी की आवश्यकता कैसे है) दोनों को शामिल करना चाहिए।
एक कठिन कर्मचारी की समीक्षा में ऐसी सामग्री होनी चाहिए जो प्रदर्शन के मुद्दों को संबोधित करती है, लेकिन संतुलन की भावना रखती है। प्रदर्शन को शामिल करना महत्वपूर्ण है जिसमें सुधार की आवश्यकता है। लेकिन याद रखें, यहां तक कि सबसे कठिन कर्मचारी गलत की तुलना में अधिक सही करने की संभावना है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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आपके नोट्स और अवलोकन, वर्तमान रेटिंग अवधि के लिए किसी भी राइट-अप सहित
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कर्मचारी से इनपुट
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आपकी कंपनी की रेटिंग फॉर्म, यदि कोई हो
समीक्षा लिखना
इनपुट का अनुरोध करें। इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, कर्मचारी को पिछली रेटिंग अवधि में उपलब्धियों की एक सूची प्रदान करने के लिए कहें। इससे आपको संतुलन बनाए रखने में मदद मिलेगी और कर्मचारी द्वारा किए गए योगदान की अनदेखी नहीं होगी। यह कर्मचारी को प्रक्रिया में शामिल महसूस करने में भी मदद करता है।
विशिष्ट होना। समीक्षा के दौरान, विशिष्ट व्यवहार और प्रदर्शन के उदाहरणों का हवाला देते हैं जो समय के साथ आपकी टिप्पणियों से आते हैं। याद रखें कि समीक्षा का लक्ष्य प्रदर्शन में सुधार है।
सामान्यीकरण और अतिशयोक्ति से बचें। "आप कभी नहीं -" या "आपका प्रदर्शन भयानक है" जैसे कथन सहायक या रक्षात्मक नहीं हैं। समीक्षा इस तरह से लिखें कि आप, कर्मचारी और कोई तीसरा पक्ष जो इसे पढ़ सकता है, वह इसका अर्थ समझ सके। पूर्ण वाक्यों का प्रयोग करें।
शुरुआत सकारात्मक से करें। उपलब्धियों के साथ और अपनी उच्च रेटिंग के साथ अपनी समीक्षा शुरू करें। विशिष्ट होना। विशिष्ट उदाहरणों और व्यवहारों का उल्लेख करें और उन्हें अपनी स्वीकृति के साथ सुदृढ़ करें।
उन क्षेत्रों को संबोधित करें जहां प्रदर्शन में सुधार की आवश्यकता है। ईमानदार प्रतिक्रिया दें। अशिष्ट व्यवहार करने के लिए छड़ी। प्रत्येक व्यवहार के लिए जिसे आप सुधारना चाहते हैं, उसमें एक सकारात्मक कथन शामिल करें कि आप क्या चाहते हैं। जैसे कथन, "भविष्य में आपको इसकी आवश्यकता है:" या "कृपया ऐसा दोबारा न करें" अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट करें। उन मुद्दों को कवर करें जिन्हें आप सबसे महत्वपूर्ण मानते हैं, लेकिन याद रखें कि आलोचना का प्रदर्शन पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। छोटी-मोटी घुसपैठों की एक लंबी सूची न बनाएं।
एक प्रदर्शन योजना बनाएँ। इसे यथार्थवादी रखें। कुछ विशिष्ट और औसत दर्जे का लक्ष्य निर्धारित करें, जिस पर कर्मचारी ध्यान केंद्रित कर सके। इनमें महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों या परियोजनाओं के सापेक्ष विकासशील दक्षताएं या प्रदर्शन में सुधार शामिल हो सकते हैं। यदि कठिन कर्मचारी का प्रदर्शन वारंट अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए गंभीर है, तो निरंतर खराब प्रदर्शन के भविष्य के परिणामों का दस्तावेजीकरण करें।
सावधान रहें कि आप माइक्रो-प्लान न करें। वे दिशानिर्देश बनाएँ जहाँ उनकी आवश्यकता है, लेकिन इसे ज़्यादा मत करो। अपेक्षित परिणामों के बारे में विशिष्ट रहें, लेकिन कर्मचारी को यह न बताएं कि प्रत्येक सरल कदम कैसे उठाया जाए।
