कई प्रेस पैकेज सीधे रीसाइक्लिंग बिन में जा रहे हैं। उन पैकेजों में से कुछ सिर्फ पाठकों को दिलचस्पी नहीं देंगे, लेकिन दूसरों को सिर्फ खराब तरीके से एक साथ रखा गया था। प्रेस पैकेज को ठीक से प्रारूपित करने से संभावना बढ़ जाएगी कि सूचना प्रकाशित हो। पैकेज को ईमेल करने से सूचना मुद्रित होने की संभावना भी बढ़ जाती है - न केवल वहां जानकारी जल्दी से प्राप्त होती है, बल्कि सामग्री को आसानी से पुन: पेश करने में सक्षम बनाता है।
एक प्रेस किट और फिर शोध समाचार संगठनों को भेजने के लिए अपने लक्ष्यों को पहचानें जो उन लक्ष्यों को पूरा करने में मदद कर सकते हैं। संपादकों के पास बहुत कम अतिरिक्त समय होता है, इसलिए इसे बर्बाद न करें। ओहियो में एक छोटा सा पेपर जो केवल स्थानीय समाचार प्रकाशित करता है, कैलिफ़ोर्निया की एक घटना से प्रेस किट में कोई दिलचस्पी नहीं है। एक समाचार स्टेशन जो वित्त पर ध्यान केंद्रित करता है वह एक रॉक कॉन्सर्ट के बारे में एक प्रेस किट में दिलचस्पी नहीं रखता है। एक बार जब आप उचित मीडिया आउटलेट की पहचान कर लेते हैं, तो इंटरनेट पर या संगठन को कॉल करके, ईमेल पते और संपादक के नाम का पता लगा सकते हैं। यदि संपादक का ईमेल उपलब्ध नहीं है तो एक सामान्य कंपनी के ईमेल का उपयोग किया जा सकता है। न केवल मीडिया आउटलेट के साथ, बल्कि मीडिया आउटलेट की शैली के साथ खुद को परिचित करें। मीडिया संगठन की शैली के करीब प्रेस किट, बेहतर है।
एक संक्षिप्त विवरण (3 से 10 शब्द) लिखें जो आप ईमेल की विषय पंक्ति में भेज रहे हैं। यदि संभव हो, तो यह दिखाने की कोशिश करें कि उस विशेष मीडिया आउटलेट की जानकारी में रुचि क्यों होगी। उदाहरण के लिए, यदि किट को स्थानीय रूप से केंद्रित पेपर पर भेजा जा रहा है, तो विषय पंक्ति में घटना या व्यवसाय का स्थान शामिल करें।
ईमेल के मुख्य भाग में तुरंत बिंदु को इंगित करें, और यदि संभव हो तो, उस मुख्य बिंदु को मीडिया आउटलेट की शैली और रुचियों से कनेक्ट करें। प्रेस किट में क्या शामिल है, इसके आधार पर ईमेल के मुख्य भाग में आप जो भी शामिल करते हैं, वह अलग-अलग होगा। यदि मीडिया किट सिर्फ एक प्रेस रिलीज़ है, तो ईमेल के मुख्य भाग में रिलीज़ का टेक्स्ट शामिल करें, और सुविधा के लिए रिलीज़ को संलग्न करें। यदि प्रेस किट किसी घटना के बारे में एक पैकेज है, तो एक संक्षिप्त कथन लिखें कि यह घटना क्या है, यह कब है और आपने क्या संलग्न किया है। यदि प्रेस किट एक स्थानीय व्यवसाय के बारे में है, तो एक संक्षिप्त विवरण लिखें कि आप किट क्यों भेज रहे हैं।
ईमेल में प्रेस किट फ़ाइल संलग्न करें। हालाँकि, आप किस फ़ाइल स्वरूप को भेज रहे हैं, इस पर विचार करें, क्योंकि हर मीडिया आउटलेट हर प्रकार की फ़ाइल को खोलने में सक्षम नहीं होगा। सामान्य पीडीएफ में (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट्स) लगभग सभी द्वारा खोले जा सकते हैं, और दर्शक सॉफ्टवेयर डाउनलोड करने के लिए स्वतंत्र है। पीडीएफ यह भी सुनिश्चित करेगा कि आप अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर जो देखते हैं, वह वही है जो प्राप्तकर्ता देखता है, विभिन्न कंप्यूटरों से परिवर्तन किए बिना। आरटीएफ (रिच टेक्स्ट फॉर्मेट) को खोलने के लिए सार्वभौमिक रूप से आसान है; हालाँकि, प्रारूप RTF फ़ाइल में संरक्षित नहीं है और ग्राफिक्स वाले दस्तावेज़ों के लिए सर्वोत्तम नहीं है।
सुनिश्चित करें कि प्रजनन के लिए बनाई गई कोई भी तस्वीरें उच्च गुणवत्ता पर पुनर्मुद्रित होने के लिए पर्याप्त बड़ी हैं; ईमेल को तेज़ी से भेजने के लिए छवि को संपीड़ित न करें। पाठ दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में जोड़ा जा सकता है, लेकिन प्रकाशन के लिए जिन फ़ोटो पर विचार किया जाना चाहिए, उन्हें अलग-अलग फ़ाइलों के रूप में संलग्न किया जाना चाहिए, क्योंकि छवियों को दस्तावेज़ से आसानी से अलग नहीं किया जा सकता है। JPG फ़ाइल प्रारूप अक्सर छवियों के लिए सबसे अच्छा होता है।
ईमेल के मुख्य भाग पर वापस जाएं। निष्कर्ष पर, सूचीबद्ध करें कि आपने क्या दस्तावेज संलग्न किए हैं और क्यों; यह भी उल्लेख करें कि क्या फाइलें एक अलग प्रारूप में उपलब्ध हैं। ईमेल के अंत में, अपनी संपूर्ण संपर्क जानकारी बताएं।
ईमेल भेजने से पहले सभी पहलुओं की दोबारा जाँच करें। सुनिश्चित करें कि ईमेल पता सही है, ईमेल के मुख्य भाग में कोई त्रुटि नहीं है और सही फाइलें संलग्न हैं।
